KULTTUURILAUTAKUNNAN KOKOUSMENETTELYSSÄ NOUDATETTAVAT PERIAATTEET VUONNA 2013
Esityslista
Esityslista lähetetään sähköpostin liitteenä lautakunnan jäsenille kokousta edeltävällä viikolla kuitenkin mikäli mahdollista vähintään kaksi päivää ennen kokousta jäsenien @turku.fi -sähköpostiosoitteisiin. Lautakunnan varsinaiset jäsenet saavat käyttöönsä iPad –taulutietokoneet.
Varajäsenen kutsuminen
Estyneenä ollessaan varsinainen jäsen kutsuu varajäsenen kokoukseen. Varajäsen noutaa iPad -taulutietokoneen vapaa-aikatoimialan hallinnon toimistosta virka-aikana ja palauttaa sen kokouksen päätyttyä lautakunnan tekniselle sihteerille.
Kokouksen pitäminen
Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnäolijat ja kokouksen laillisuuden sekä päätösvaltaisuuden.
Pöydällepano ehdotus
Asian ollessa esityslistalla ensimmäistä kertaa, asia saadaan pöydälle, mikäli pöydällepanoehdotusta on kannatettu. Toisella kerralla asia saadaan pöydälle enemmistöpäätöksellä.
Asian palautus
Asian palautuksesta esittelijän uudelleen valmisteltavaksi päätetään enemmistöpäätöksellä.
Asian poistaminen listalta
Esittelijä voi poistaa asian listalta viimeistään ko. asiasta käytävän keskustelun aikana, ennen päätöksentekoa.
Muutosesityksen tekeminen
Pyydettäessä muutosesitys esityslistan pohjaehdotukseen on jätettävä kirjallisena puheenjohtajalle.
Asiantuntijan läsnäolo kokouksessa
Asiantuntija voi lautakunnan päätöksellä olla kokouksessa läsnä määrättyä asiaa käsiteltäessä.
Eriävä mielipide (kirjallinen)
Lautakunnan jäsen voi jättää eriävän mielipiteensä kirjallisena, jolloin se liitetään pöytäkirjaan. Kirjallisesti jätettävästä eriävästä mielipiteestä on ilmoitettava kokouksessa ja se on toimitettava lautakunnan sihteerille hyvissä ajoin ennen pöytäkirjan tarkastamista.
Pöytäkirja
Hallintosääntö: Pöytäkirjan laatii pöytäkirjanpitäjä. Tarvittaessa puheenjohtaja ratkaisee pöytäkirjan sisällön. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Mikäli kokouksen valitsemat pöytäkirjantarkastajat ovat eri mieltä puheenjohtajan kanssa, toimielin päättää pöytäkirjan oikeasta sisällöstä.
Pöytäkirjan tarkastus
Pöytäkirjan tarkastus suoritetaan viimeistään kokouksen jälkeisen viikon tiistaina. Pöytäkirja voidaan tarkastaa myös sähköisesti.
Pöytäkirjan nähtävänä pitäminen
Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä kokousta seuraavan viikon keskiviikkona vapaa-aikatoimialan hallinnon toimistossa virka-aikana, osoitteessa Läntinen Rantakatu 1.