Tarkastusjohtaja Tuula Weckman:

Toiminta ja henkilöstö

Kuntalain (410/2015) mukaan kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista tulee päättää valtuustossa. Turun kaupunginvaltuusto päätti perusteista 16.6.2014 (§ 99). Perusteilla ohjataan sitovasti kaupunginhallitusta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisessa ja järjestämisessä. Kaupunginhallituksen ohella lautakunnat vastaavat omien tehtäväalueidensa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, jolloin toimeenpanovastuu on ko. tehtäväalueen johtavalla viranhaltijalla. Perusteissa todetaan edelleen, että sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta tehdään vuosittain itsearviointi, jonka perusteella lautakunnat ja yhteisöjen hallitukset hyväksyvät omilta vastuualueiltaan selonteon ja riskiarvion.

Sisäinen tarkastus avustaa kaupunginhallituksen alaisuudessa kansliapäällikköä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanon arvioinnissa ja kehittämisessä.

Kaupunkikonsernin eri yksikköjen tarkastukset käsittävät hallinnon, talouden ja toiminnan edellyttämien valvontamekanismien toimivuuden arvioinnin.

Sisäisen tarkastuksen henkilöstön lukumäärä kuusi henkilöä vuonna 2021. Tehtävänimikkeet ja vastuualueet olivat seuraavat: 

Kalenterivuoden työajasta noin 70 % käytettiin tarkastuksiin, sisäisen valvonnan kehittämiseen, toteutettavien tarkastusten suunnittelemiseen ja koulutuksiin sekä kouluttamiseen. Kaupungin sisäisessä käytössä tammikuusta 2020 ollut vihjekanava avattiin EU-direktiivin mukaisesti kaupungin kaikkien sidosryhmien käyttöön joulukuussa. Vuoden 2021 aikana tulleiden erilaisten vihjeiden kappalemäärä oli noin 50. Kotimaisen ilmoittajansuojelulain valmistuminen on viivästynyt, joten vihjekanavan toimintatapaan tullaan tekemään tarvittavat muutokset, kun lain sisältö on tiedossa ja se on hyväksytty eduskunnassa.

Tarkastukset

Kalenterivuoden aikana tehtävät tarkastukset perustuvat toimintasuunnitelmaan, joka laaditaan seuraavaa vuotta edeltävän syksyn aikana siten. Suunnitelmaluonnos viedään kansliapäällikön käsiteltäväksi viimeistään kunkin vuoden tammikuussa. Tarkastukset suunnitellaan toimialoittain toimialan johdon kanssa käydyn keskustelun jälkeen. Tarkastushavaintoja hyödynnetään kaupungin toimintakertomukseen laadittavan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteon taustamateriaalina, kuten myös palvelukokonaisuuksien, muiden yksiköiden ja tytäryhteisöjen vuosittain laatimia sisäisen valvonnan itsearviointeja.

Sisäisen valvonnan arvioinnin painopiste siirtyi 2010-luvulla voimakkaasti kaupunkikonsernin kaikkien toimintojen valvonnan arviointiin. Syynä tähän oli osin nykyisen kuntalain konserniajattelua painottava näkökulma, osin kaupungin tytäryhteisöjen lukumäärän kasvu. Riittävän kokonaiskuvan saaminen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta eri yksiköissä edellyttää tietoa sekä peruskaupungin että tytäryhteisöjen soveltamista sisäisen valvonnan menetelmistä. Tästä syystä tarkastusaiheet on pyritty teemoittamaan siten, että samaa aihealuetta koskeva tarkastus tehdään järjestelmällisesti niin, että se kattaa peruskaupungin palvelukokonaisuudet. Tytäryhteisöjen valvontamenetelmien järjestelmällinen läpikäynti kaupunkitason tarkastusaiheiden puitteissa on toimiston keskipitkän aikavälin tavoite. Tytäryhteisöjen sisäisen valvonnan tarkastukset suoritetaan edelleenkin joko kaupunginjohtajalta saadun määräyksen perusteella tai sopimalla tarkastuksesta tytäryhteisön johdon kanssa.

Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan vuonna 2015 hyväksytyn ohjeen hyväksymisen nojalla on tytäryhteisöjen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanon arviointia pyritty sisällyttämään toimiston työohjelmaan käytettävissä olevien resurssien puitteissa. Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan yllä mainittu ohje päivitettiin kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi vuoden 2021 lopussa ja se hyväksyttiin kaupunginhallituksessa 7.2.2022.

Sisäisen valvonnan toimeenpanon arvioinnissa tavoitteena olevan prosessimaisen toimintatavan vakiinnuttamista hidastavat organisaatiomuutokset ja prosessikuvausten puute tai se, että kuvaukset voivat olla vanhentuneita. Sisäisen valvonnan toimivuuden tai sen mahdollisten aukkojen arviointi vaatii tästä syystä paljon taustaselvittelyjä. Taustaselvittyjä ohjaamaa on laadittu sisäisen valvonnan toimivuuden arvioinnissa hyödynnettäviä valvontamatriiseja palvelualueittain. Vuonna 2020 aloitettu työ eteni vain vähän vuonna 2021 kaupungin taloushallinnon sap-järjestelmän uusimisen ja sen edellyttämän koulutuspanoksen vuoksi.

Tarkastushavaintojen raportointi

Raporttiluonnokset havaintoineen ja johtopäätöksineen toimitetaan kommentoitavaksi tarkastettuun kohteeseen, minkä jälkeen ne käsitellään tarkastusjohtajan ja kansliapäällikön yhteisessä palaverissa. Kansliapäällikön hyväksymät tarkastusraportit ja niiden perusteella mahdollisesti tehdyt päätökset lähetetään tiedoksi ja/tai toimenpiteitä varten tarkastetun toiminnon vastuuhenkilöille sekä palvelukokonaisuuden johdolle. Tytäryhteisöjä koskevien tarkastuksien raporttien käsittelystä sovitaan tapauskohtaisesti.

Tarkastushavaintojen ja niiden perusteella annettujen suositusten toteuttaminen pyritään läpi vuoden sisällä varsinaisen tarkastuksen jälkeen. Jälkitarkastuksen avulla pyritään varmistumaan siitä, että annetut suositukset on käsitelty ja huomioitu asianmukaisesti.

Tarkastukset 2021

Vuoden 2021 aikana valmistui yhteensä 39 tarkastus- tai jälkitarkastusraporttia tai muuta selvitystä. Tarkastukset jakautuivat seuraavasti:

Kaikki palvelukokonaisuudet kattavasta tarkastuksesta kirjoitetaan raportit palvelukokonaisuuksittain sekä erillinen yhteenveto kaupungin ylimmälle johdolle.

Konsernihallintoon kohdennettuihin tarkastuksiin sisältyy suurelta osin tietosuojaa ja -turvaa koskevista tarkastuksista.

Vuoden 2021 merkittävimmät tarkastushavainnot koskivat seuraavia asioita:

• organisaatio- ja johtamisjärjestelmän muutos edellyttää valvontakeinojen peruskartoitusta palvelualueittain
• sisäisen valvonnan toimeenpanon dokumentaation säilytysaikaa ja -tapaa
• henkilöstön vaihtuvuuden ja rekrytointiongelmien vaikutusta tavoitteiden saavuttamiseen
• asiakkaisiin vaikuttavien päätöksien vaikutusten arviointia ja sen perusteella toiminnan kehityssuunnasta päättämistä ja toiminnan kehittämistä
• asiakassuunnitelmien laatimista
• ostopalvelujen tuottajien valvonnan resursseja ja kokonaiskustannuksien kehittymisen seurantaa
• käteistulojen seurantaa
• sap-käyttövaltuushallintaa
• tietojärjestelmähankintojen riskien ja vaikutusten arviointia
• tietosuojan huomiointia uusien teknologioiden käyttöönotossa
• irtaimiston hallintaa ja rekistereiden ajantasaisuutta
• ulkopuolisten palveluntuottajien ja kaupungin välisen valvonnan vastuunjaon määrittelyä

Tarkastustoiminnan arviointi ja kehittäminen

Tarkastuksien perusteella annettujen suosituksien toteutumista on seurattu jälkitarkastuksien yhteydessä lasketun toteumaprosentin avulla. Toteuma on vaihdellut vuosittain noin 70 – 80 %:n välillä, mikä tarkastuksien vaikuttavuuden mittarina on kohtuullisen hyvä arvo. Vuonna 2021 suositusten toteuman keskiarvo oli 68 % (64 % vuonna 2020) kaikista valmistuneista jälkitarkastuksista laskettuna. Suosituksien toteuman keskiarvon laskun merkittävä syy on se, että ulkopuolisten palveluntuottajien – esimerkiksi Sarastia ja Tiera – toimintaan liittyviä suosituksia ei välttämättä saada toteutettua edes osittain.

Tarkastustoiminnan kehittämisen painopisteeksi vuonna 2021 oli suunniteltu toimistorobotiikka ja -automatiikka sekä tarkastusprosessia tukevan sähköisen työkalun hankinta ja käyttöönotto. Sähköisen työkalun hankintaprojekti saatiin päätökseen kesällä 2021, minkä jälkeen päästiin aloittamaan hankittavaksi päätetyn työkalun – Graniten sisäisen tarkastuksen moduulin - muokkaaminen tarkastustoimintaan soveltuvaksi. Muokkaamisen jälkeen työkalua pilotoitiin vuoden loppupuolella ja se otetaan käyttöön kaikissa tarkastuksissa vuoden 2022 alusta.

Toiminnan kehittämiselle asetti edelleenkin omat rajoituksensa vuoden 2020 alkupuolella Suomeen levinnyt covid-19 -epidemia, mistä syystä kaikki tarkastajat siirtyivät etätyöhön maaliskuusta 2020 lähtien. Etätyö jatkui käytännössä koko vuoden 2021. Vuoden ensimmäisen puoliskon työajasta käytettiin työntekijäkohtaisesti huomattava osa työajasta SAPin S/4-version käyttökoulutuksiin, joihin kaikki työntekijät osallistuivat aktiivisesti.

Covid-19 -epidemian mahdollisesti laantuessa vuoden 2022 aikana tulee osaamisen kehittämisen painopisteenä olemaan aiemmin suunniteltu toimistorobotiikka. Siihen panostamalla voidaan toimiston hallinnollisia rutiinitöitä virtaviivaistaa ja tehostaa, mikä onkin jo osittain saavutettu siirtymällä aktiiviseen SharePoint-sovelluksen käyttöön vuoden 2022 alusta. Lisäksi toimistossa laadittava kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteko tullaan siirtämään vuonna 2022 laadittavaksi Graniten selonteko-moduulilla, mikä vähentää selonteon laatimiseen käytettävää aikaa ja ennen kaikkea helpottaa sen laatimista kaikissa kaupungin toiminnoissa.  

Kehityskeskustelut

Kehityskeskustelut käydään vuosittain SAP-hr avusteisesti koko henkilökunnan kanssa.

Talousarvio

Vuoden 2021 talousarvion toteuma oli noin 388.000 euroa (per 7.1.22). Toiminnan määrärahat olivat reilut 472.000 euroa. Määrärahojen alittumisen syynä olivat suunniteltua matalammat henkilöstökulut pitkäaikaisen poissaolon vuoksi.

Toimiston henkilöresursseja on 2010-luvulla vähennetty noin kolmasosalla, koska suurimpaan osaan vapautuneista vakansseista on jäänyt täyttämättä. Työtehtäviä on tästä syystä järjestelty uudelleen käytettävissä olevien henkilötyövuosien sekä osaamisen puitteissa, mikä on tarkoittanut myös osaamisvaatimusten ja tehtävien vaativuuden kasvua kaikkien työntekijöiden osalta.

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

EhdotusKaupunginhallitus merkitsee yhteenvedon sisäisen tarkastuksen toiminnasta vuonna 2021 tiedoksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Asian esitteli pormestari Minna Arve.