Turun kaupunginkirjaston käyttöomaisuuden hankinta                                           31.8.2009                          

Kustannus-hyötyanalyysi

Kirjaston tietojärjestelmän päivitys

 

Järjestelmän päivitys on välttämätön edellytys Vaski-yhteisjärjestelmän laajentamiselle, keskitettyjen palvelujen hyödyntämiselle, valtakunnalliselle kirjastoyhteistyölle ja verkkopalvelujen tehokkaalle tuottamiselle. Kyseessä on välttämättömyysinvestointi.

 

 

Nykyisen järjestelmän ongelmat

 

Nykyinen järjestelmä on 1990-luvun alusta ja vanhentunut sekä toiminnoiltaan että teknisesti.

 

Vaski-järjestelmän laajentaminen niihin Turun seudun kuntiin, joilla on käytössään ATP-Origo-järjestelmä (Kaarina, Aura, Paimio, Sauvo) ei ole mahdollista nykyisessä järjestelmässä. Yhteinen tietojärjestelmä on seudullisten kirjastopalvelujen välttämätön edellytys.

 

Nykyinen järjestelmä vaatii paljon toimittajan työpanosta pientenkin toiminnallisten ja parametrimuutosten tekemisessä. Tämä lisää ylläpitokustannuksia.

 

Nykyisen järjestelmän tilastointi- ja raportointiominaisuudet ovat vähäiset, ohjelmat ovat raskaita ja kuormittavia sekä vaikeakäyttöisiä ja työläitä. Toiminnan seurantaan ja kehittämiseen tarvittavan tiedon saaminen vaatii sekä henkilökunnan huomattavaa työpanosta että toimittajan maksullisten raportointipalvelujen käyttöä.

 

Nykyinen järjestelmä ei perustu avoimiin rajapintaratkaisuihin. Yhteydet järjestelmän ulkopuolelle ja yhteen toimivuus muiden järjestelmien kanssa ovat joko mahdottomia tai vaativat kalliita erityisratkaisuja.

 

Nykyinen järjestelmä ei noudata ja tue uusimpia kirjastoalan standardeja ja suosituksia. Tästä aiheutuu ongelmia sekä järjestelmän käytettävyyden suhteen että yhteen toimivuudessa muiden järjestelmien ja palvelujen kanssa.

 

Nykyisen version ylläpito lakkaa sitä mukaa kuin uusi versio tulee käyttöön.

 

 

Järjestelmän päivityksen toiminnalliset ja tekniset hyödyt

                     

Vaski-järjestelmän laajentaminen ATP-Origoa käyttäviin kirjastoihin mahdollistuu.

 

Uudet tekniset ratkaisut ja toiminnot, erityisesti vuorovaikutteiset verkkopalvelut, parantavat ja monipuolistavat asiakaspalvelua ja lisäävät palvelun käytettävyyttä ja houkuttelevuutta (verkkomaksaminen, joustavat siirtymät muihin verkkopalveluihin, järjestelmiin ja tietokantoihin, yhteisölliset palvelut, RSS-syötteet, referaatit, arvioinnit, pisteytykset).

 

Helppokäyttöiset ja modernit käyttäjää opastavat käyttöliittymät ja yhteydet muihin järjestelmiin ja palveluihin sekä asiakkaille että henkilökunnalle lisäävät käytettävyyttä ja säästävät työtä ja aikaa.

 

 

Avoimet rajapinnat ja kirjastoalan uusien standardien ja suositusten tuki mahdollistavat vaivattomat yhteydet, yhteen toimivuuden ja yhteistyön muiden järjestelmien ja palveluiden kanssa.

 

Järjestelmän räätälöitävyys ja parametroitavuus paikallisten tarpeiden mukaan paranee. Tilastointi- ja raportointiominaisuudet sekä tietojen tulostus ja jatkokäsittely ovat uusitussa järjestelmässä kehittyneempiä kuin vanhassa. Säästää henkilökunnan työtä ja järjestelmän ylläpitokustannuksia.

 

Uusitun järjestelmän vuosittaiset ylläpitokustannukset eivät ole kovinkaan paljon nykyisiä korkeammat. Nykyjärjestelmän ylläpito- ja käyttöpalvelumaksut ovat 162.000 €/vuosi, joista ulkoisia 139.000 € ja sisäisiä 23.000 € uusitun järjestelmän vastaavat maksut 165.500 €/vuosi.23.000

 

 

Kustannukset

 

Investointikustannukset yhteensä 115.000 €

                                                               Perusjärjestelmä               43.000 €

                                                               Verkkopalvelu                    55.000 €

                                                               Installointi                          17.000 €

 

Käyttökustannukset/vuosi 165.500 €

                                                               Perusjärjestelmä

                                                               Verkkopalvelu

                                                               

 

Laadulliset ja taloudelliset hyödyt

                     

Vaski-järjestelmän laajentaminen niihin Turun seudun ja koko maakunnan kirjastoihin, joilla on nyt käytössään ATP-Origo –järjestelmä mahdollistaa yhteisen asiakkuuden, yhteisen aineistotietokannan ja yhteiset kirjastopalvelut.

 

Uudenlaiset, vuorovaikutteiset verkkopalvelut säästävät asiakkaiden työtä ja aikaa.

 

Kirjaston henkilökunnan oma ylläpito- ja selvitystyö vähenee.

 

Toimittajalta tilattavien maksullisten muutostöiden, tilastojen ja raporttien määrä vähenee.

 

Henkilökunnan työ (hankinta, luettelointi, kokoelmatyö, tiedonhaku, ) tehostuu.

 

Henkilökunnan työpanosta voidaan kohdentaa uusiin palvelumuotoihin, esimerkiksi verkkopalveluihin.

 

Järjestelmän uusiminen helpottaa selviytymistä nykyisessä tilanteessa, jossa henkilökuntaa on jouduttu vähentämään.

 

 

Takaisinmaksuaika on n. 5 vuotta.