Hankintapalvelut, projektipäällikkö Pekka Lång ja sähköisen säilytysjärjestelmän asiantuntijat, 17.9.2021:

Turun kaupungin hankintapalvelu on pyytänyt tarjouksia Turun kaupungin käyttöön hankittavasta sähköisestä säilytysjärjestelmästä 30.9.2025 päättyvälle sopimuskaudelle.

Määräaikaisen sopimuksen päättymisen jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot (JIT 2015) - Erityisehtoja palveluista (JIT 2015 -Palvelut) kohdan 9 mukaisin irtisanomisehdoin.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnan kokonaisarvo ilman arvonlisäveroa on 600000 €.

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi 24.6.2021 HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa EU:n laajuisesti.

Tarjouspyyntöön esitettiin kysymyksiä määräaikaan 13.8.2021 ja tarjouspyyntö oli korjaustilassa 20.8.2021. Kysymykset ja vastaukset siirrettiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaaliin 21.8.2021.

Annettuun määräaikaan 31.8.2021 klo 11.00, mennessä saatiin kolme (3) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta: Disec Oy, Telia Finland Oy ja Visma Consulting Oy:ltä.

Hankinnan kuvaus:

Hankinnan kohde on Turun kaupungin digitaalisten tietoaineistojen (asiakirjat, rekisterit ja muu aineisto metatietoineen) säilyttämiseen ja tietopalveluun soveltuva järjestelmä.

Järjestelmä mahdollistaa useiden erillisten loogisten aineisto- kokonaisuuksien tallentamisen, säilyttämisen, hallinnoinnin ja käyttämisen. Esimerkkejä kokonaisuuksista ovat tehtäväluokkakohtaiset ja/tai muulla perusteella (muun

muassa käyttötapa, alkuperä, omistaja, sisältö) rajatut säilytyskokonaisuudet.

Säilytettävä aineisto voi olla sähkösyntyistä tai digitoitua, ja säilytysjärjestelmässä voidaan hallita aineiston koko säilytyksenaikainen elinkaari. Aineistot pysyvät säilytysjärjestelmässä säilytyksen aikana muuttumattomina ja todistuskelpoisina. Aineistosta voidaan tehdä monipuolisia hakuja, ja sitä voidaan koostaa julkaistaviksi ja jaettavaksi järjestelmän kautta. Aineistot voidaan hävittää (tuhota) järjestelmästä, kun niille määritelty säilytysaika umpeutuu tai siirtää pitkäaikaissäilytykseen esimerkiksi kansalliseen pitkäaikaissäilytys- tai arkistopalveluun.

Järjestelmässä tulee huomioida kansalliset pitkäaikaissäilytyksen ja tiedonhallinnan standardit. Kansallisista normeista Kansallisarkiston SÄHKE2-normi on arkistolain mukaan velvoittava. Säilytysjärjestelmän tulee olla SÄHKE2-sertifioitu.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjoajien kelpoisuus ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Ehdokkaiden kelpoisuuden arvioinnin tarkoituksena on selvittää ehdokkaan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioidaan tarjouspyynnössä ehdokkaille asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta, sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia vaatimuksia. Ehdokkaat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta. Hankintalain 86 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia, joilla varmistetaan, että ehdokkailla on tarvittavat henkilöstö- ja tekniset voimavarat ja kokemus hankintasopimuksen toteuttamiseksi hankintayksikön edellyttä-

mällä tasolla.

Kaikki tarjoajat täyttävät asetetut kelpoisuusvaatimukset.

Tarjousten hintavertailu ja tarjouksen valinta:

Annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

1. Hinta, enimmäispisteet 40 p

Kaavalla: Pienin annettu arvo/tarjottu arvo * maksimipisteet 40 p

Tarkemmat hintapisteet tarjouspyynnön hankinnan kohteen kriteeristössä.

2. Laatu, enimmäispisteet 60 p

Kaavalla: Tarjottu arvo / suurin tarjottu arvo * maksimipisteet 60 p

Tarkemmat laatupisteet tarjouspyynnön hankinnan kohteen kriteeristössä.

Hintavertailussa käytetyt volyymit ovat arvioita eivätkä sido tilaajaa määräostoon. Vertailu tehty tarjouksessa ilmoitetuilla arvoilla.

Liite 1; Projektisuunnitelman ja hankintakuvauksen laatupisteet

Halvimman kokonaistarjouksen jätti Disec Oy.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön (kv 17.5.2021 § 103) 70 §:n 2 momentin mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista ja niitä koskevista puitejärjestelyistä sekä määrää hankintaan ja tilaamiseen oikeutettuja sitovasti ne hankintapaikat, joista hankintaan ja tilaamiseen oikeutetut saavat tehdä hankintoja. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen (kp 6.7.2021 § 163) 12 §:n 6 momentin mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari

Päätös          Päätän, että Turun kaupungin sähköisen säilytysjärjestelmän palveluntuottajaksi valitaan 30.9.2025 päättyvälle sopimuskaudelle Disec Oy tarjotuin hinnoin ja alennuksin sekä muutoin tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Määräaikaisen sopimuksen päättymisen jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot (JIT 2015) - Erityisehtoja palveluista (JIT 2015 -Palvelut) kohdan 9 mukaisin irtisanomisehdoin.

Hankintalain 80 §:n tai 81 §:n mukaisesti tarjoajaksi hyväksytty ehdokas voidaan kuitenkin sulkea tarjouskilpailusta myöhemminkin tarjouskilpailun aikana hankintayksikön saatua tiedon poissulkemisen perusteesta.

          Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saa-

nut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, valitusosoituksen ja muut oheisasiakirjat tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintayksikkö ei sitoudu mihinkään hankintamäärään tai -arvoon.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätietoja: projektipäällikkö Pekka Lång p. 040 6350 534.