Palvelupäällikkö Kaisa Hypén 29.10.2015:

Vaski-kirjastot hankkivat kirjastoaineistoja yhteensä yli kahdella miljoonalla eurolla vuosittain. Hankinta- ja logistiikkakeskus kilpailuttaa aineistojen päähankintapaikat määräajoin. Kilpailutusten ongelmana on ollut, että ne perustuvat jo hankittujen aineistojen hintavertailulle, koska ei voida tietää, mitä aineistoa sopimuskaudella tulee ilmestymään.

Hankinnat olisi järkevämpi hoitaa puitejärjestelyllä. Tällöin kilpailutuksen kautta valittaisiin useita hankintapaikkoja, ja yksittäiset hankinnat voitaisiin tehdä siitä hankintapaikasta, joka kulloinkin tarjoaa edullisimman hinnan. Nykyisillä järjestelmillä tämä olisi työlästä, koska tilausvaiheessa hinnat pitäisi käydä tarkistamassa hankintapaikkojen omista järjestelmistä.

Puitejärjestely olisi mahdollista toteuttaa, jos kirjastoilla olisi käytettävissään työkalu hintojen vertailuun. Tällaisen ns. hankintaportaalin kautta olisi mahdollista tarkastella ja vertailla eri hankintapaikkojen päivän hintoja ja valita niistä kulloinkin halvin hinta. Näin olisi mahdollista saavuttaa kustannussäästöjä kirjastoaineiston hankinnassa.

Hankintaportaalin käyttö olisi mahdollista asettaa seuraavassa kirjastoaineistojen kilpailutuksessa ehdottomaksi vaatimukseksi, jos voidaan varmistua, että portaali mahdollistaa tarjoajien tasapuolisen kohtelun ja esimerkiksi hintatietojen riittävän hyvän salauksen. Kilpailutuksessa voidaan määritellä ne portaalin tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet, jotka sen on täytettävä.

Hankintaportaalista saataisiin myös muita hyötyjä. Portaaliin kertyvää dataa voitaisiin käyttää kirjaston tuotannonohjaukseen, hankintojen aiempaa tarkempaan seurantaan, tilastointiin ja analysointiin. Portaalia voitaisiin hyödyntää myös kirjastoaineistojen kuvailutyön parempaan ja tehokkaampaan organisointiin.

Vaski-kirjastoilla on yhteiset hankintasopimukset ja yhteinen kirjastojärjestelmä, joten portaalin hankinta ja käyttö koskevat kaikkia Vaski-kirjastoja.

Alustava arvio hankintaportaalin kustannuksista:

-      ohjelmistokustannukset n. 50.000 € (sis. ohjelmisto, integraatiot, asennukset, käyttöönotto, koulutus)

-      ohjelmiston ylläpito- tukipalvelu n. 100 €/kk, neljälle vuodelle se tekisi 4800 €

-      käyttäjälisenssit n. 10 €/käyttäjä/kk, 10 käyttäjällä neljälle vuodelle 4800 €

Hankinta- ja käyttökustannukset neljälle vuodelle olisivat näin laskien n. 60.000 €.

Kilpailutus olisi syytä käynnistää vielä vuoden 2015 aikana, ja sopimuksen pitäisi olla voimassa viimeistään 1.1.2017 alkaen. Sopimuksen on tarkoitus olla voimassa kaksi vuotta (+ optio 1 + 1 v.).

Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskus hoitaa kilpailutuksen. Kilpailutuksen toimeksianto edellyttää Turun osalta kulttuurilautakunnan päätöstä.

Toimialajohtaja Minna Sartes:

EhdotusKulttuurilautakunta päättää antaa Vaski-kirjastojen hankintaportaalin kilpailutuksen hankinta- ja logistiikkakeskuksen hoidettavaksi niin, että kilpailutus käynnistetään vuoden 2015 aikana ja sopimus solmitaan viimeistään 1.1.2017 alkaen kahdeksi vuodeksi. Samalla lautakunta valtuuttaa hankinta- ja logistiikkajohtajan allekirjoittamaan sopimuksen Turun kaupunginkirjaston osalta.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.