Tilapalvelut, palvelupäällikkö Auli Rake 7.11.2017:

Turun kaupungin Kiinteistöliikelaitos on pyytänyt 22.6.2017 tarjouksia siivouspalveluista koskien määriteltyjä kaupungin osa-alueita (osat 1-2). Osan 1 kohteen sijaitsevat alueella Kaskenkatu – Luostarinkatu - Sirkkalankatu - Vartiovuorenkatu (kouluja sekä Käsityöläismuseo) ja osa 2 on Syvälahden monitoimitalo. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään sopimus kunkin osan osalta yhden toimittajan kanssa. Sopimukset alkavat aikaisintaan 15.6.2018. Sopimusaika on kolme (3) vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu yhdeksän (9) kuukauden irtisanomisajalla kuitenkin enintään viisi (5) vuotta.

Hankinnasta on lähetetty ilmoitus Internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi julkaistavaksi EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED)-tietokannassa EU:n laajuisesti. Hankintamenettelyksi on ilmoitettu avoin menettely.

Tarjousasiakirjat olivat noudettavissa www.haahtela.fi/pris

Määräaikaan mennessä tulleisiin kysymyksiin vastattiin 8.9. Samalla täydennettiin ja tarkennettiin kohdekohtaisia tietoja.

Annettuun määräaikaan, 26.9.2017 klo 12.00, mennessä saatiin tarjouksia seuraavasti:

Osa 1.

viisi (5) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:

- Arkea Oy

- Inhouse Partners Oy

- ISS Palvelut Oy

- Palmia Oy

- RTK Palvelu Oy

Osa 2.

neljä (4) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:

- Arkea Oy

- Inhouse Partners Oy

- ISS Palvelut Oy

- Palmia Oy

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin tarjousten käsittelyvaiheet:

1) Tarjousten avaus, 2) Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen, 3) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 4) Tarjousten vertailu

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tämä tarkastettiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusehdoilla ja vähimmäisvaatimuksilla.

Tarjouspyynnön kelpoisuusehtojen ja vähimmäisvaatimusten osalta yksi tarjoaja ei sitoutunut osaan vaatimuksista. Tarjouspyynnössä on selkeästi ilmoitettu, että vaatimuksiin tulee vastata ”kyllä” tai tarjous suljetaan tarjouskilpailusta.

Osa 1

Alla mainittuihin kohtiin RTK Palvelu Oy ei ole ilmaissut sitoutumistaan:

1. Tarjoajan tulee vastata koko sopimuskauden ajan kaikista työehtosopimuksen työ- ja sosiaalilainsäädännön edellyttämistä velvoitteista ja vaateista (palkanmaksuvaateista jne.) sekä omalta että mahdollisesti käyttämiensä alihankkijoiden osalta. Sopimukseen liittyvissä työsuhteissa on noudatettava vähintään niitä työsuhteen vähimmäisehtoja, joita Suomen lain ja työehtosopimusmääräysten mukaan on noudatettava saman laatuisessa työssä. Hankintayksikkö pyytää selvityksen noudatettavasta työehtosopimuksesta siltä tarjoajalta, joka näyttää tulevan valituksi.

2. Tarjoajan tulee olla järjestänyt työntekijöilleen lakisääteisen työterveyshuollon. Valitulta tarjoajalta pyydetään selvitys lakisääteisen työterveyshuollon järjestämisestä.

3. Tarjoajalla tulee olla henkilöstön vuosittainen koulutusohjelma, johon Tilaajan kohteiden työntekijöillä on velvollisuus osallistua. Koulutusohjelman avulla varmistetaan ja vahvistetaan työntekijöiden ammatillista osaamista.

Palveluntuottajan tulee raportoida tiedot Laatusopimuksen mukaisesti.

4. Tarjoaja sitoutuu sopimuskauden aikana selvittämään yhteistyössä Turun kaupungin Työllistämispalveluyksikön kanssa mahdollisuutta työllistää yllä mainittuihin ryhmiin kuuluvia henkilöitä.

Tarjoaja tulee edellä mainituilla perusteilla sulkea pois tarjouskilpailusta, koska se ei täytä hankinnalle asetettuja kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimuksia.

RTK Palvelu Oy jätti tarjouksen vain osasta 1.

Muut tarjoajat läpäisivät em. tarkastelun osien 1 ja 2 osalta.

Tarjoajien soveltuvuuden läpäisseiden, tarjoajien ilmoittamille asiakkuuksille, suoritettiin asiakastyytyväisyystutkimus, joka lähetettiin 11.10.2017.

Määräaikaan mennessä annettujen vastausten perusteella määräytyi tarjoajakohtainen, vertailussa käytettävä, asiakastyytyväisyyden luku.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Osat 1-2

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistamista ja tarjousten vertailua koskeviin vaiheisiin pääsevät vain niiden tarjoajien tarjoukset, jotka läpäisevät hyväksytysti tarjoajien kelpoisuutta koskevan arvioinnin.

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Kaksi tarjoajaa on ilmoittanut siivoushenkilöstön vaihtuvuuden virheellisesti.

Vaihtuvuuden ilmoittaminen on kuvattu tarjouspyynnössä ja sen liitteessä selkeästi.

Siivouspalvelun tarjouspyynnössä kohdassa ”Vaihtuvuus” sekä tarjouspyyntöä koskevassa ”Vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet- liitteessä” kohdassa ”Vaihtuvuus” ovat alla mainitut vaatimukset:

1. Tarjouspyyntö:

”Vertailuperusteena on siivoushenkilöstön (siivoojat, ohjaajat ja esimiehet) vaihtuvuus prosenttina edellisen tilikauden aikana, poissulkien eläkkeelle siirtyneet henkilöt. Vaihtuvuus lasketaan 12 kuukauden keskiarvona siten, että päättyneiden, toistaiseksi voimassa olevien työsuhteiden määrä jaetaan kaikkien toistaiseksi voimassa olevien työsuhteiden määrällä.”

Pisteet määräytyvät seuraavasti:

2. Siivouspalvelun tarjousta koskevat kelpoisuusehdot, vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet, kohdassa ”Vaihtuvuus”:

”Tarjoavan yrityksen siivoushenkilöstön ja siivousesimiesten vaihtuvuus prosentteina edellisen tilikauden aikana, pois sulkien eläkkeelle siirtyneet henkilöt. Ilmoitetaan yksi yhteinen luku, ei eriteltynä henkilöstöryhmittäin.”

Vaihtuvuuslukujen ilmoittamisessa ilmenneet virheet ovat:

Inhouse Partners Oy on ilmoittanut kolmen (3) eri henkilöstöryhmän vaihtuvuudet ja lukujen laskentaan liittyvät henkilöstömäärät arviolukuina. Tarjoaja on ilmoittanut tiedon tarjouspyynnön vastaisesti eri tavalla, kuin tarjouspyynnössä on vaadittu. Hankintayksikkö ei pysty raportista päättelemään, mitä lukua tarjoaja on tarkoittanut.

ISS Palvelut Oy on liittänyt tarjoukseensa englanninkielisen raportin yrityksen henkilöstöjärjestelmästä. Raportissa on listattuna monta erilaista lukua. Tarjoaja on ilmoittanut tiedon tarjouspyynnön vastaisesti eri tavalla kuin tarjouspyynnössä on vaadittu. Hankintayksikkö ei pysty raportista päättelemään, mitä lukua tarjoaja on tarkoittanut.

Tarjoaja kantaa vastuun siitä, että tarjous on tarjouspyynnön mukainen. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi hankintayksikkö ei voi antaa tarjoajan parantaa tarjoustaan saattamalla se tarjouspyynnön mukaiseksi tarjousten vastaanoton jälkeen.

Edellä mainituilla perusteilla Inhouse Palvelut Oy ja ISS Palvelut Oy on suljettava tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaisuuden takia. Sulkeminen koskee kumpaakin osaa (osat 1 ja 2).

Tarjouksessa yhtenä vähimmäisvaatimuksena oli myös:

”Palvelun työmäärämitoituksessa ja hinnoittelussa tulee käyttää Suomessa yleisesti käytössä olevia siivoustyön mitoitusjärjestelmiä ja vähintään Kiinteistöpalvelualan työntekijöiden työehtosopimuksen mukaista palkkaa. Palvelun työtuntien ja hintojen tulee ehdottomasti perustua vähintään annettuihin palvelukuvauksiin, Laatusopimuksen Puhtausluokat- liitteeseen ja muihin tarjouspyynnön liitteisiin.
Tilaajalla on oikeus alihinnoittelun ja/tai alimitoituksen selvittämiseksi pyytäessään saada selvitys tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuudesta. Tilaaja voi halutessaan pyytää ulkopuolisen asiantuntijan lausunnon alimitoitetun ja/tai -hinnoitellun tarjouksen selvittämiseksi. Tarjoaja sitoutuu yllä olevaan vaatimukseen.”

Tarjousten vertailussa ilmeni epäily poikkeuksen alhaisesta hinnasta sekä työtuntien riittävyydestä Palmia Oy:n tarjouksen osan 2 osalta.

Lisäselvityksessään Palmia Oy ilmoitti, että laskenta on tehty tarjouspyynnön vaatimusten mukaisesti oikein.

Tarjousten alihinnoittelu- ja alimitoitusepäilyn johdosta pyydettiin lausunto ulkopuoliselta konsultilta TPA Andersson Oy:ltä. Alihinnoittelua ja - mitoitusta arvioivat myös Kiinteistöliikelaitoksen Tilapalveluiden siivoussuunnittelijat.

Siivoussuunnittelijoiden tekemän tarjousten vertailun ja TPA Andersson Oy:n antaman lausunnon mukaan Palmia Oy:n antamalla tarjouksella ei pysty suoriutumaan hankinnan kohteena olevan siivouspalvelun laatutasosta. Tarjouksen mukaisilla työtuntimäärillä ei asiantuntija-arvion mukaan päästä sopimuksen mukaisiin laatuvaatimuksiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.

Edellä mainitusta johtuen Palmia Oy suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle osan 2 osalta tarjouspyynnön laatuvaatimusten vastaisuuden johdosta.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu

Valintaperusteeksi tarjouspyynnössä ilmoitettiin:

Annetuista tarjouksista valitaan se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin.

Arviointiperusteina ovat kokonaishinta ja laatu. Kokonaishinnan painoarvo on 80 % (enimmäispisteet 80) ja laadun 20 % (enimmäispisteet 20).
Enimmäispistemäärä on 100 pistettä. Pisteet lasketaan kahden (2) desimaalin tarkkuudella.

Vertailun kokonaispisteet ja kokonaishinta

Tarjousten vertailu 2017 / osa 1

Tarjousten vertailu 2017 / osa 2

Palveluntuottajan valinta

Siivouspalvelut ajalla 15.6.2018 – 14.6.2021 (- 14.6.2023) hankittaisiin kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneelta tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin. Sopimuksien sisältämät kohdekohtaiset alkamisajat määräytyvät tarjouspyyntövaiheessa ilmoitetun mukaisesti ellei muutoksista valitun palveluntuottajan kanssa erikseen sovita.

Osa 1.    Arkea Oy, kokonaishinta 240.562,05 €/v

Osa 2.    Arkea Oy, kokonaishinta 125.337,04 €/v   

Kiinteistöliikelaitoksen toimialajohtaja Jouko Turto:

Ehdotus        Kiinteistöliikelaitoksen johtokunta päättää, että:

- RTK Palvelu Oy suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle osan 1 osalta, koska tarjoaja ei ole tässä hankintamenettelyssä täyttänyt tarjoajan kelpoisuudelle asetettuja vaatimuksia esittelytekstistä tarkemmin ilmenevin perustein;

- ISS Palvelut Oy ja Inhouse Partners Oy suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle osan 1 ja 2 osalta, koska tarjoajat eivät ole tässä hankintamenettelyssä täyttäneet tarjoajan kelpoisuudelle asetettuja vaatimuksia esittelytekstistä tarkemmin ilmenevin perustein;

- Palmia Oy:n tarjous osa 2 suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjouspyynnön laatuvaatimusten vastaisuuden johdosta esittelytekstistä tarkemmin ilmenevin perustein; sekä

- siivouspalvelut ajalla 15.6.2018 – 14.6.2021 (- 14.6.2023) hankittaisiin kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneelta tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin seuraavasti:

Osa 1.                Arkea Oy, kokonaishinta 240.562,05 €/v

Osa 2.                Arkea Oy, kokonaishinta 125.337,04 €/v               

Sopimuksien sisältämät kohdekohtaiset alkamisajat määräytyvät tarjouspyyntövaiheessa ilmoitetun mukaisesti ellei muutoksista valitun palveluntuottajan kanssa erikseen sovita.

Lisäksi johtokunta päättää, että pöytäkirja tämän asian osalta tarkastetaan ja hyväksytään heti.

Hankintayksikköä sitovat sopimukset eivät synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävien kirjallisten sopimuksien allekirjoittamisilla. Päätös voi muuttua tehdyn hankintaoikaisun, valituksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään sopimuskauden aikana. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen sekä oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.