Kulttuurijohtaja Minna Sartes:

Kulttuurilautakunta päätti kokouksessaan 19.11.2008 § 262 : ”että seuraava yhdistettävä tukitoiminto on viestintä ja markkinointi ja että sen yhdistämisen tavoiteaikataulu on, että muutos astuisi voimaan 1.1.2010 ja prosessin etenemisestä raportoidaan lautakunnalle alkuvuodesta markkinointiviestinnän ja sponsorihankinnan kilpailutuksen yhteydessä sekä sen jälkeen laajemmin viimeistään 30.6.2009 mennessä.”

Edelleen kulttuurilautakunta päätti 9.9.2009 §182 merkitä markkinoinnin ja viestinnän yhdistymisen välivaiheen tiedoksi lautakunnassa tehdyn esittelyn perusteella ja päätti, että seuraava väliraportti annetaan lautakunnalle marraskuun kokouksessa, jolloin tulee arvioitavaksi myös se, onko mahdollista aloittaa uusi yhdistetty markkinointi ja viestintä uudella organisointimallilla määritellyn tavoiteaikataulun mukaisesti 1.1.2010 alkaen vai tarvitaanko prosessissa tietynlainen siirtymävaihe.

Marraskuun kokouksessa 18.11.2009 kulttuurilautakunta merkitsi tiedokseen, että tavoiteaikataulussa ei ole pystytty pysymään, ja että viestinnän ja markkinoinnin uudistumisessa tarvitaan vuoden 2010 alusta siirtymäaikaa, jossa uutta valmistellaan samaan aikaan kun vanhat toimintamallit ovat vielä käytössä ja että markkinoinnin ja viestinnän strategia ja sen pohjalta määritellyt yhteiset ja erilliset toiminnot sekä uusi organisaatiomalli esitellään lautakunnalle päätöksentekoa varten helmikuun kokouksessa.

Yhdistämisprosessin työstämistä on jatkettu alkuvuoden ajan 27.1. ja 3.2. työpajoissa ja kulttuuriasiainkeskuksen markkinoinnin ja viestinnän strategia on saatu määriteltyä sekä siihen liittyvä muutostarpeet.

LiiteKulttuuriasiainkeskuksen markkinoinnin ja viestinnän strategia ja muutostarpeet

Yksimielinen näkemys  tulosalueiden kesken vallitsee siitä, että tilojen myynti tulisi keskittää yhden organisaation alle samoin kuin siitä, että sisältöjen myynnissä pitäisi päästä keskittymään pro-aktiiviseen eli ennakoivaan myyntiin re-aktiivisen eli reagoivan myynnin sijaan. Myös re-aktiivisen myynnin tehostamisesta vallitsee yksimielisyys. Organisointitavoista ei ole päästy kokonaan yhtenevään näkemykseen.

Ongelmaksi muodostuu viestinnässä ja markkinoinnissa eri tulosalueilla toimivien henkilöiden toimenkuvien sirpaleisuus sekä osaamisvajeet, on olemassa paljon perusosaamista, mutta vain vähän erikoisosaamista. Myös myyntiosaaminen on heikkoa. Jotta myyntiä, markkinointia ja viestintää voitaisiin tehostaa, tarvittaisiin eheytettyjä toimenkuvia sekä osaamisen kasvattamista kautta linjan. Osittain pirstaleisista toimenkuvista ja osittain osaamisvajeesta johtuen on myös päätöksenteon delegointi tulosalueilla vaikeaa ja se vaikeuttaa ja hidastaa käytännön yhteistyötä hallintokuntatasolla. Tulosalueet toimivat edelleen monessa asiassa varsin itsenäisesti ja tulosalueiden välisiä raja-aitoja on vaikea ylittää yhteisen edun nimissä. Tämä yhdistettynä siihen, että tulorahoitus on talousarviossa niin olennaisessa osassa, aiheuttaa suura pelkoja myyntiä, markkinointia ja viestintää koskevia muutoksia kohtaan.

Koska nykytila ei tyydytä ketään ja kaikki kokevat resurssit liian vähäisiksi omalta osaltaan, ei oikeastaan ole muuta mahdollisuutta kuin tehdä muutos mahdollisimman huolella kaikkia kuunnellen, mutta kuitenkin päätöksiä tehden ja asiassa edeten. Muutoksen tavoitteena on saada nykyisillä resursseilla aikaan enemmän myyntiä ja tulorahoitusta. Ongelmana on se, ettei mitään uutta voida saavuttaa, jos ei mistään vanhasta luovuta ja koska tulorahoitus on tulosalueiden taloudessa hyvin olennaisessa asemassa, pelko luopua mistään vanhasta edes jotenkin toimivasta on suuri. Uudelleen organisoinnissa pitäisi kaikkien pystyä saavuttamaan luottamus siihen että yhdessä valittu uusi malli toimii ja tuottaa lisäarvoa.

Jotta kaikki tulosalueet voivat luottaa muutoksen hallittuun läpiviemiseen, tulee muutos suunnitella huolella ja yhdessä niin, että kaikki osallistuvat. Erityisen haastavaa on pirstaleisten toimenkuvien eheyttäminen ja resurssien allokoiminen niin, että luottamus yhdessä saavutettavaan hyötyyn säilyy.

Henkilötyövuosista, resursseista sekä strategisista osaamisalueista ja niihin kohdistuvista vaatimuksista tulee tehdä kartoitus, jonka pohjalta voidaan tehdä kokonaissuunnitelma toimenkuvista ja tarvittavista vakanssimuutoksista, jotka pitää esittää yhtenä pakettina hallintojaostolle. Asiaa pitää edistää niin, että uusi myynnin, markkinoinnin ja viestinnän organisaatio voi aloittaa täysitehoisesti vuoden 2011 alusta ja että muutokset on tehty sitä ennen.

Muutosta vetämään tarvitaan sellainen myynnin ja markkinoinnin ammattilainen, jollaista ei tällä hetkellä ole kulttuuriasiainkeskuksen henkilöstössä. Tämä henkilö toimisi kulttuuritoimenjohtajan alaisuudessa ja työskentelisi tiiviissä yhteistyössä kulttuuriasiainkeskuksen johtoryhmän kanssa. Henkilö tulisi voida rekrytoida ulkoisella haulla projektiluonteiseen tehtävään sillä edellytyksellä, että henkilötyövuosimäärä ei tästä kasva ja että ei muodostu uutta lisävakanssin tarvetta, vaan että yhdistetyn myynnin, markkinoinnin ja viestinnän vetovastuu järjestetään olemassa olevien vakanssien puitteissa. Henkilön tulisi aloittaa mahdollisimman pian ja työ jatkuisi 31.12.2010 asti.

EhdotusKulttuurilautakunta päättää

-         että myynnin, markkinoinnin ja viestinnän yhdistäminen aloitetaan käynnistämällä tilamyynnin yhdistäminen yhden organisaation alle kevään 2010 aikana niin että uusi organisaatio aloittaa työnsä elokuussa 2010.

-         että sisältöjen myynnin ja markkinoinnin yhdistämistä jatketaan niin, että uusi organisaatio ja toimintatapa voi aloittaa täysitehoisesti vuoden 2011 alusta ja että muutokset on tehty sitä ennen

-         että henkilötyövuosi-, resurssi- ja osaamiskartoituksen tehdään niin, että tarvittavat vakanssimuutosehdotukset voidaan tehdä yhtenä pakettina hallintojaostolle viimeistään elokuussa 2010 ja että osaamisvajeiden täyttämiseen tarvittava koulutus voidaan myös aloittaa viimeistään elokuussa 2010

-         että myynnin, markkinoinnin ja viestinnän yhdistämisestä raportoidaan lautakunnalle seuraavaksi toukokuun kokouksessa

Tämän lisäksi kulttuurilautakunta päättää anoa kaupunginjohtajalta lupaa rekrytoida ulkoisella haulla määräaikainen tilapäinen ylimääräinen projektinvetäjä edellytyksellä, että henkilötyövuosimäärä ei tästä kasva ja että ei muodostu uutta lisävakanssin tarvetta, vaan että yhdistetyn myynnin, markkinoinnin ja viestinnän vetovastuu järjestetään olemassa olevien vakanssien puitteissa. Henkilön tulisi aloittaa mahdollisimman pian ja työ jatkuisi 31.12.2010 asti.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.