Kulttuuritoimenjohtaja Minna Sartes:

Kulttuuritoimen johtosäännön mukaan lautakunta päättää vuosittain hankinta- ja sopimusvaltuuksista. Lautakunnalla on valta päättää myös yli päätöksentekovuoden ulottuvista sopimuksista ja hankinnoista, mikäli toiminnasta aiheutuvat kustannukset ovat vahvistetun taloussuunnitelman mukaan rahoitettavissa. Virkamiespäätöksin saadaan tehdä samana vuonna tapahtuvia hankintoja ja toimeenpantavia sopimuksia. Näitä valtuuksia rajoitetaan määräämällä hankintojen ja sopimusten aiheuttamille kustannuksille yläraja.

EhdotusKulttuurilautakunta päättää vahvistaa vuodelle 2010 kulttuuritoimen viranhaltijain hankinta- ja sopimusvaltuudet seuraavasti:

1.      Pitempiaikaiset, kuluvaa talousarviovuotta pidemmälle ulottuvat sopimukset ja hankinnat esitellään aina kulttuurilautakunnan hyväksyttäviksi. Esityksiin tulee aina liittää kustannusarviot, sekä toimintaa ja taloutta koskevat tavoitteet. Hankkeille ja näyttelyille tulee nimetä vastuullinen vetäjä. Loppuselvitys tapahtumasta tuodaan lautakunnalle tiedoksi.

2.      Peruskustannuksiltaan yli 135.000 € nousevat taidetuotannot (näyttelyt, vuositapahtumat, teatteriproduktiot, solisti- ja orkesterivierailut ym.) esitetään kulttuurilautakunnan hyväksyttäviksi. Esitykseen liitetään aina kustannusarvio sekä toimintaa ja taloutta koskevat tavoitteet. Hankkeille ja näyttelyille tulee esittää vastuullinen vetäjä. Loppuselvitys tuodaan lautakunnalle tiedoksi.

3.      Peruskustannuksiltaan enintään 135.000 € taidetuotannoista (näyttelyt, vuositapahtumat, teatteriproduktiot, solisti- ja orkesterivierailut ym.) päättää asianomainen kulttuurilaitoksen johtaja. Viranhaltijapäätökseen liitetään aina hankekohtainen kustannusarvio sekä toimintaa ja taloutta koskeva tavoite. Päätös tuodaan hyvissä ajoin tiedoksi viranhaltijapäätöksenä kulttuurilautakunnalle otto-oikeutta varten. Seurantaa varten laitoksen johtajan tulee laatia hankkeen loppuselvitys päätöspöytäkirjan muotoon, jolloin se tulee myös lautakunnalle tiedoksi.

4.      Yksittäisissä hankinnoissa ja sopimuksissa (muut kuin taidetuotannot) on kulttuuritoimenjohtajan ja kulttuurilaitosten johtajien valtuus enintään 20.000 €. Sopimusta koskeva valtuus lasketaan sopimuksen aiheuttamista vuosikustannuksista. Samoin perustein kulttuurilaitosten tulosyksiköiden vastuullisten päälliköiden hankintavaltuus on enintään 10.000 €. Euromäärältään suurehkoista hankinnoista 5.000 - 20.000 € on syytä tehdä aina päätöspöytäkirja, elleivät kilpailuttamis- ja päätöstiedot ilmene muista asiakirjoista. Hankintapäätökset ilmoitetaan lautakunnalle. 

5.      Vieraanvaraisuuden osoittamisessa valtuudet ovat: kulttuurijohtaja 2.500 €, teatterinjohtaja, kaupunginorkesterin intendentti, museotoimenjohtaja, museotoimen apulaisjohtaja, kirjastotoimenjohtaja ja kulttuuritoimen hallintopäällikkö 1.000 € tilaisuutta kohden.

6.      Taidehankintojen ja yksittäisten hankintojen ja sopimusten vähäisen hankinnan yläraja on 5.000 euroa. Alle 5.000 euron hankinnoista ei tarvitse tehdä päätöspöytäkirjaa. Vähäisen hankinnan rajasta huolimatta on aina tehtävä päätöspöytäkirja silloin kun hankinta kilpailutetaan.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.