Omistajaohjausjohtaja Jarkko Virtanen ja tapahtumakoordinaattori Kimmo Hyyppä 26.1.2022:

Taustaa

Turun kaupunki on ollut The Tall Ships Races purjehdustapahtuman isäntäsatamana neljä kertaa vuosina 1996, 2003, 2009 ja 2017. Vuonna 2011 järjestettiin Euroopan kulttuuripääkaupunkivuoden kunniaksi The Culture Tall Ships Races Regatta.

Vuodelle 2021 Turku sai isäntäsataman oikeuden Pietarin kaupungin vetäydyttyä tapahtumasta ja sopimus Sail Training International Limited kanssa solmittiin toukokuussa 2020. Covid-19 pandemian vuoksi tapahtuma jouduttiin peruuttamaan kaupunginhallituksen päätöksellä 31.5.2021 § 262. Samassa yhteydessä kaupunginhallitus kuitenkin päätti, että Turun kaupunki on edelleen kiinnostunut tapahtuman järjestämisestä lähitulevaisuudessa.

Turun hakemus vuodelle 2021 on toiminut sellaisenaan uutena hakemuksena vuodelle 2024. Turku on maailmanlaajuisesti yksi merkittävimmistä ja aktiivisimmista Tall Ships Races -satamista. Sail Training International Ltd on syksyn 2021 aikana ollut yhteydessä kaupunkiin ja ilmoittanut, että kaikki vuoden 2021 peruuntuneet isäntäsatamat on valittu vuoden 2024 purjehdusreitille Itämerellä. Isäntäsatamina toimisivat siten Klaipeda, Tallinna, Turku, Maarianhamina ja Szczecin. Näiden lisäksi Suomesta uutena satamana on valittu Helsinki. Turussa tapahtumapäivät ovat 18.- 21.7.2024. Turku toimii tällä kertaa maali- ja lähtösatamana siten, että alukset saapuvat Turkuun Tallinnasta ja lähtevät Turusta edelleen Maarianhaminaan.

Valmistelut vuoden 2024 tapahtumaa varten voidaan käynnistää nopeasti ja hyödyntää vuoden 2021 suunnittelua sekä jo toteutettuja toimenpiteitä. Valmisteluaikataulu mahdollistaa siten mm. markkinointitoimenpiteiden ajoittamisen pidemmälle aikavälille. Turku on ehtinyt jo solmia muutamia sopimuksia tapahtuman kumppaneiksi kesälle 2021, jolloin myös näitä sopimuksia ja neuvotteluja voidaan hyödyntää edelleen kumppanisopimusten uudistamiseksi.

Sopimus ja kustannukset

Turun kaupungin ja Sail Training Internationalin välistä kaupunginhallituksen keväällä 2021 hyväksymää sopimusta on uudistettu lähinnä peruutuspykälien osalta. Tapahtumien mahdollinen peruuntuminen pandemian aikaisessa ja jälkeisessä maailmassa on tunnistettu edelleen mahdolliseksi riskitekijäksi.

Kaupunginhallitus tekisi tässä vaiheessa päätöksen tapahtuman järjestämisestä niillä ehdoin kuin tapahtuman tavaramerkin omistava Sail Training International Ltd. on satamasopimuksessa (Host Port Contract) ja sen liitteenä olevassa tehtäväohjeessa (Host Port Manual) edellyttänyt. Sopimukseen sisältyy taloudellisia velvoitteita, kuten satamamaksu (Port Fee), jolla ostetaan tapahtuman oikeudet ja nimen käyttöoikeus.

Sopimuksessa sitoudutaan erilaisiin tapahtumajärjestelyihin liittyviin toimintoihin. Lisäksi suunnitelmassa ja talousarviossa varaudutaan toimenpiteisiin, joilla varmistetaan yleisövirtoja, tuloja ja aluetaloudellisia vaikutuksia. Kaupunginhallitukselle esitetään varattavaksi erillismääräraha, jonka puitteissa tapahtuma tulee saada toteutettua. Tapahtuman satamamaksusta (£156.500) järjestäjä on myöntänyt 10 % alennuksen niille satamille, joiden osalta tapahtuma peruuntui vuonna 2021. Turun kaupungin satamamaksuksi jää siten £140.850, josta ensimmäinen maksuosuus (£35.212,50) erääntyy 30 vuorokautta sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen.

Vuodelle 2021 tehty määrärahavaraus tapahtuman kustannuksiin oli 1.836.960 euroa. Kyseinen talousarvio on tehty aiempien tapahtumien toteutumatietojen pohjalta ja kustannuksissa otettiin huomioon turvallisuuteen liittyvät pandemian aiheuttamat erillistoimenpiteet. Vuoden 2024 tapahtuman toteuttamiseksi esitetään vastaavan suuruista varausta.

Tapahtuma tuottaa kaupungille myös tuloja, jotka tulevat vähentämään kokonaiskustannusta. Tuloja tapahtumalle muodostuu mm. kumppanisopimuksista, myyntipaikkojen vuokrasta, ravintolamyynnin litrakorvauksista, nuorten purjehtijoiden omavastuuosuuksista ja iltakonserttien ulkoistamisesta. Tulonmuodostuksessa on potentiaalia, jolla on mahdollista vaikuttaa nettokustannusten lopputulemaan. Myös alusmäärä vaikuttaa merkittävästi kustannuksiin, mutta tieto siitä on lopullisesti saatavissa vasta keväällä 2024. Suurten A-luokan alusten osallistuminen nostaa tai laskee kustannuksia satamatoimintojen, miehistöpalveluiden ja luotsauksen osalta.

Organisoituminen

Tapahtuman valmisteluun tulisi nimetään jo alkuvaiheessa valmisteluryhmä seuraavasti:

Omistajaohjausjohtaja Jarkko Virtanen (Port Committee, puheenjohtaja)

Tapahtumakoordinaattori Kimmo Hyyppä (projektipäällikkö)

Suhdetoimintakoordinaattori Sari Haavisto (projektikoordinaattori)

Viestintäjohtaja Saara Malila (markkinointi ja viestintä)

Operatiivinen johtaja Antti Pekanheimo (Turun Satama Oy, satamatoiminnot)

Tapahtuman paikallinen järjestelyorganisaatio koostuu eri alojen jaoksista (hallinto-, markkinointi- ja viestintä-, maa- ja liikennejaos, talous- ja lakijaos sekä meri- ja turvallisuusjaos). Jaosten kokoonpano asetetaan lähempänä tapahtuman ajankohtaa kansliapäällikön päätöksellä.

Liite 1Tall Ships Races International Ltd. Host Port Contract 

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

EhdotusKaupunginhallitus oikeuttaa kansliapäällikön allekirjoittamaan Turun kaupungin puolesta liitteen 1 mukaisen sopimuksen vuoden 2024 The Tall Ship Races Turku tapahtuman järjestämiseksi 18. - 21.7.2024.

Sopimuksen velvoitteiden toteuttamiseksi varataan talousarvion yhteydessä 1.836.960 euron erillismääräraha siten, että vuoden 2022 osalta suoritettava £70 425 satamamaksu ja muut mahdolliset valmistelukustannukset maksetaan kustannuspaikalta 14200 KH/Omat suurtapahtumat tilastolliselta tilaukselta 2100001 KH/Tall Ships Races.

Lisäksi kaupunginhallitus nimeää tapahtumaan valmisteluryhmän:

omistajaohjausjohtaja Jarkko Virtanen (Port Committee, puheenjohtaja),

tapahtumakoordinaattori Kimmo Hyyppä (projektipäällikkö),

suhdetoimintakoordinaattori Sari Haavisto (projektikoordinaattori),

viestintäjohtaja Saara Malila (markkinointi ja viestintä) sekä

operatiivinen johtaja Antti Pekanheimo (Turun Satama Oy, satamatoiminnot).

PäätösEhdotus hyväksyttiin.