Hallintopalvelut, Jari Lehmussaari 28.9.2009:

Kiinteistölautakunta päätti 17.9.2008 § 585 hyväksyä vuoden 2009 talousarviokäsittelyssä asianhallintavirkailijan toimen perustamisen Kiinteistöliikelaitokseen 1.1.2009 alkaen ja palkkamenot on budjetoitu valtuuston 17.11.2008 vahvistamassa talousarviossa. Täytäntöönpanoa on lykätty säästösyistä, koska samaan aikaan työvoimatoimistolla oli osoittaa pätevyysvaatimukset täyttävä vuorotteluvapaasijainen vuodeksi 2009. Työtehtävän hoidossa on jo tätä ennen jouduttu käyttämään usean vuoden ajan tilapäistyövoimaa.

Kyseessä on Kiinteistöliikelaitoksen palvelutuotantoon kuuluva välitön päivittäinen asiakaspalvelutehtävä. Kiinteistöliikelaitoksen arkistossa säilytetään useamman organisaation asiakirjoja, mistä syystä aineisto on tavanomaista vaativampaa hallita. Tehtävät edellyttävät erilaisten asiakirjojen valmistustapojen tuntemusta ja soveltamista sekä laajaa kokemusta eikä tehtävää voida hoitaa yleisen asiakaspalvelun kautta, koska siihen kuuluu muun ohella materiaalin koonti ja seulonta. Kelpoisuusvaatimuksena tehtävään on asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinto sekä kokemusta alalta.

Käsiteltäviä aineistoja ovat kauppakirjat, vuokrasopimukset, rasitesopimukset, vakuudet, kiinteistötoimitusasiakirjat, asemakaavat, lauta- ja johtokuntien asiakirjat, kartat, ilmakuvat ja esimerkiksi maa-ainestutkimukset. Palvelun ulkoisina asiakkaina ovat kaupungin eri virastot ja laitokset, yritykset ja yhteisöt, opiskelijat, yksityishenkilöt, sukututkijat sekä valtion eri laitokset.

Kiinteistöliikelaitos esittää asianhallintavirkailijan työsopimussuhteisen toimen perustamista, koska ei ole enää tarkoituksenmukaista hoitaa pysyvää tehtävää jatkuvasti tilapäistyövoimalla, josta joka tapauksessa aiheutuu kustannuksia ja joka sitoo laitoksen muita resursseja, koska tehtävän väliaikaiset hoitajat pitää aina uudestaan kouluttaa tehtäväänsä ennen työjakson alkamista.

Vakanssijärjestely on koordinoitu ympäristötoimessa apulaiskaupunginjohtajan edellyttämää menettelytapaa noudattaen ja vakanssin vaikutukset Kiinteistöliikelaitoksen työvoiman määrään on huomioitu henkilötyövuosimitoituksessa. Kiinteistöliikelaitoksen johtosäännön 4 §:n 11. kohdan mukaan johtokunta päättää työsopimussuhteiden perustamisesta ja lakkauttamisesta.

Liite 1Vakanssin perustamislomake

Toimitusjohtaja Jouko Turto:

EhdotusKiinteistöliikelaitoksen johtokunta päättää perustaa asianhallintavirkailijan työsopimussuhteisen toimen liitteenä olevan vakanssin perustamislomakkeen mukaisesti ensimmäisenä sijoituspaikkana Kiinteistöliikelaitoksen hallintopalvelut -yksikkö.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Asian esitteli hallintojohtaja Jari Lehmussaari.