Kaupunginlakimies Antero Kastemaa 16.5.2011:

Valtuutettu Pirkko Mikkola ym. ovat 21.1.2008 tehneet aloitteen siitä, että luottamustoimessa saatavien asiakirjojen säilyttämisestä ja hävittämisestä laaditaan selkeät ja riittävän yleispätevät ohjeet ja että eri hallintokuntiin ja kokoustiloihin sijoitetaan riittävästi paperinkeräysastioita. Erityisesti salassa pidettävien asiakirjojen osalta on varmistettava, että ne eivät joudu ulkopuolisten käsiin, vaan niiden hävittäminen tapahtuu valvotusti.

Luottamushenkilöt saavat luottamustointa hoitaessaan paljon tietoa. Tietoa on mm. jaettavissa esityslistoissa ja niiden liite- ja oheismateriaalissa, kokouksessa näytettävissä esityksissä ja kokouksissa pidetyissä puheenvuoroissa. Osa tiedosta on salassa pidettävää. Edelleen tietoa on saatavissa kaupungin tietoverkon välityksellä sikäli kuin luottamushenkilöillä on tarvittavat oikeudet ja välineet ko. tiedon saamiseen.

Kaupunginhallitukselle esitettäneen, että kaupungin luottamushenkilöille annetaan oheiset ohjeet salassa pidettävän aineiston käsittelystä.

Lisäksi kaupunginhallitukselle esitettäneen, että hallintokunnat velvoitetaan huolehtimaan asianmukaisesti salassa pidettävän aineiston turvallisesta hävittämisestä.

Liite 1Salassapito-ohjeet

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää antaa kaupungin luottamushenkilöille liitteenä olevat ohjeet salassa pidettävän aineiston käsittelystä.

Lisäksi kaupunginhallitus päättää velvoittaa hallintokuntia huolehtimaan asianmukaisesti salassa pidettävän aineiston turvallisesta hävittämisestä.

Samalla valtuutettu Pirkko Mikkolan ym. aloite 21.1.2008 merkitään käsitellyksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

OheismateriaaliSalassapito-ohjeet

Kulttuurijohtaja Minna Sartes:

EhdotusMerkitään tiedoksi kaupunginhallituksen päätös.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.