Tilintarkastajan raportti Turun kaupungin tilinpäätöksen 31.12.2021 tilintarkastuksesta
Talouspalveluiden vastuualue, talousjohtaja Valtteri Mikkola, konsernilaskennanpäällikkö Merja Vuorinen ja laskentapäällikkö Jutta Nieminen 13.6.2022:
KPMG Oy Ab, vastuunalaisena tilintarkastajana JHTT, KHT Jorma Nurkkala on jättänyt raportin tilinpäätöksen 2021 tilintarkastuksesta 28.4.2022. Tarkastuslautakunta on lähettänyt tilintarkastusta koskevan raportin kaupunginhallitukselle tiedoksi ja toimenpiteitä varten 24.5.2022 § 52. Toimenpiteistä pyydetään antamaan selvitys tarkastuslautakunnalle 31.10.2022 mennessä.
Selvitykset annetaan ainoastaan kohtiin, joihin sisältyy tilintarkastajan suositus tai joihin tilintarkastaja edellyttää toimenpiteitä.
Talousarvion toteutuminen
Tilintarkastaja kiinnittää huomiota talousarvion noudattamiseen kaupungin toiminnassa ja taloudenhoidossa. Huomiota tulee kiinnittää erityisesti talousarvion muuttamiseen ajantasaisesti toiminnan ja talouden tai määrärahatarpeiden ja tuloarvioiden muuttuessa.
Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:
- Tilintarkastajan suositus perustuu kuntalakiin sekä kaupunginvaltuuston hyväksymiin talousarvion noudattamista koskeviin määräyksiin. Toimielimiä, tilivelvollisia viranhaltijoita sekä määrärahan käytöstä vastaavia henkilöitä muistutetaan, että valtuuston hyväksymää talousarviota tulee noudattaa ja mahdolliset muutokset määrärahatarpeisiin ja tuloarvioihin tulee tilintarkastajan suosituksen mukaisesti tehdä kaupunginvaltuustolle ajantasaisesti tilikauden aikana.
Ongelmaksi kuitenkin jää, että osa loppuvuoden talousarvion sitovien määrärahojen ylityksistä ehtisi valtuuston käsittelyyn vasta talousarviovuotta seuraavan vuoden tammi-helmikuussa, jolloin valtuuston olisi ne joka tapauksessa pakko hyväksyä, koska ylitykset ovat jo tapahtuneet.
- Tuloarvioiden osalta esim. joukkoliikenteen investointien rahoitusosuudet vuodelta 2021 odottavat vielä valtion päätöksiä ja maksatusta. Vuoden 2021 aikana erityisesti koronan tuomat epävarmuudet toimintakulujen ja -tuottojen toteutumaan sekä järjestelmäuudistuksesta johtuva poikkeuksellinen ostolaskutuksen ruuhka ja siitä aiheutuva kirjanpidon toteutuman viive aiheuttivat myös ongelmia ajantasaiseen talousarvion toteutuman seurantaan.
- Vuoden 2023 talousarvion/toimintasuunnitelman laadinnan yhteydessä tullaan tarkistamaan talousarvion noudattamista koskevat ohjeet sekä brutto-/nettobudjetoinnin soveltaminen, esim. joukkoliikenteessä.
Valtionosuuksien perusteet
Tilintarkastaja suosittelee Koski-järjestelmän tietokannan ja raporttien käytettävyyden ja luotettavuuden varmistamiseksi käymään kaikki vanhat virheet läpi ja kuittaamaan ne käsitellyiksi Koski-järjestelmässä. Jatkossa virheet tulee käydä läpi säännöllisesti, selvittää syyt ja kuitata Koski-järjestelmässä.
Edelleen tilintarkastaja suosittelee, että Turun kaupungilla tehtäisiin tarkastusta valtionosuuslaskemiin ja verrattaisiin rahoitusta edelliseen vuoteen sekä selvitettäisiin, mistä eroavaisuudet johtuvat vuosien välillä dokumentoidusti oppilastietojen ja valtionosuuksien oikeellisuuden varmentamiseksi.
Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:
- Tilintarkastajan suositus on aiheellinen. Myös Kuntaliitto on korostanut Koski-tietokannan ajantasaisuuden merkitystä valtionosuuslaskennassa.
- Kasvatus- ja opetustoimen palvelukokonaisuuden johdon tulee painottaa koulujen rehtoreille Koski-järjestelmän tietojen oikeellisuutta, jotta valtionosuuksien laskentaperusteet ovat oikein ja huolehtia, että järjestelmän käyttäjiä opastetaan valtionosuustietojen kirjaamisessa ja virheiden korjaamisessa säännöllisesti.
- Kasvatuksen ja opetuksen johtoryhmä arvioi ja tarkastaa Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) rahoitusraporttien ja päätösten tultua, että siinä olevat valtionosuudet vastaavat oikeata suuruusluokkaa ja tasoa.
- Lisäksi OKM:n valtionosuuslaskelmien vertailu edellisiin vuosiin järjestetään talousohjauksen suunnittelusta seurantaan prosessin toimesta. Poikkeamista raportoidaan kasvatuksen ja opetuksen johdolle. Havaintojen perusteella kasvatuksen ja opetuksen johto tekee tarvittavat toimenpiteet.
Havainnot tilinpäätöksen tarkastuksesta
Myyntisaamiset ja niiden ikäjakauma
Tilintarkastaja suosittelee, että myyntireskontra täsmäytetään kuukausittain kirjanpitoon ja täsmäytykset dokumentoidaan kirjaamalla täsmäytyksen suorittaja ja suorituspäivä. (Kirjanpitolautakunnan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 20.4.2021)
Edelleen tilintarkastaja suosittelee, että myyntisaamisten ikäjakauma raportti ajetaan säännöllisesti esim. seuraavilla päivämäärä väleillä alle 30pv/31-60pv/60–90 pv/yli 90 pv erääntyneet.
Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:
- Myyntireskontran toimintatapaa muutetaan tilintarkastajan ehdottamalla tavalla ja lisätään täsmäyttäjän nimi ja päivämäärä jatkossa myös täsmäytysdokumentteihin.
- Tilintarkastajan edellyttämä raportti on saatavissa SAP S/4HANAsta GUIn puolelta, ja sen nostamista ja perusteluita Fioriksi arvioidaan kuluvan vuoden aikana tarvittaessa yhdessä tilintarkastajan kanssa.
Maksuliikenneprosessi, pankkitilitapahtumat ja pankkitilien täsmäytykset
Tilintarkastaja suosittelee, että Turun kaupungille laaditaan oma maksuliikenneprosessikaavio kontrollipisteineen. Täsmäyttäessään pankkitilien saldot ulkopuolisiin vahvistuksiin 31.12.2021 tilanteessa, havaittiin tarkastuksessa, että vuoden 2021 debet/kredit saldoja ei ollut täsmäytetty tiliotteen mukaisiin panoihin ja ottoihin.
Edelleen tilintarkastaja suosittelee, että tiliotteiden panot ja otot täsmäytetään kirjanpidon debet/kredit saldoihin kuukausittain ja erot selvitetään dokumentoidusti.
Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:
- Maksuliikenteen prosessikaavio päivitetään vastaamaan Turun kaupungin prosessia kontrollipisteineen.
- Tiliotteiden panot ja otot täsmäytetään kirjanpidon tasetilien debet/kredit saldoihin tarkoituksenmukaisella tavalla ja erot selvitetään dokumentoidusti.
Toimeksiantojen varat ja pääomat
Tilintarkastaja suosittelee varmistamaan, että lahjoitusrahastojen varat ja pääomat kirjataan Kuntakilan taseyleisohjeen mukaisesti.
Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:
- Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston antamassa taseen yleisohjeessa ja Aura- käsikirjassa on ohjeistettu Lahjoitusrahaston tapahtumien kirjaukset. Tilinpäätöksessä Lahjoitusrahaston taseen muutokset peruskaupungille kirjataan Lahjoitusrahaston varoihin (tili 144000) ja pääomiin (tili 232500) riippuen siitä, miten kirjaukset Lahjoitusrahastossa on toteutettu.
Ostovelat ja niiden ikäjakauma
Tilintarkastaja suosittelee, että tehdyt täsmäytykset dokumentoidaan kirjaamalla täsmäytyksen suorittaja ja suorituspäivä. (Kirjanpitolautakunnan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 20.4.2021) ja että ostovelkojen ikäjakauma raportti ajetaan esim. seuraavilla päivämäärä väleillä alle 30pv/31-60pv/60–90 pv/yli 90 pv.
Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:
- Sarastian ostoreskontran toimintatapaa muutetaan tilintarkastajan ehdottamalla tavalla ja lisätään täsmäyttäjän nimi ja päivämäärä jatkossa myös täsmäytysdokumentteihin.
- Tilintarkastajan edellyttämä raportti on saatavissa SAP S/4HANAsta GUIn puolelta, ja sen nostamista ja perusteluita Fioriksi arvioidaan kuluvan vuoden aikana tarvittaessa yhdessä tilintarkastajan kanssa.
Muut tilintarkastajan raportoimat asiat
Palkanmaksuprosessin ja palkka-aineiston tarkastuksen osalta tilintarkastaja suosittelee, että palkka ‐aineiston maksatusajoissa otetaan käyttöön hyväksyntäkontrolli tai tarkastukset/täsmäytykset tehdään dokumentoidusti. Lisäksi suositellaan, että palkka-aineiston sähköinen hyväksyntä otetaan käyttöön koko kaupungissa.
Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:
- Kaikki palkka-aineisto on hyväksytty järjestelmissä ennen palkka-aineiston maksatusajoa lähijohtajien toimesta (esim. työsopimukset, virkamääräykset, poissaolot). Lisäksi tarvittavat palkankorotukset perustuvat tehtyihin päätöksiin. Lähijohtaja on hyväksynyt myös ennen palkka-ajoja esim. ylityömääräykset lähettämällä palvelupyynnön Sarastian asiointiportaaliin. Näiden seikkojen johdosta tämän on katsottu olevan riittävä kontrolli palkanmaksun etukäteishyväksynnässä. Palkka-aineistosta muodostuvan pankkiaineiston hyväksyntä ennen maksupäivää ei ole aikataulullisesti mahdollista lähijohtajien toimesta. Palkkojen sähköinen jälkihyväksyntä on käytössä Turun kaupungilla ja sitä kehitetään edelleen.
Muistiotositteiden osalta tilintarkastaja suosittelee varmistamaan, että muistiotositteiden liitteenä on kirjauksen perusteet todentavat liitteet. Muistiotositteiden osalta on hyvän kirjanpitotavan mukaista, että tositteen sisällöstä käy selkeästi ilmi, millä oletuksilla ja laskentasäännöillä tositteen luvut on laskettu. (Kirjanpitolautakunnan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 20.4.2021).
Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:
- SAP S/4HANA-järjestelmäpäivityksen yhteydessä ja käyttöönoton jälkeen henkilöstölle on järjestetty koulutuksia muistioiden laadinnasta. Koulutuksissa on korostettu ja tullaan korostamaan, että pääsääntöisesti muistiotositetta ei pitäisi hyväksyä, ellei siihen ole liitetty tausta-aineistoa, josta kirjaus- ja tai laskentaperuste käy ilmi.
- Sarastian laatimista muistiotositteista on sovittu, että SA-muistioiden tositesarjan aukottomuus varmistetaan ohjelmasta saatavalla listauksella.
Antolainojen vastavakuuksien osalta tilintarkastaja suosittelee, että yhtiö toimittaa aina vastavakuuden lainan noston yhteydessä. Lisäksi suositellaan, että antolainoja koskevissa päätöksissä otetaan kantaa kuntalain 129 §:ssä todettuihin asioihin: ”Kunnan myöntämä laina, takaus tai muu vakuus ei saa vaarantaa kunnan kykyä vastata sille laissa säädetyistä tehtävistä. Kunta ei saa myöntää lainaa, takausta tai muuta vakuutta, jos siihen sisältyy merkittävä taloudellinen riski.” Lisäksi päätöksissä on tarpeen ottaa huomioon säännökset kielletystä valtiontuesta.
Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:
- Vastavakuuden toimittaminen lainan noston yhteydessä ei ole aina mahdollista, koska osa kohteista on vasta rakennusvaiheessa ja esim. kiinteistökiinnityksiä ei vielä ole edes olemassa.
- Myöntäessään antolainoja tytäryhteisöilleen konserniohjeiden mukaisesti, kaupunki ottaa päätöksissään huomioon kuntalain 129 § kohdan ja valtiontukisääntelyyn liittyvät asiat. Kyseiset lainkohdat huomioidaan muun muassa vaatimalla lainoille riittävät ja kattavat vastavakuudet heti kun se teknisesti on mahdollista sekä hinnoittelemalla lainat markkinaehtoisesti. Vastavakuuden toimittaminen lainan noston yhteydessä ei ole aina mahdollista, koska osa kohteista on vasta rakennusvaiheessa ja esim. kiinteistökiinnityksiä ei vielä ole edes olemassa.
- Myöntäessään antolainoja tytäryhteisöilleen konserniohjeiden mukaisesti, kaupunki ottaa päätöksissään huomioon kuntalain 129 § ja valtiontukisääntelyyn liittyvät asiat, mutta ei katso niiden kertaamisen erikseen jokaisessa yksittäisessä lainapäätöksessä tarpeelliseksi. Kyseiset lainkohdat huomioidaan muun muassa vaatimalla lainoille riittävät ja kattavat vastavakuudet sekä hinnoittelemalla lainat markkinaehtoisesti. [VM1] [NJ2]
Vuoden 2021 tilinpäätöksen osalta tilintarkastaja suosittelee, että tilintarkastajan tulee saada tilinpäätöskirja tarkastettavaksi hyvissä ajoin ennen kuin se hyväksytään hallituksessa, jotta siihen voidaan tehdä tarvittaessa korjauksia.
Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:
- Kuntalain 113 § mukaan ”Kunnanhallituksen on laadittava tilikaudelta tilinpäätös tilikautta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä ja annettava se tilintarkastajien tarkastettavaksi.”
- Tilinpäätöskirja sisältää toimintakertomuksen, talousarvion tavoiteosan, laskelmaosan (emo + konserni) sekä liitetiedot. Konsernitilinpäätös valmistuu maaliskuun puolivälissä, jonka jälkeen työstetään tilinpäätöskirjan konsernia koskevat kappaleet sekä laskelmat. Lopullinen tilinpäätöskirja kaikkine osineen voidaan käytännössä koota kaupunginhallituksen kokousta edeltävällä viikolla, kun tilinpäätös tuodaan kaupunginhallituksen esityslistalle. Tänä vuonna tilinpäätöskirjan kokonaisuus valmistui 23.3.2022 ja kh:n kokouspäivä oli 28.3.
- Emon laskelmia ja siihen liittyvää aineistoa on mahdollista aloittaa tarkastamaan helmikuun puolivälin jälkeen, jolloin annetaan ennakkotieto kaupungin tuloksesta kaupungin tilinpäätösaikataulun mukaisesti. Tilinpäätöskirjaan myöhemmin liitettäväksi tulevaa aineistoa on saatavissa tilitoimistolta (Sarastia) tilintarkastajan käyttöön tilinpäätöksen eri osien suunnitellun valmistusaikataulun mukaisesti, ellei erityisistä syistä tule viivästyksiä.