Johtaja Jukka Laiho 10.12.2015:

Kaupunginjohtaja on päätöksellään 6776-2012 asettanut Henkilöstöjohtamisen sujuvampaa järjestelmätukea kehittävän projektin, jonka seurauksena emokaupungin henkilöstö ottaa SAP HR järjestelmän käyttöön vuoden 2015 loppuun mennessä. Päätöksellä siirtyä käyttämään SAP HR henkilöstöasioiden hoitamiseen, valmistaudutaan muiden päällekkäisiä toimintoja suorittavien ohjelmistojen käytön lopettamiseen. Näitä järjestelmiä ovat Personec ESS sekä Populuksen matkanhallinta.

Kaupunginhallituksen konsernijaostossa on tehty päätös 10409-2015 Konserni- ja omistajaohjauksen kehittämisestä. Tämän päätöksen nojalla ohjataan kaupunkikonsernin jo SAP järjestelmää käyttävät yhtiöt laajentamaan SAP käyttöä ottamalla SAP HR järjestelmän käyttöön.

SAP HR järjestelmän käyttöönotto kaupunkikonsernin yhtiöissä varten pitää asettaa projekti, jonka tehtävänä on SAP HR järjestelmän laajentaminen kaupunkikonsernin yhtiöiden käyttöön, jotka jo käyttävät SAP järjestelmää. Projektin tavoitteena on saavuttaa yhtenäinen keskitetty HR -ratkaisu Turun kaupungin ja kaupunkikonsernien käyttöön ja näin hyödyntää yhteisen tukimallin käyttöä sekä keskitetyn ratkaisun mahdollisuutta kustannusten jakamiseen.

Toiminnallisuudet 

SAP HR järjestelmän käyttöönoton myötä kaupunkikonsernin yhtiöiden käyttöön tulevat henkilöstöhallinnan järjestelmän toiminnallisuudet ovat:

– Koulutus ja osaamisenhallinta (optiona)

– Kehityskeskustelut (optiona)

– Poissaolojen ilmoittaminen, mm. lomat ja sairauspoissaolot

– Organisaatio- ja henkilötietojen hallinta

– Työntekijän ja esimiehen itsepalvelutoiminnot

– Monipuolinen raportointi

– Matkakulujen hallinta

SAP HR käyttöönoton myötä poistuvat seuraavat järjestelmät käytöstä: Personec ESS – itsenäiskäyttöliittymä ja Populus matkahallinta. Optioina olevat toiminnot voidaan ottaa yhtiöissä käyttöön, mikäli yhtiöt katsovat ne tarpeellisiksi. 

Projektiorganisaatio

Projektin omistajana toimii Talousjohtaja Jukka Laiho.

Projektin ohjausryhmänä jatkaa sama ohjausryhmä, joka nimettiin SAP HR projektille emokaupungin käyttöönottovaiheessa, lisättynä nyt asetettavan projektin omistajalla. Yhtiöiden edustus ohjausryhmässä toteutetaan siten, että kyseessä olevan yhtiön käyttöönoton aikaisissa ohjausryhmän kokouksissa kutsuttuina ovat kunkin yhtiön edustajat vuorollaan.

Projektipäällikkönä toimii it-pääsuunnittelija Minna Isotalo It-palveluista.

Projektiin esitetään palkattavaksi kaksi projektisuunnittelijaa ajalle 1.1.2016–31.12.2016.  

Taloudelliset resurssit

Arvioidut henkilöstökustannukset koko ajalle ovat 82.000 €, joka sisältää yhden projektisuunnittelijan palkkakustannukset ja sisäisinä kustannuksina projektipäällikön ja HR -järjestelmäasiantuntijoiden työtä. Lisäksi kaupunki jatkaa yhden projektisuunnittelijan työsuhdetta tukemaan emokaupungin tuotantokäyttöä ja yhtiöiden käyttöönottoa vuoden 2016 ajaksi kuitenkin niin että palkkakustannukset eivät kohdistu yhtiöiden käyttöönottoprojektiin. Projektisuunnittelijan palkkakustannukset kohdistuvat 11603 kustannuspaikalle. Projektisuunnittelija on sisäisin järjestelyin henkilöstöasioiden palvelukeskuksessa ja hänen tehtäviään it-palveluissa hoitaa sijainen.

Toteutuksen ja käyttöönoton arvioidut kustannukset ovat 60.000 € Tieran tarjouksen mukaisesti. Kehittämisen ja järjestelmän räätälöinnin kustannuksia ei vielä voida arvioida vaan kustannukset tarkentuvat yhtiöiden tarpeiden määrittelyn jälkeen.

Lisenssikustannukset tarkentuvat käyttäjälaskennan mukaisesti, ovat enimmillään 300.000€

Jatkuvan ylläpidon kustannukset eivät sisälly projektiin ja realisoituvat järjestelmän tuotantokäytön mukaisesti, henkilömäärään sitoutuen.

Projektin kustannukset laskutetaan yhtiöiltä yhtiökohtaisesti laadittavan tarjouksen mukaisesti toteutuksen ja käyttöönoton osalta, kehittämisen ja räätälöinnin osalta toteutuman mukaisesti.

Projektin tavoiteaikataulu

Projekti alkaa 1.1.2016 ja päättyy 31.12.2016.

Projektin raportointi

Projekti raportoi etenemisestään ohjausryhmälle.

Koska järjestelmämuutos koskee useita strategisia konserniyhtiöitä ja se vaikuttaa yhtiöiltä perittäviin kustannuksiin, tulee yhtiöille antaa tätä hanketta ja SAP HR – järjestelmän käyttöön liittyvä konserniohje. Turun Seudun Rakennustekniikka Oy on irtaantumassa taloushallinnon osalta keskitettyjen tukipalveluiden piiristä, minkä vuoksi sille ei ole tarkoituksenmukaista antaa asiasta sitä koskevaa konserniohjetta.

Varsinaisen päätöksen projektin asettamisesta tekee kaupunginjohtaja.

Oheismateriaali 1SAP HR käyttöönotto konsernin yhtiöissä (diat)

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallituksen konsernijaosto ilmoittaa konserniohjeena, että

Arkea Oy, Turun Seudun Kuntatekniikka Oy, Turun Ammattikorkeakoulu Oy, Turun Kaupunginteatteri Oy sekä

Turun Satama Oy velvoitetaan osallistumaan SAP HR käyttöönotto konsernin yhtiöissä - hankkeeseen liitteenä olevan esityksen mukaisin hinta-arvioin sekä ottamaan uuden järjestelmän käyttöön osana Taitoa Oy:n toimittamia talous- ja henkilöstöhallinnan palveluita.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.