Tarkastusjohtaja Tuula Weckman:

Toiminta ja henkilövahvuus

Kuntalain (410/2015) mukaan kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista tulee päättää valtuustossa. Turun kaupunginvaltuusto päätti perusteista 16.6.2014 (§ 99). Perusteilla ohjataan sitovasti kaupunginhallitusta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisessa ja järjestämisessä. Kaupunginhallituksen ohella lauta- ja johtokunnat vastaavat omien tehtäväalueidensa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, jolloin toimeenpanovastuu on ko. tehtäväalueen johtavalla viranhaltijalla. Perusteissa todetaan edelleen, että sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta tehdään vuosittain itsearviointi, jonka perusteella lauta- ja johtokunnat ja yhteisöjen hallitukset hyväksyvät omilta vastuualueiltaan selonteon ja riskiarvion.

Sisäinen tarkastus avustaa kaupunginhallituksen alaisuudessa kaupunginjohtajaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanon arvioinnissa ja kehittämisessä.

Kaupunkikonsernin eri yksikköjen tarkastukset käsittävät hallinnon, talouden ja toiminnan edellyttämien valvontamekanismien toimivuuden arviointia.

Sisäisen tarkastuksen vakanssien lukumäärä on seitsemän. Tehtävänimikkeet ja vastuualueet ovat seuraavat: 

Vuoden käytettävissä olevasta työajasta noin 80 % käytettiin tarkastuksiin ja loput sisäisen valvonnan kehittämiseen sekä vuosittaisten tarkastusten suunnittelemiseen ja koulutuksiin.

Tarkastukset

Vuosittain tehtävät tarkastukset perustuvat vuosisuunnitelmaan, joka laaditaan kutakin vuotta edeltävän syksyn aikana siten, että suunnitelmaluonnos on valmis kaupunginjohtajan käsiteltäväksi kunkin vuoden tammikuussa. Tarkastukset suunnitellaan toimialoittain toimialan johdon kanssa käydyn keskustelun jälkeen. Tarkastushavaintoja käytetään kaupungin toimintakertomukseen laadittavan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteon taustamateriaalina, kuten myös toimialojen ja tytäryhteisöjen vuosittain laatimia sisäisen valvonnan itsearviointeja. Tarkastusaiheet on pyritty teemoittamaan siten, että samaa aihealuetta koskeva tarkastus on tehty kaikilla toimialoilla. Näin on pyritty varmistamaan riittävän kokonaiskuvan saaminen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta eri yksiköissä. Sisäisen valvonnan toimeenpanon arvioinnissa on tosin viime vuosien aikana ollut tavoitteena siirtyä prosessikohtaiseen toimintatapaan. Siirtymää hidastaa toimialojen ja muiden yksiköiden prosessikuvausten puuttuminen.

Kokonaiskuvan ja kohtuullisen varmuuden saaminen konsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta edellyttää myös kaupunkikonsernin tytäryhteisöjen sisällyttämistä arviointiin. Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan uusimman ohjeen hyväksymisen (7.9.2015 kh § 367) jälkeen on tytäryhteisöjen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanon arviointi sisällytetty toimiston työohjelmaan. Peruskartoitukset niiden osalta aloitettiin syksyllä 2016 ja työ jatkuu edelleen.

Tarkastushavaintojen raportointi

Raporttiluonnokset havaintoineen ja johtopäätöksineen toimitetaan kommentoitavaksi tarkastettuun kohteeseen, minkä jälkeen ne käsitellään tarkastusjohtajan, kaupunginjohtajan ja hallintoryhmän johtajan palaverissa. Kaupunginjohtajan hyväksymät tarkastusraportit ja niiden perusteella mahdollisesti tehdyt päätökset lähetetään tiedoksi ja/tai toimenpiteitä varten tarkastetun toiminnon vastuuhenkilöille sekä toimialan johdolle. Tytäryhteisöjä koskevien tarkastuksien raporttien käsittelystä sovitaan tapauskohtaisesti.

Tarkastushavaintojen ja niiden perusteella annettujen suositusten toteuttaminen pyritään läpi vuoden sisällä varsinaisen tarkastuksen jälkeen. Tämän niin sanotun jälkitarkastuksen avulla pyritään varmistumaan siitä, että annetut suositukset on käsitelty ja huomioitu asianmukaisesti tarkastetussa toiminnossa.

Tarkastukset 2018

Vuoden 2018 aikana tehtiin yhteensä 39 tarkastusta tai jälkitarkastusta sekä joitakin erillisiä selvityksiä. Tarkastukset jakautuivat toimialoittain seuraavasti:

Vuoden aikana käytiin läpi kaupungin käteiskassojen kassatilit kirjanpidon avulla, yksittäisiin käteiskassoihin ei kohdistettu pistokoetarkastuksia. Toimialojen ja niiden palvelualueiden kanssa on jatkettu prosessikuvauksiin tai vastaaviin perustuvia valvontakeinojen peruskartoituksia. Työ jatkuu myös vuonna 2019 prosessikuvauksien puuttumisen tai keskeneräisyyden vuoksi tai siitä syystä, että käytettävissä olleen tausta-aineiston avulla ei ole pystytty arvioimaan sisäisen valvonnan toimivuutta tai sen mahdollisia aukkoja.

Merkittävimmät havainnot koskivat seuraavia asioita:

• irtaimen omaisuuden valvontaa
• tulojen kertymisen valvontakeinojen toimivuutta
• rakennushankkeiden talouden hallintaa
• it-käyttöoikeuksien hallintaa
• sisäisen valvonnan edellyttämien toimintatapojen jalkauttamista operatiiviseen toimintaan

Henkilötyöpäivistä suuren osan alkuvuodesta 2018 vei pysäköintitulojen täsmäyttäminen kirjanpitoon sekä tarkastukseen liittyneet jatkotoimenpiteet.

Tarkastustoiminnan arviointi ja kehittäminen

Tarkastuksien perusteella annettujen suosituksien toteutumista on seurattu jälkitarkastuksien yhteydessä lasketun toteumaprosentin avulla. Toteuma on vaihdellut vuosittain noin 70 – 80 %:n välillä, mikä tarkastuksien vaikuttavuuden mittarina on kohtuullisen hyvä arvo. Vuonna 2018 suositusten toteuman keskiarvo oli 68 % kaikkien toimialojen valmistuneista jälkitarkastuksista laskettuna.

Tarkastustoiminnan kehittämisessä painopiste vuoden 2018 aikana oli tarkastusprosessia tukevan sähköisen työkalun käyttöönoton selvittämisessä. Selvitystä on tehty yhteistyössä revisiotoimiston ja riskienhallinnan kanssa ja tavoitteena on saada digitaalisen työkalun hankinnan kilpailutus käyntiin vuoden 2019 alkupuolella.

Kehityskeskustelut

Kehityskeskustelut käydään vuosittain SAP-hr avusteisesti koko henkilökunnan kanssa.

Talousarvio

Vuoden 2018 talousarvion toteuma oli 394.290 euroa (per 21.1.19). Toiminnan määrärahat olivat 460.000 euroa. Määrärahojen alittumisen syynä olivat suunniteltua matalammat henkilöstökulut. Toimiston henkilöresursseja on 2010-luvulla vähennetty noin kolmasosalla, koska kaikkiin vapautuneisiin vakansseihin ei ole saatu täyttölupaa.

Kaupunginjohtaja Minna Arve:

EhdotusKaupunginhallitus merkitsee yhteenvedon sisäisen tarkastuksen toiminnasta vuonna 2018 tiedoksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.