Salassa pidettävä, salauksen peruste JulkL 6 §:n 1 momentin 2 kohta

Tilapalvelut, palvelupäällikkö Auli Rake 7.11.2017:

Turun kaupungin Kiinteistöliikelaitoksen Tilapalvelut on pyytänyt 22.6.2017 tarjouksia Samppalinnan uimastadionin ja Impivaaran uimahallin siivouspalveluista yhtenä kokonaisuutena. Sopimus alkaa aikaisintaan 1.5.2018. Sopimusaika on kolme (3) vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu yhdeksän (9) kuukauden irtisanomisajalla kuitenkin enintään seitsemän (7) vuotta.

Hankinnasta on lähetetty ilmoitus Internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi julkaistavaksi EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED)-tietokannassa EU:n laajuisesti. Hankintamenettelyksi on ilmoitettu avoin menettely. Tarjousasiakirjat olivat noudettavissa www.haahtela.fi/pris

Määräaikaan mennessä tulleisiin kysymyksiin vastattiin 8.9.2017, samalla täydennettiin ja tarkennettiin kohdekohtaisia tietoja.

Annettuun määräaikaan, 29.9.2017 klo 12.00, mennessä saatiin tarjouksia seuraavasti:

kolme (3) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:

- Arkea Oy

- Inhouse Partners Oy

- ISS Palvelut Oy

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin tarjousten käsittelyvaiheet:

1) Tarjousten avaus, 2) Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen, 3) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 4) Tarjousten vertailu

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tämä tarkastettiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusehdoilla ja vähimmäisvaatimuksilla.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistamista ja tarjousten vertailua koskeviin vaiheisiin pääsevät vain niiden tarjoajien tarjoukset, jotka läpäisevät hyväksytysti tarjoajien kelpoisuutta koskevan arvioinnin.

Tarjoajien soveltuvuuden läpäisseiden tarjoajien ilmoittamille asiakkuuksille suoritettiin asiakastyytyväisyystutkimus, joka lähetettiin 11.10.2017.

Määräaikaan mennessä annettujen vastausten perusteella määräytyi tarjoajakohtainen, vertailussa käytettävä, asiakastyytyväisyyden luku.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tämä tarkastettiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusehdoilla ja vähimmäisvaatimuksilla.

Tarjouksessa yhtenä vähimmäisvaatimuksena oli:

”Palvelun työmäärämitoituksessa ja hinnoittelussa tulee käyttää Suomessa yleisesti käytössä olevia siivoustyön mitoitusjärjestelmiä ja vähintään Kiinteistöpalvelualan työntekijöiden työehtosopimuksen mukaista palkkaa.

Palvelun työtuntien ja hintojen tulee ehdottomasti perustua vähintään annettuihin palvelukuvauksiin, Laatusopimuksen Puhtausluokat liitteeseen ja muihin tarjouspyynnön liitteisiin. Tilaajalla on oikeus alihinnoittelun ja/tai alimitoituksen selvittämiseksi pyytäessään saada selvitys tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuudesta. Tilaaja voi halutessaan pyytää ulkopuolisen asiantuntijan lausunnon alimitoitetun ja/tai -hinnoitellun tarjouksen selvittämiseksi. Tarjoaja sitoutuu yllä olevaan vaatimukseen.

Tarjousten vertailussa ilmeni epäily poikkeuksen alhaisesta hinnasta, sekä työtuntien riittävyydestä Inhouse Partners Oy:n tarjouksen osalta.

Lisäselvityksessään Inhouse Partners Oy ilmoitti, että laskenta on tehty tarjouspyynnön vaatimusten mukaisesti oikein.

Tarjousten alihinnoittelu- ja alimitoitusepäilyn johdosta pyydettiin lausunto ulkopuoliselta konsultilta TPA Andersson Oy:ltä. Alihinnoittelua ja - mitoitusta arvioivat myös Kiinteistöliikelaitoksen Tilapalveluiden siivoussuunnittelijat.

Siivoussuunnittelijoiden tekemän tarjousten vertailun ja TPA Andersson Oy:n antaman lausunnon mukaan Inhouse Partners Oy:n antamalla tarjouksella ei pysty suoriutumaan hankinnan kohteena olevan siivouspalvelun laatutasosta. Tarjouksen mukaisilla työtuntimäärillä ei päästä sopimuksen mukaisiin laatuvaatimuksiin.

Hankintalain 74 § mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.

Edellä mainitusta johtuen Inhouse Partners Oy suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjouspyynnön laatuvaatimusten vastaisuuden johdosta edellä mainituin perustein.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu

Valintaperusteeksi tarjouspyynnössä ilmoitettiin:

Annetuista tarjouksista valitaan se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin. Arviointiperusteina ovat kokonaishinta ja laatu. Kokonaishinnan painoarvo on 75 % (enimmäispisteet 75) ja laadun 25 % (enimmäispisteet 25). Enimmäispistemäärä on 100 pistettä. Pisteet lasketaan kahden (2) desimaalin tarkkuudella.

Vertailun kokonaispisteet ja kokonaishinta

Tarjousten Uimalaitokset vertailu

Palveluntuottajan valinta

Siivouspalvelut ajalla 1.5.2018 – 30.4.2021 (- 30.4.2025) hankittaisiin tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin, kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneelta ISS Palvelut Oy:ltä, kokonaishinta 305 383,70 €/v.

Sopimuksien sisältämät kohdekohtaiset alkamisajat määräytyvät tarjouspyyntövaiheessa ilmoitetun mukaisesti, ellei muutoksista valitun palveluntuottajan kanssa erikseen sovita.

Toimialajohtaja Jouko Turto:

Ehdotus        Kiinteistöliikelaitoksen johtokunta päättää, että:

- Inhouse Partners Oy:n suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjouspyynnön laatuvaatimusten vastaisuuden johdosta esittelytekstissä tarkemmin ilmenevin perustein;

- siivouspalvelut ajalla 1.5.2018 – 30.4.2021 (- 30.4.2025) hankittaisiin tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin, kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneelta ISS Palvelut Oy:ltä, kokonaishinta 305 383,70 €/v. Sopimuksien sisältämät kohdekohtaiset alkamisajat määräytyvät tarjouspyyntövaiheessa ilmoitetun mukaisesti ellei muutoksista valitun palveluntuottajan kanssa erikseen sovita; sekä

- pöytäkirja tämän asian osalta tarkastetaan ja hyväksytään heti.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävien kirjallisten sopimuksien allekirjoittamisilla. Päätös voi muuttua tehdyn hankintaoikaisun, valituksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään sopimuskauden aikana. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen sekä oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.