Kulttuuriasiankeskuksen kanslia, tuotantokoordinaattori Maarit Keto-Seppälä:

Kulttuurilautakunta päätti kokouksessaan 19.11.2008 § 262 : ”että seuraava yhdistettävä tukitoiminto on viestintä ja markkinointi ja että sen yhdistämisen tavoiteaikataulu on, että muutos astuisi voimaan 1.1.2010 ja prosessin etenemisestä raportoidaan lautakunnalle alkuvuodesta markkinointiviestinnän ja sponsorihankinnan kilpailutuksen yhteydessä sekä sen jälkeen laajemmin viimeistään 30.6.2009 mennessä.” Prosessi on kestänyt suunniteltua pitempään sen laajuudesta johtuen ja on vielä kesken. Tässä vaiheessa on kuitenkin tarpeellista aloittaa kulttuuriasiainkeskuksen markkinointiviestinnän ja yritysyhteistyön kilpailutus.

Hankinta koskee sekä kutakin viittä kulttuuritoimen tulosaluetta eli kaupunginteatteria, filharmonista orkesteria ja konserttitaloa, kirjastoa, museokeskusta (Turun linnaa, Luostarinmäkeä, Apteekkimuseota, Kuralan kylämäkeä, Biologista ja Wäinö Aaltosen museota sekä Vanhaa Suurtoria) ja kulttuuriasiainkanslian koordinoimia alueita kuten lasten kulttuuria, monikulttuurisuutta, senioritoimintaa, ruotsinkielistä, kolmatta sektoria, joulukaupunki-kampanjaa sekä tapahtumatoimintaa kuten keskiaikamarkkinoita, Turun Päivää jne. että koko kulttuuritoimen yhteismarkkinointia. Joulukaupungin sopimus mainostoimisto Placemarketing Oy:n kanssa päättyi 31.1.2010 ja jatkossa joulukaupunkimarkkinointiviestintä sulautetaan koko kulttuuritoimen markkinointiviestintään. Joulukaupungin markkinointiviestinnästä ja sponsorihankinnasta saatuja hyviä käytänteitä tullaan jatkossa laajentamaan koko kulttuuriasiainkeskuksen markkinointiviestintään ja yritysyhteistyöhön.

Hankinnan arvo on noin 250 000 € vuodessa. Tilaaja ei sitoudu määrään, vaan tämä on laskennallinen maksimiarvo.

Hankinnan toteuttaminen

Hankinta toteutetaan yhteistyössä Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskuksen kanssa ja hankintaa valmistelee vs.tuoteryhmäpäällikkö Mia Koljonen.

Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta.

Hankinta toteutetaan neuvottelumenettelyllä. jossa osallistumiskutsu julkaistaan Hilma- ilmoituskanavassa (maaliskuussa 2010).

Hankintalain määritelmän mukaisesti, hankintayksikön tulee perustella neuvottelumenettelyn käyttö hankinnassa. Hankintalain 25§:n 2-momentin 2-kohdan mukaisesti hankintayksikkö voi valita neuvottelumenettelyn palveluhankinnassa, jossa hankinnan luonteen vuoksi tarjouspyyntöä tai tehtävämäärittelyä ei voida laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa menettelyä käyttäen. Tässä hankinnassa erilaisten toteutusvaihtoehtojen mahdollistaminen ja niiden arvioiminen sopivimman mallin löytämiseksi sekä niihin liittyvien oikeudellisten ja taloudellisten tekijöiden arvioiminen edellyttää neuvotteluja hankintamenettelyn aikana.

Osallistumishakemuksen jättäneistä valitaan osallistumiskutsussa ilmoitetut kelpoisuusehdot täyttäviä yrityksiä vähintään kolme, korkeintaan viisi palveluottajaa.

Osallistumiskutsussa ilmoitetaan hankkeen esittelytilaisuudesta, jossa palveluntuottajille esitellään kulttuuritoimen eri laitosten markkinointimateriaalia ja tavoitteita yhteismarkkinoinnista.

Kelpoisuusehdot ovat:

Taloudellinen kantokyky jona pidetään vähintään Rating Alfan AA luottoluokitusta sekä ammatillinen osaaminen. Ammatillisen osaamisen vaatimuksena on sekä palveluntuottajan, että kohteeseen nimitetyn projektipäällikön ja työryhmän, kokemus, ammattitaito sekä referenssit, joiden arvioinneissa painotetaan kulttuurisektorin tuntemusta sekä kuntasektorin tuntemusta yli 50.000 asukkaan kaupungissa.

Valittujen palveluntuottajien kanssa käydään hankinnan sisältömäärityksiä täsmentävät neuvottelut ja niiden perusteella muodostetaan lopullinen tarjouspyyntö.

Vain valituille palveluntuottajille lähetetään lopullinen tarjouspyyntö, jossa vertailuperusteina on hinta 60% ja laatu 40%.

Hinnan vertailua varten, tarjoajilta pyydetään kaksi esimerkkityön hintaa ja ilmoitus minkä suuruiseen varainhankintaa tarjoaja sitoutuu.

Laatua tullaan arvioimaan varainhankinta suunnitelmalla ja annettujen esimerkkitöiden toteutussuunnitelmilla.

Kulttuurijohtaja Minna Sartes:

EhdotusKulttuurilautakunta päättää

• valtuuttaa kulttuurijohtajan allekirjoittamaan osallistumiskutsun.
• valtuuttaa kulttuurijohtajan tekemään päätöksen palvelutuottajista joille tarjouspyyntö lähetetään.
• valtuuttaa kulttuurijohtajan allekirjoittamaan tarjouspyynnön, jonka päätösperusteet on edellä kuvattu.

Lisäksi kulttuurilautakunta päättää palvelutuottajan valinnasta sekä valtuuttaa kulttuurijohtajan allekirjoittamaan sopimuksen ajalle 1.10.2010 (tavoite) – 20.6.2013. Palvelutuottajan valintaa koskeva asia tuodaan kulttuurilautakunnan 25.8.2010 kokoukseen. Mahdollinen päätös yhden vuoden option käyttöönotosta tehdään myöhemmin, kuitenkin viimeistään 15.12.2012.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Lisäksi kulttuurilautakunta päätti yksimielisesti, että koko prosessin ajan raportoidaan lautakunnalle asian tilanteesta.