Kulttuuritoimen markkinoinnin ja viestinnän tukitoimintojen yhdistäminen

Tapahtumakoordinaattori Maarit Keto-Seppälä:

Kulttuurilautakunta päätti kokouksessaan 19.11.2008 § 262 : ”että seuraava yhdistettävä tukitoiminto on viestintä ja markkinointi ja että sen yhdistämisen tavoiteaikataulu on, että muutos astuisi voimaan 1.1.2010 ja prosessin etenemisestä raportoidaan lautakunnalle alkuvuodesta markkinointiviestinnän ja sponsorihankinnan kilpailutuksen yhteydessä sekä sen jälkeen laajemmin viimeistään 30.6.2009 mennessä.”

Koko kulttuuritoimen markkinoinnin ja viestinnän muutosvalmennus on aloitettu osana kulttuuriasiainkeskuksessa käynnissä olevaa TSR-projektia. Tähän muutosvalmennukseen kuuluvat kaikki kulttuuritoimen markkinointi- ja tiedotusvastaavat sekä tulosaluejohtajat. Ensimmäinen tapaaminen, jossa prosessi käynnistettiin, järjestettiin 25.3.2009.  

Kulttuuriasiainkeskuksen markkinointi ja viestintä on tällä hetkellä hajautettu tulosalueille ja niillä ei ole yhteneväistä käytäntöä. Jotta pystyttäisiin kilpailuttamaan markkinointiviestintä ja sponsorihankinta sekä organisoimaan kulttuuriasiainkeskuksen markkinoinnin ja viestinnän yhdistäminen tarkoituksenmukaisen resurssien käytön turvaamiseksi, on ensin selvitettävä nykytilanne. Kevään aikana markkinointipäällikkö Katja Laiho ja tuotantokoordinaattori Maarit Keto-Seppälä selvittivät kunkin tulosalueen markkinointiin ja viestitään käyttämät resurssit: taloudelliset, henkilötyövuodet ja henkilöstön osaaminen. Samalla selvitettiin osaamisen puutteet sekä markkinoinnin ja viestinnän käytänteet eri laitoksissa sekä toiveet markkinoinnin ja viestinnän suhteen.

Taloudelliset resurssit saatiin selville talousarvion perusteella.  Henkilötyövuodet, henkilökunnan osaaminen sekä markkinoinnin ja viestinnän käytänteet kartoitettiin vaiheittain. Ensi vaiheena oli sähköinen kysely tulosalueiden johtajille ja tiedostusvastaaville, joka sitten varmennettiin vielä haastattelemalla nämä henkilöt.

Nämä tulokset käytiin läpi kulttuuriasiainkeskuksen johdon, tulosalueiden johdon ja markkinointi/viestintähenkilöiden palaverissa 11.8..2009, jossa vedettiin yhteen kartoituksen johtopäätökset ja sovittiin jatkotoimenpiteistä.

Kulttuurikeskuksen laaja-alainen markkinoinnin ja viestinnän selvitys on siinä välivaiheessa, että materiaali on koottu ja johtopäätökset tehty. Tulokseksi saatiin kymmenen keskeistä johtopäätöstä. Ensimmäinen oli suunnitelmallisuuden puute eli koordinoitu yhteinen vuosisuunnittelu ja –suunnitelma (vuosikello) puuttuu. Toinen huomio kiinnittyi nykyisten viestintä- ja markkinointiresurssien käytön sektoroitumiseen palvelu- ja sisältötuotannon ulkopuolella eli viestinnän, markkinoinnin ja myynnin osaajat on saatava mukaan koko palvelu- ja sisältötuotannon prosessin ajan suunnitteluvaiheesta lähtien.  Kolmantena on huomioitava nykyisten viestinnän ja markkinoinnin tehtäväkuvien kirkastaminen ”uuteen” markkinointiin ja viestintään siirryttäessä sekä selkeä lähipalvelutarve. Neljäntenä johtopäätöksenä oli selkeä tarve lisätä asiakastietoa, -osaamista ja –lähtöisyyttä sekä tulosalue- että tapahtumakohtaisesti. Viidentenä yritys- ja sidosryhmäyhteistyöstä pitää muodostua osa tulojen kasvattamista samalla kun luodaan imagoa ja kirkastetaan brändejä. Kuudentena suhde Turku Touringiin sekä muihin matkailualan keskeisiin toimijoihin että Turku 2011 –säätiöön on tiivistettävä. Seitsemäs keskeinen johtopäätös on se, että uusi organisaatio tuo mukanaan uudet keinot, kanavat, välineet, tehtävät jne., jostain on oltava valmis luopumaan.  Tässä vaiheessa ei vielä löydetty vastausta markkinoinnin ja viestinnän budjetin sijaintiin, onko se kansliassa vai tulosalueilla.  Yhdeksäntenä johtopäätöksenä oli se, että aktiiviseen myyntityöhön ja uusasiakashankintaan tulee panostaa nykyistä enemmän.  Kymmenes koski osaamisen kehittämistä ja että siihen tulee kiinnittää jatkossa korostuneesti huomiota.

Tulokset esitellään kokouksessa myös suullisesti.

Seuraavat vaiheet ovat laitoskohtaisten markkinointi- ja viestintäprosessien kuvaukset sekä strategiatyön aloitus. Näitä tehdään osittain päällekkäin syys-lokakuun aikana. Tältä pohjalta tulee syksyn aikana määritellä, mitkä toiminnot ovat yhdistettävissä ja mitkä ei ja miten viestinnän ja markkinoinnin organisointi ja johtaminen tapahtuu tulevaisuudessa.

Kulttuurijohtaja Minna Sartes:

Kulttuuriasiankeskuksen talous on tulevina vuosina yhä riippuvaisempi ulkoisesta tulorahoituksesta ja sen osuutta on kasvatettava määrätietoisesti. Tässä olennaiseen asemaan tulee markkinoinnin ja myynnin johtaminen sekä pitkän tähtäimen suunnitelmallisuus. Tämä on tulevien vuosien yksi suurimmista haasteista.

Laitoskohtaisten markkinointi- ja viestintäprosessien kuvaukset sekä strategiatyö vaativat oman aikansa ja kun kaikki kehittämistyö tehdään normaalin toiminnan ohella, asioiden valmiiksi saaminen ottaa oman aikansa.

EhdotusKulttuurilautakunta päättää merkitä markkinoinnin ja viestinnän yhdistymisen välivaiheen tiedoksi lautakunnassa tehdyn esittelyn perusteella ja päättää, että seuraava väliraportti annetaan lautakunnalle marraskuun kokouksessa, jolloin tulee arvioitavaksi myös se, onko mahdollista aloittaa uusi yhdistetty markkinointi ja viestintä uudella organisointimallilla määritellyn tavoiteaikataulun mukaisesti 1.1.2010 alkaen vai tarvitaanko prosessissa tietynlainen siirtymävaihe.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Ennen päätöksentekoa kuultiin projektipäällikkö Maarit Keto-Seppälän esittely kulttuuritoimen markkinoinnin ja viestinnän yhdistämisestä.