Kaupunginlakimies Riikka Lehtimäki 8.6.2021:

Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksessä 2.6.2021 § 97 on päätetty hallinnon järjestämisestä konsernihallinnossa ja tilapalveluiden toimivallasta.

Hallinnon järjestämispäätöksen 4 luvun 8 §:n mukaan kansliapäällikkö vastaa talouden järjestämisestä kuten määrärahojen käytöstä hallintosäännön ja talousarvion asettamissa puitteissa. Kansliapäällikkö tekee vuosittain päätöksen kustannuspaikkojen käyttövaltuuksista kaupunginhallituksen budjetin asettamissa rajoissa. Tilin käyttöön oikeutetut voivat käyttää kustannuspaikan määrärajoja ja tehdä kaupungin puolesta sopimuksia ja sitoumuksia osoitetun määrärahan ja tässä hallinnonjärjestämispäätöksessä asetetuissa rajoissa.

Tällä perusteella määräytyvät tilapalveluiden toimivaltuudet.

Hallinnon järjestämispäätöksen 6 luvun 14 §:n mukaan tilapalvelujohtajan erityiseen toimivaltaan konsernihallinnossa ja koko kaupungin tasolla kuuluu (hallintosääntö 44 §):

1. päättää konsernihallinnon ja palvelukeskusten hallinnoiman alle miljoonan euron arvoisen omaisuuden luovuttamisesta ja hankkimisesta tai alle 200 000 euron vuosivuokran arvoisen omaisuuden vuokraamisesta sekä muista konsernihallinnon ja palvelukeskusten omistajahallintaan perustuvista sopimuksista ja sitoumuksista,
2. päättää toimitilojen vuokraamisesta, muista niihin liittyvistä sopimuksista sekä muun irtaimen omaisuuden kuin rakennusten hankkimisesta ja luovuttamisesta, mikäli niiden arvo on alle miljoona euroa tai vuosivuokra alle 200 000 euroa,
3. hyväksyä tilahankkeiden hankekuvaukset ja hankesuunnitelmat alle 1 miljoonan euron tai vuosivuokraltaan alle 100 000 euron hankkeista sekä
4. hyväksyä kustannusarvioltaan alle miljoonan euron arvoisen tilainvestointien investointisuunnitelman.

Tilapalveluiden tilahallintapäälliköllä on oikeus myöntää yksittäisen tilapalveluiden vuokrasaatavan osalta enintään kuuden kuukauden pituiselta ajalta helpotus sopimuksen tai sitoumuksen perusteella määräytyvän velvoitteen suoritusaikatauluun (hallintosääntö 42 §, kohta 2).

Kaupunginhallituksen 25.6.2021 alkavan kesätauon aikana saattaa tulla päätettäväksi sopimuksia ja hanke- tai investointisuunnitelmia, joiden arvo ylittää tilapalveluiden toimivaltarajat. Tilapalvelujohtaja tulisi oikeuttaa sijaisineen ylittämään edellä mainitut toimivaltarajat välttämättömissä tapauksissa edellyttäen, että tästä ilmoitetaan etukäteen kaupunginhallitukselle ja kansliapäällikölle. Tilapalveluiden toiminta on luonteeltaan sellaista, että kesätaukojenkin aikana hankkeita joudutaan käynnistämään, jotta loppuvuoden aikataulutavoitteisiin yllettäisiin. Vastaavanlainen menettely on käytössä muilla toimialoilla kesäkaudella. Ehdotus on, että toimivaltuus toimivaltarajojen ylitykseen myönnetään tilapalvelujohtajalle varahenkilöineen ehdolla, että ennen toimivallan käyttämistä tilapalvelujohtajan varahenkilöineen on ilmoitettava asiasta kaupunginhallitukselle ja kansliapäällikölle.

Kaupunginhallituksen kesätauon aikana kaupunginhallitus ei saa myöskään tietoa tilapalveluiden päätöspöytäkirjoista tavanomaiseen tapaan. Ilman erityisvaltuutusta ei myöskään tilapalvelujohtajan ja tilapalveluiden päälliköiden tavanomaiseen toimivaltaan kuuluvia hankintoja ja sopimuksia saataisi vietyä eteenpäin kesätauon aikana, koska esim. vuokrauksia ja hankesuunnitelmia koskevia päätöspöytäkirjoja ei voida tauon aikana toimittaa kaupunginhallitukselle tiedoksi. Päätökset on kuitenkin saatava kohtuullisessa ajassa pantua täytäntöön. Tämän vuoksi kaupunginhallituksen tulisi oikeuttaa tilapalvelujohtaja päälliköineen myös niiden toimivaltaan kuuluvien päätösten täytäntöön panoon kesätauon aikana. Ottaen huomioon päätösten kuuluminen tavanomaiseen budjetin puitteissa liittyvään toimintaan ja päätösten mahdollisesti suuri lukumäärä, esitetään, ettei budjetin ja normaalien toimivaltuuksien puitteissa tehdyistä päätöksistä tarvitse erikseen ilmoittaa kaupunginhallitukselle eikä kansliapäällikölle ennen niiden täytäntöönpanoa.

Kansliapäällikkö, kaupunginjohtajan varahenkilö Tuomas Heikkinen:

EhdotusKaupunginhallitus päättää oikeuttaa tilapalvelujohtajan varahenkilöineen 25.6.2021 alkavan kaupunginhallituksen kesätauon aikana:

• ylittämään tilapalvelujohtajan varahenkilöineen toimivaltarajan välttämättömiksi katsottavien hankintojen ja sopimusten yms. osalta, edellytyksellä, että käyttäessään tätä toimivaltaa, on tilapalvelujohtajan varahenkilöineen ennen päätöksentekoa ilmoitettava asiasta kaupunginhallitukselle ja kansliapäällikölle,
• panemaan täytäntöön tilapalveluiden toimivaltaan kuuluvat päätökset, vaikka päätöstä ei ole ilmoitettu kaupunginhallitukselle otto-oikeuden käyttämistä varten.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.