Hallintopäällikkö Mikael Höysti:

Taustaa

Kulttuurilautakunta päätti 19.3.2008 § 53, että kulttuuritoimen hajautetuista tukipalveluista yhdistetään ensimmäisinä asianhallinta ja taloustoiminnot siten, että ne vuoden 1.1.2009 alusta toimivat keskitetysti yhden esimiehen alaisuudessa ja että myös muiden hajallaan olevien tukipalveluiden yhdistämistä jatketaan mahdollisimman nopealla aikataululla.

Asianhallinnan ja taloustoimintojen yhdistämistä on käsitelty kulttuuritoimen johtoryhmässä, kyseisiä töitä tekevien henkilöiden kanssa pidetyssä suunnittelutapaamisissa ja asiasta on raportoitu myös palvelutoimen apulaiskaupunginjohtajalle Kulttuuritoimen hallinnon yhdistämisen ohjausryhmässä.

Kulttuurilautakunta päätti kokouksessaan 19.11.2008 § 262, että asianhallinnan ja talousasioiden tukitoimintojen kanssa samanaikaisesti yhdistetään myös henkilöstöasioiden tukitoiminto. Kulttuurilautakunta päätti myös, lykätä yhdistämisen aikataulua niin, että uudistus tulee 1.1.2009 sijasta voimaan 1.5.2009.

Kulttuuriasiainkeskuksen 1.1.2009 voimaan tulleen toimintasäännössä todetaan, että toimialatasoisia tukiprosesseja johdetaan kansliasta käsin. Kanslian päällikkönä toimii hallintopäällikkö, joka samalla toimii tukipalveluiden ja keskitetyn hallinnon päällikkönä.

Henkilöstön toiveesta prosessissa on käytetty ulkopuolista asiantuntijaa ohjaamassa työtä. Asiantuntijana on toiminut Net Effect Oy:stä johtava konsultti Janne Marniemi. Hänen johdollaan pidettiin työ- ja suunnittelukokouksia yhteensä 5 työpäivän edestä. Koko tukitoimintohenkilöstö on, yhdessä tulosaluejohtajien kanssa, kokoontunut 3 kertaa puolen päivän palavereihin ja eri osaamisalueiden tiimit yhteensä 6 kertaa konsultin johdolla. Tiimit ovat myös työskennelleet itsenäisesti.

Yhteistoiminta

Kulttuuritoimen yhteistoimintaryhmä on käsitellyt tukitoimintojen yhdistämistä kokouksissaan 2.6.2008, 8.10.2008, 9.3.2009 sekä 18.3.2009, jolloin käsiteltiin tukipalveluiden yhdistämistyökirjaa sekä uutta toiminta- ja organisaationmallia. 

Uusi organisaatiomalli

Työryhmien työskentelyn, kulttuuriasiainkeskuksen tulosaluepalavereiden ja monien keskusteluiden perusteella on päästy yhteisymmärrykseen uuden organisaation muodosta ja siihen tarvittavasta henkilöresurssista. Käydystä prosessista, siitä saaduista tuloksista ja uudesta organisaatiomallista on tehty yhteenveto työkirjan muodossa.

OheismateriaaliTukipalveluiden yhdistämisen työkirja

Selvitysten ja neuvottelujen perusteella koko kulttuuritoimen asianhallintaan tarvitaan 3 henkilötyövuoden panos sekä talous- ja henkilöstöhallinnon tehtäviin 5 henkilötyövuotta kumpaankin, yhteensä 13 htv. Näyttää siltä, että tukitoimintojen tiivistämisellä aikaansaadaan vähintään 4 htv säästö, josta resursseja on mahdollista siirtää palvelutuotantoon. Uuden tukitoiminto-organisaation tavoitteena on tulevaisuudessa edelleen siirtää resursseja palvelutuotantoon. Tulosalueiden tukipalveluhenkilöstö on tarkoitus siirtää vakansseineen ja määrärahoineen kulttuuriasiainkeskuksen kansliaan hallintopäällikön alaisuuteen. Pääosa henkilöstöstä siirtyy saman katon alle, mutta tulosalueille jää yksi henkilö tukipalveluiden asiakasvastaavaksi. Uusi toimintatapa tuo haasteita myös esimiestyöskentelyyn.

Virastopäällikkö on kuullut tulosaluejohtajia henkilöstön siirtoon liittyen. Kyseessä olevan henkilöstön kanssa käydään keskustelu jokaisen kanssa erikseen. Lautakunta päättää uuden organisaation perustamisesta ja määrärahojen siirrosta, vakanssien siirrosta päättää kulttuurijohtaja. Esitys määrärahojen siirrosta tuodaan lautakunnan kokoukseen 22.4.2009.

Kulttuurijohtaja Minna Sartes:

EhdotusLautakunta päättää, että kulttuuriasiainkeskuksen asianhallinnan, taloushallinnon ja henkilöstö hoito yhdistetään yhdeksi organisaatioksi kulttuuritoimen kansliaan ja että tämä uudistettu organisaation aloittaa toimintansa 1.5.2009. Kulttuuriasiainkeskuksen tukipalvelut –organisaatio tuottaa em. palveluita koko hallintokunnalle.

Edelleen lautakunta päättää, että uudessa organisaatiossa henkilöstöresurssit kohdennetaan seuraavasti: asianhallinnan tehtäviä hoidetaan 3 henkilötyövuoden turvin, taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon tehtäviä 5 henkilötyövuoden turvin kummassakin. Tarvittavat vakanssisiirrot tekee kulttuurijohtaja (kulttuuriasiainkeskuksen toimintasääntö 2 §). Vakanssisiirtojen perusteella lautakunnan kokoukseen 22.4.2009 tuodaan esitys vastaavien määrärahojen siirrosta tulosalueilta kulttuuriasiainkeskuksen kansliaan.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.