Kiinteistöliikelaitos, tilapalvelut vs. kiinteistöpäällikkö Soile Viiri ja hankinta- ja logistiikkakeskus, hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 31.10.2017:

Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskus on pyytänyt Kiinteistöliikelaitoksen toimeksiannosta avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Hirvensalon alueen kiinteistöjen ja ulkoalueiden hoitotyöstä sekä rakennusten teknisten järjestelmien hoito- ja huoltotöistä alkaen seuraavasti:

Syvälahden koulun rakennusten hoito- ja huoltotyöt (Ryhmä 1) ajalle 1.1.2018 (tavoite) - 30.4.2021, Syvälahden koulun ulkoalueiden hoitotyöt (Ryhmä 2) ajalle 1.4.2018 (tavoite) – 30.4.2021 sekä muiden kohteiden rakennusten hoito- ja huoltotyöt (Ryhmä 1) ja kiinteistöjen ulkoalueiden hoitotyöt (Ryhmä 2) ajalle 1.5.2018 (tavoite) - 30.4.2021.

Sopimukset ovat määräaikaisia 30.4.2021 (3 vuotta) asti, jonka jälkeen ne jatkuvat kaksi (2) vuotta määräaikaisena, noudattaen yhdeksän (9) kuukauden molemminpuolista irtisanomisaikaa. Koko sopimuskausi on siten yhteensä enintään viisi (5) vuotta päättyen viimeistään 30.4.2023.

Hankinta on jaettu kahteen (2) ryhmään:

Ryhmä 1 Hirvensalon alueen rakennusten hoito- ja huoltotyöt; ja

Ryhmä 2 Hirvensalon alueen kiinteistöjen ulkoalueiden hoitotyöt.

Tarjouspyynnössä mainittiin, että hankinnasta tehdään sopimus yhden (1) Palveluntuottajan kanssa ryhmittäin.

Hankinnan arvonlisäverottomaksi kokonaisarvoksi on arvioitu noin 300.000 euroa/vuosi.

Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta.

Hankintailmoitus julkaistiin 15.9.2017 EU-kynnysarvon ylittävänä palveluhankintana HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen julkaistiin samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Tarjouspyyntöön määräaikaan mennessä esitettyihin kysymyksiin vastattiin tarjouspyynnön mukaisesti Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalissa.

Tarjouspyyntöön tehtiin 9.10.2017 ja 12.10.2017 lisäyksiä.

Tarjouspyynnössä 9.10.2017 ilmoitettiin ylimääräisestä kohde-esittelystä, joka pidettiin 17.10.2017. Kohde-esittelyjä oli järjestetty aikaisemmin kaksi (2) 25.9.2017 ja 2.10.2017. Kohteista esiteltiin Haarlan koulu ja Anniitunkatu 2 päiväkoti.

Tarjouspyyntöön tehtiin 12.10.2017 lisäys, koskien palveluntuottajan velvollisuutta raportoida Syvälahden koulun takuuajan aikana (5 vuotta) allianssinprojektiryhmälle työstään ja kohteessa tekemistään havainnoista. Samalla ilmoitettiin, että tarjousten laskentaan annetaan lisäaikaa 30.10.2017 klo 11.00 asti.

Annettuun määräaikaan, 30.10.2017 klo 11.00, mennessä tarjouksen toimittivat:

Are Oy (Ryhmä 1)

Arkea Oy (Ryhmät 1 ja 2)

Caverion Suomi Oy (Ryhmä 1)

Coor Service Management Oy (Ryhmät 1 ja 2)

Tarjous tuli antaa Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Kaikki tarjoajat vakuuttavat täyttänsä tarjoajille asetetut kelpoisuusehdot.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Kaikkien tarjousten todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset ja ne otettiin mukaan tarjousten hintavertailuun.

Tarjousten vertailu ja tarjousten valinta

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan molemmissa ryhmissä se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin.

Vertailuperusteina ryhmässä 1 olivat ryhmän kokonaishinta / vuosi ja erillisveloituksena tehtävien töiden kokonaishinta arvioiduilla määrillä. Arvioidut määrät eivät sido tilaajaa.

Ryhmä 1 Hirvensalon alueen rakennusten hoito ja huoltotyöt

Ryhmä 2 Hirvensalon alueen kiinteistöjen ulkoalueiden hoitotyöt

Liite 1Tarjousten avauspöytäkirja

Toimialajohtaja Jouko Turto:

EhdotusKiinteistöliikelaitoksen johtokunta päättää, että:

- ryhmän 1 Hirvensalon alueen rakennusten hoito- ja huoltotyöt palveluntuottajaksi valitaan Arkea Oy tarjouspyyntöasiakirjojen ja tarjouksen mukaisin ehdoin;

- ryhmän 2 Hirvensalon alueen kiinteistöjen ulkoalueiden hoitotöiden palveluntuottajaksi valitaan Arkea Oy tarjouspyyntöasiakirjojen ja tarjouksen mukaisin ehdoin;

- kiinteistötoimialan toimialajohtaja oikeutetaan allekirjoittamaan sopimus sekä tekemään siihen tarvittavia vähäisiä muutoksia sopimuskauden aikana; sekä

- pöytäkirja tämän asian osalta tarkastetaan ja hyväksytään heti.

Hankintayksikköä sitovat sopimukset eivät synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävien kirjallisten sopimuksien allekirjoittamisilla, jotka voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen sekä oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Asian esitteli hallintojohtaja Jari Lehmussaari.