Erityisasiantuntija Ritva Jykelä:

Turun kaupunginhallitus on 7.9.2015 § 367 hyväksynyt Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan ohjeen. Kukin lautakunta vastaa oman vastuualueensa osalta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelytapojen hyväksymisestä ja niiden toimeenpanon valvonnasta. Toimialan johtavien viranhaltijoiden velvollisuus on toimeenpanna sisäinen valvonta ja riskienhallinta. Sisäisen valvonnan avulla pyritään varmistamaan:

• toiminnan tuloksellisuus ja tehokkuus,
• tiedon oikeellisuus ja riittävyys,
• resurssien tehokas käyttö,
• omaisuuden turva sekä
• lakien, sääntöjen ja ohjeiden noudattaminen.

Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston vuoden 2017 tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimista koskevan yleisohjeen mukaan on toimintakertomuksessa annettava selonteko sisäisen valvonnan ja konsernivalvonnan järjestämisestä. Selonteko edellyttää kaupunki- ja konsernitason arviointia merkittävimpien toimintaprosessien valvonnasta, mahdollisista epäkohdista ja kehittämistoimista sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan eri osa-alueista. Vapaa-aikatoimialan itsearviointi on toteutettu sisäisen tarkastuksen suosittelemalla taulukolla, jonka kohdat ovat johtamistapa ja valvontakulttuuri, riskienhallinta, valvontatoimenpiteet (päivittäisvalvonta, omaisuuden hankinta, luovutus ja hoito, toimintaprosessit, eriyttäminen), raportointi ja tiedonvälitys sekä seuranta.

Jokainen toimiala tekee riskien arvioinnin vuosittain toukokuussa käyttäen yhtenäisiä riskienarviointityökaluja, jotka ovat riskimatriisi, analyysilomake ja riskien koontitaulukko. Toimialan johtoryhmä hyväksyi 24.5.2017 päivitetyn riskienhallintasuunnitelman, joka lähetettiin riskienhallintapäällikölle. Suunnitelmassa on määritelty merkittävimmät riskit ja epävarmuustekijät, jotka luetellaan myös vuoden 2017 selonteossa.

Selonteossa on käytetty taustamateriaalina edellä mainittujen itsearvioinnin ja riskienhallintasuunnitelman lisäksi sisäisiä tarkastusraportteja. Vuonna 2017 toimialaan kohdennettiin kaksi (2) sisäistä tarkastusta ja seitsemän (7) jälkitarkastusta. Toimialan sisäinen valvonnan tila on pääosin tyydyttävä. Kolmen lautakunnan ja viiden palvelualueen organisaatio on haasteellinen. Hyvin sisäisen valvonnan tilan arvioitiin toteutuneen esimerkiksi arvoissa, toimintaperiaatteissa ja tavoitteissa sekä riskien tunnistamisessa. Kehittämistä on toteutettu muun muassa johdon hallintoprosesseissa, aktivointityössä, avustusjärjestelmän käyttöön otossa ja kehittämismallin toteuttamisessa. Kehittämistarpeita on edelleen erityisesti raportoinnissa ja tiedonvälityksessä sekä päivittäisvalvonnassa.

Liite 1Vapaa-aikatoimialan selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä arvio merkittävimmistä riskeistä, epävarmuustekijöistä ja muista toiminnan kehittymiseen vaikuttavista seikoista vuodelta 2017

Oheismateriaali 1Vapaa-aikatoimialan riskienhallintasuunnitelma, 24.5.2017

Toimialajohtaja Minna Sartes:

EhdotusKulttuurilautakunta merkitsee tiedoksi liitteen 1 mukaisen toimialan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteon vuodelta 2017.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.