Va. tuoteryhmäpäällikkö Mia Koljonen 7.5.2013:

Kokoustarjoilujen kahvileivät olivat aikaisemmin osana Catering-sopimusta.

Kahvileipien tilaaminen catering-palveluiden sopimuskumppanilta ei kuitenkaan ollut toimiva ratkaisu tilaajan eikä palveluntuottajan näkökulmasta.

Kahvileipien todellinen kulutus ei ole kaupunkitasolla tiedossa, koska näiden ostamisessa on jokainen toimipiste toiminut omalla tavallaan.

Hankinta on kansallisen kynnysarvon alittava, jolloin sitä ei koske hankintalaki. Arvioitu volyymi on vuositasolla noin 10 000 €. Todellisen vuosivolyymin tarkistamiseksi ja tämän toimintatavan toimivuuden tutkimiseksi, päädyttiin minikilpailuttamaan kokoustarjoilujen kahvileivät koeajalle.

Tarjous pyydettiin kahdelta tunnetulta ja laadukkaalta paikalliselta toimijalta, jotta palvelun käyttäjillä olisi tuotteissa valinnanavaraa ja tuotteiden mahdollinen noutaminen myymälöistä / palvelupisteistä helppoa ja nopeaa.

Tulevan sopimuksen koeluonteesta kerrottiin tarjoajille, kuten myös siitä, että arvioitu volyymi voi olla ylimitoitettu.

Tarjoajien tuotevalikoimat ovat hyvin erilaisia ja niiden vertaaminen sekä hinnallisesti että laadullisesti on melkeinpä mahdotonta. Molemmat tarjoajat valittiin toimittajiksi. Tilaajalle jää valinnanvapaus, jolloin kokoustarjoiluksi saa sitä mitä haluaa.

Varsinaiseksi toimittajaksi valitulla Naantalin Aurinkoinen Oy:llä laajempi myymälä / palvelupiste verkosto jolloin useamamman kaupungin toimipisteen on helpompi heiltä tuotteita hakea tai tilata.

Tuotteita tilataan useimmiten alle 10 hengen kokouksiin, jolloin Naantalin Aurinkoinen Oy:n kuljetuskustannus on huomattavasti pienempi 12,40 € / kuljetus. Nurmi & Sulosen ilmoittama 30 € tilausmaksu alle 50 € tilauksiin.

Suuremmat ja laajemmat tilaisuudet tilataan pääsääntöisesti catering-palvelun tuottajalta tai Arkeasta (Turun Seudun kiinteistöpalvelu Oy:ltä) kokonaisuutena.

Käytännössä varmaankin tämä sopimus palvelee siten, että sihteerit noutavat aamulla tarvittavat kokouspullat tms. lähimmästä palvelupisteestä johon ovat edellisenä päivänä tilauksen lähettäneet sähköpostilla tai soittamalla, jolloin ei tule kuljetuskustannuksia.

Liite 1 Naantalin Aurinkoinen Oy:n tarjous

Liite 2 Nurmi & Sulonen Oy:n tarjous

Hankinta- ja logistiikkajohtaja Pauliina Lautiainen 7.5.2013:

Edellä esitettyyn selvitykseen viitaten esitän, että hankinta- ja logistiikkajohtajan päätöspöytäkirja 25.4.2013 § 38 pidetään voimassa ja kokoustarjoilujen kahvileipien sopimukset solmitaan valittujen toimijoiden kanssa.