Ympäristötoimiala, hallintojohtaja Harri Lehtinen ja hankinta- ja logistiikkakeskus, hankinta-asiantuntija Joel Hakala 4.8.2015:

Rakennusvalvonta siirtyi viime vuoden keväällä sähköisten lupahakemusten vastaanottoon. Samalla päätettiin, että paperisina saapuneet suunnitelmat digitalisoidaan hakijan kustannuksella. Kaupunkisuunnittelu- ja ympäristölautakunta hyväksyi skannauspalvelujen kilpailuttamisasiakirjat kokouksessaan 2.6.2015 § 195.

Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskus on pyytänyt ympäristötoimialan toimeksiannosta tarjouksia skannauspalveluista ajalle 1.10.2015(tavoite) - 30.9.2017, jonka jälkeen sopimusta voidaan tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin kahdella (2) kestoltaan vuoden pituisella optiokaudella (1+1 vuoden optiot). Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on sitoumuksetta noin 30 000 euroa / vuosi. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava palveluhankinta. Hankintailmoitus julkaistiin HILMA-ilmoituskanavassa 3.6.2015 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi ja tarjouspyyntö julkaistiin samana päivänä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa. Hankinnasta ei esitetty kysymyksiä tarjouskilpailun aikana.

Annettuun määräaikaan, 2.7.2015 klo 14.00, mennessä tarjous saatiin Kopio Niini Finland Oy:ltä ja Multiprint Oy:ltä.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että osatarjousta ei oteta huomioon ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 3) tarjousten hintavertailu ja tarjouksen valinta. Laatukriteerit ovat tarjouspyynnössä ehdottomina vaatimuksina. Laatukriteerit täyttävistä tarjouksista valitaan se, joka on hinnaltaan halvin.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajille asetetut kelpoisuusehdot.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavilta palveluilta tarjouspyynnössä edellytettiin.

Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten hintavertailu ja tarjouksen valinta

Annetuista tarjouksista valitaan kokonaisvertailuhinnaltaan halvin. Kokonaisvertailuhinta lasketaan siten, että annetut tuotekohtaiset tarjoushinnat painotetaan niille ilmoitetuilla arvioiduilla hankintamäärillä.

Tarjousten hintavertailu:

Hankintalain 63 §:n mahdollistamalla tavalla Kopio Niini Finland Oy:ltä on 3.7.2015 kirjallisesti pyydetty kirjallista selvitystä siitä, miten yhtiö kykenee tuottamaan palvelun tarjotuilla hinnoilla. Saadun selvityksen (9.7.2015) ja tarjouksen pääkohtien tarkastelun perusteella katsomme, että Kopio Niini Finland Oy on hankintalainsäädännön tarkoittamalla kohtuullisella todennäköisyydellä osoittanut mahdollisuutensa hankinnan toteuttamiseen.

Edellä esitetyn perusteella esitämme, että skannauspalveluiden puitesopimus solmittaisiin Kopio Niini Finland Oy:n kanssa ajalle 1.10.2015 - 30.9.2017 tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Tarjousasiakirjat ja Kopio Niini Finland Oy:n selvitys ovat nähtävänä kokouksessa ja ennen kokousta ympäristötoimialan hallinnossa.

Toimialajohtaja Markku Toivonen:

EhdotusKaupunkisuunnittelu- ja ympäristölautakunta päättää, että skannauspalveluiden puitesopimus solmitaan Kopio Niini Finland Oy:n kanssa ajalle 1.10.2015 - 30.9.2017 tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Samalla päätetään valtuuttaa rakennusvalvontajohtaja tai hänen varahenkilönsä allekirjoittamaan puitesopimus.

Mahdollisten optioiden käytöstä päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Lisäksi lautakunta päättää, että pöytäkirja tämän asian kohdalla tarkastetaan heti kokouksessa.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.