Tilapalvelut Mika Saarto ja Jarkko Mikkola sekä hankinta- ja logistiikkakeskuksen Kirsi Mäntynen 21.3.2013:

Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskus on pyytänyt Kiinteistöliikelaitoksen tilapalvelujen toimeksiannosta avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia kiinteistöjen ilmanvaihtojärjestelmien koneellisista puhdistustöistä ajalle 1.5.2013 (tavoite) – 30.4.2015, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa tilaajan päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) vuodella ajalle 1.5.2015 – 30.4.2016.

Ilmanvaihtojärjestelmien puhdistustyöhön kuuluvat kiinteistöjen, päiväkotien, koulujen, sairaaloiden yms. kanavien puhdistus, tulo- ja poistoilmaventtiilien puhdistus, poisto- ja tuloilmakoneiden puhdistus, lämmitys-, jäähdytys- ja LTO- patterien puhdistus sekä TK / PK -ulkosäleikköjen puhdistus. Kanavien puhdistusaste todetaan ennen työn aloittamista Tilaajan hyväksymällä tavalla. Tilaaja voi tarvittaessa tilata Palveluntuottajalta ilmanvaihtokanavien videoinnin.

Hankinnan arvonlisäverottomaksi arvoksi on arvioitu 500 000 euroa / vuosi. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään.

Tarjouspyynnössä mainittiin, että hankinnasta tehdään puitesopimus yhden (1) Palveluntuottajan kanssa, jolle valitaan kaksi (2) varapalveluntuottaja. Varapalveluntuottajia tullaan käyttämään edullisuusjärjestyksessä, mikäli valitun Palveluntuottajan toimituskyky ei riitä.

Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta lähettettiin 25.1.2012 ilmoitus www.hankintailmoitukset.fi julkaistavaksi EU:n viralliseen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED)-tietokannassa EU:n laajuisesti. Tarjouspyyntö liitteineen julkaistiin samana päivänä internetissä Turun kaupungin sivuilla osoitteessa www.turku.fi/tarjouspyynnot.

Tarjouspyyntöön ei esitetty kysymyksiä, eikä tarjouspyyntöön tullut tarkentavia muutoksia.

Tarjous tuli antaa tarjouspyynnön liitteenä olleella tarjouslomakkeella (liite 1).

Annettuun määräaikaan, 7.3.2013 klo 11.00, mennessä tarjouksen toimittivat: Airduo Oy, Carpe Classis Oy, Hava Oy, Ilmair Oy, Ilmasto Service Oyj, Puhdas Ilma K & V Oy, Suomen Kiinteistömestarit Oy, Team Kantola Service Oy, Vakka-Service Oy ja Lassila & tikanoja Oyj.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnissa todettiin, että kaikki tarjoajat täyttävät tässä hankintamenettelyssä tarjoajien kelpoisuudelle asetetut vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 46.1 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjouksensa olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Oikeus-käytännössä on vakiintuneesti katsottu tarjoajien tasapuolisen kohtelun vaatimuksen sekä yleisten sopimusoikeudellisten periaatteiden edellyttävän tarjousten olevan tarjouspyynnön mukaisia. Hankintayksikön tulee siten hylätä sellaiset tarjoukset, jotka eivät vastaa tarjouspyynnön vaatimuksia. Tarjouksen hylkäämistä tulee arvioida nimenomaan tarjoajien tasapuolisen kohtelun näkökulmasta.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnissa todettiin, että Ilmasto Service Oy:n ja Puhdas Ilma K & V Oy:n tarjoukset eivät täyttäneet tarjouspyynnön vaatimuksia. Tarjouspyynnössä 24.1.2013 ilmoitettiin kohdassa 4 Osatarjous, että osatarjouksia ei oteta huomioon ja että tarjouslomakkeessa, liite 1 tulee tarjota kaikki materiaali / tarvike- ja tuntihinnat myös työajan ulkopuolella tehtävät tuntihinnat. Ilmasto Service Oy:n tarjouksesta puuttui Cleantec 25 x 1200 x 800 hinta ja Puhdas Ilma k & V Oy:n tarjouksesta puutui desinfiointiaineen hinta.

Ilmasto Service Oy:n ja Puhdas Ilma K & V Oy:n tarjoukset eivät vastaa tarjouspyynnön vaatimuksia, eikä niitä voida vertailla. Tarjoukset tulisi hylätä tarjouspyynnön vastaisina.

Muiden tarjoajien tarjousten todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset ja ne otettiin mukaan tarjousten hintavertailuun.

Tarjousten vertailu ja tarjousten valinta

Vertailuperusteiksi tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan ne, jotka ovat kokonaistaloudellisesti edullisimpia.

Arviointiperusteina olivat ilmanvaihtojärjestelmien puhdistustöiden tuntihinta normaalina työaikana, tuntihinnat normaalin työajan jälkeen, ilmanvaihtokanavien videoinnin tuntihinta normaalina työaikana sekä materiaalien ja tarvikkeiden yksikköhinnat.

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

1. Ilmanvaihtojärjestelmien puhdistustöiden tuntihinta normaalina työaikana (klo 7:00 - 16:00), 75 pistettä.

Vertailussa halvin tuntihinta normaalina työaikana (klo 7:00 – 16:00) sai 75 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet muodostuvat suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 75).

2. Ilmanvaihtojärjestelmien puhdistustöiden tuntihinnat muuna kuin normaalina työaikana, yhteensä 9 pistettä.

Vertailussa halvin tuntihinta muuna kuin normaalina työaikana sai pisteitä seuraavasti: Normaalin työajan jälkeen arki-iltaisin, 3 pistettä, arkilauantaisin, 3 pistettä ja pyhäpäivinä, 3 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet muodostuvat suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava tuntihinta x 3).

3. Ilmanvaihtokanavien videoinnin tuntihinta normaalina työaikana (klo 7:00 – 16:00), 5 pistettä

Vertailussa halvin tuntihinta normaalina työaikana (klo 7:00 – 16:00) sai 5 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet muodostuvat suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 5).

4. Materiaalien ja tarvikkeiden yksikköhinnat, yhteensä 11 pistettä.

Vertailussa halvin yksikköhinta sai 1 pisteen (tuoterivejä 11 riviä)

Muiden tarjoajien pisteet muodostuvat suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava yksikköhinta x 1).

Liite 1Tarjousten hintavertailu ja pisteytykset

Toimialajohtaja Jouko Turto:

EhdotusKiinteistöliikelaitoksen johtokunta päättää, että:

- Ilmasto Service Oy:n ja Puhdas Ilma K & V Oy:n tarjoukset hylätään tarjouspyynnön vastaisina edellä esitetyin perustein;

- kiinteistöjen ilmanvaihtojärjestelmien koneellisten puhdistustöiden palveluntuottajiksi valitaan ajalle 1.5.2013 (tavoite) – 30.4.2015 seuraavat palveluntuottajat tarjoamillaan tunti- ja yksikköhinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksien mukaisin ehdoin:

·         ensisijaiseksi palveluntuottajaksi Airduo Oy

·         ensimmäiseksi varapalveluntuottajaksi Hava Oy

·         toiseksi varapalveluntuottajaksi Ilmair Oy

Hankintayksikköä sitovat sopimukset eivät synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävien kirjallisten sopimuksien allekirjoittamisilla. Sopimukset voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

PäätösAsia pantiin pöydälle yksimielisesti Toivarin Harjanteen kannattamana tekemästä ehdotuksesta.