Kirjastopalvelujohtaja Rebekka Pilppula, palvelupäällikkö Kaisa Hypén 8.8.2022:

Turun kaupunginkirjastossa siirryttiin ns. kelluvaan kokoelmaan syyskuussa 2017. Kelluvan kokoelman ideana on, että aineisto jää siihen toimipisteeseen, johon se palautuu. Tämä on vähentänyt kirjaston logistista työtä ja mahdollistanut joidenkin työprosessien kehittämisen. Näitä ovat mm. aineiston valintaan ja uuden aineiston käsittelyyn liittyvät tehtävät.

Kelluvan kokoelman haasteena on se, etteivät aineistot palaudu tasaisesti eri toimipisteisiin. Osa toimipisteistä ns. tulvii eli aineistoa palautuu enemmän kuin menee lainaan, osa ns. kuivuu eli aineistoa lainataan enemmän kuin toimipisteeseen palautuu. Nämä johtuvat syistä, joihin kirjasto ei juurikaan voi vaikuttaa, kuten hyvistä liikenneyhteyksistä, pysäköintimahdollisuuksista tai yksittäisten toimipisteiden koosta.

Kelluvan kokoelman hallinta- eli tasapainotusjärjestelmiä on kehitetty ja onkin syytä selvittää, olisiko tällaisen järjestelmän hankinta Turun kaupunginkirjastolle mahdollista. Tasapainotusjärjestelmä ohjaisi palautuvaa aineistoa toimipisteiden välillä arvioidun kysynnän perusteella ja vähentäisi näin manuaalista työtä. Sen lisäksi järjestelmästä olisi mahdollista saada nykyistä tarkempia analyysejä kokoelmien käytöstä sekä aineistojen kysynnän ja tarjonnan välisistä suhteista.

Kokoelmatyö kirjastoissa on työvoimavaltaista ja se vaatii paljon resursseja. Tasapainotusjärjestelmästä saatava data auttaisi kohdentamaan kokoelmatyötä ja monipuolistaisi kokoelmatyön johtamisen välineitä.

Tällaisen järjestelmän hankinta on suhteellisen monimutkainen ja innovatiivinen kokonaisuus. Kaupungin ohjeistuksen mukaan tällaisissa hankinnoissa on suositeltavaa tehdä markkinakartoitus tarjonnan ja markkinoiden selvittämiseksi. Tässä tapauksessa kartoitus koskisi sitä, millaisia valmiita järjestelmiä markkinoilla on, millä tavoin ne vastaisivat Turun kaupunginkirjaston tarpeita tai olisiko järjestelmän kehittäminen järkevä vaihtoehto. Kartoituksen myötä tarkentuisi myös hankinnan arvioitu kustannustaso.

Eri kirjastojen (Oulu, Rovaniemi, Tampere, Turku) asiantuntijoista koottu työryhmä on laatinut tasapainotusjärjestelmän kuvauksen ja määritellyt tasapainotustyökalun tarpeita. Näihin dokumentteihin on saatu myös keskeisten kirjastojärjestelmätoimittajien (Axiell Finland Oy, Koha-Suomi Oy) kommentit.

Näiden määrittelyiden pohjalta voitaisiin yhteistyössä kaupungin hankintapalveluiden kanssa käynnistää järjestelmän hankintaan liittyvä markkinakartoitus. Kartoituksen ja markkinavuoropuheluiden pohjalta laadittaisiin varsinainen tarjouspyyntö.

Kulttuuri- ja nuorisolautakunta on päättänyt (24.3.2022 § 46, diaari 1793-2022), että 150 000 euroa ylittävät hankinnat tuodaan lautakunnan hyväksyttäväksi. Vaikka kyseisen hankinnan tarkka arvo ei ole tässä vaiheessa tiedossa, varmaa on, että se ylittää mainitun summan, ja sen vuoksi lautakunnalta pyydetään lupaa käynnistää kelluvan kokoelman tasapainotusjärjestelmän hankintaprosessi.

Kelluvan kokoelman tasapainotustyökalu on IT:n investointilistoilla.

Vs. vapaa-aikajohtaja Outi Kari-Granfors:

EhdotusKulttuuri- ja nuorisolautakunta päättää oikeuttaa kaupunginkirjaston / kirjastopalvelujohtajan yhteistyössä kaupungin hankintapalveluiden kanssa käynnistämään kelluvan kokoelman tasapainotusjärjestelmän hankintaprosessin.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.