Kampushankkeen hankintamenettely / neuvotteluprosessin kuvaus
Tilacontroller Minna Juselius 6.8.2012:
Turun ammattikorkeakoulun tavoitteena on keskittää hajanaista toimipisteverkkoaan ja samalla olla mukana luomassa ns. Kampus-aluetta, jossa opetus- ja tiedemaailma sekä elinkeinoelämä saavat synergiaetuja toisistaan. Toiminnot on tarkoitus keskittää Kupittaalle siellä jo sijaitsevien ammattikorkeakoulun toimintojen, Turku Science Parkin, yrityshautomojen ja tieto- ja viestintäteknologia- sekä biopainotteisen yrityselämän keskuuteen. Samalla Kupittaan alueella on tarkoitus sen vetovoimaisuuden ylläpitämiseksi ja kasvattamiseksi toteuttaa mm lisää toimistorakentamista ja tilaa palveluille.
Turun kaupunki etsii tälle Kupittaan kampuksen hankekokonaisuudelle toteuttajaa neuvottelumenettelyn kautta. Neuvottelumenettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee ilmoituksen hankinnasta, johon kiinnostuneet toimijat saavat ilmoittautua. Hankintayksikkö neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista valitsemiensa, kriteerit täyttävien ehdokkaiden (max 5 kpl) kanssa. Tämä menettely on valittu, koska hanke on moniulotteinen ja mahdolliset ratkaisut tilatarpeiden tyydyttämiseksi eri tonteilla ovat uniikkeja. Neuvottelujen kautta haetaan paitsi hankkeelle toteuttajaa ja rahoittajaa, pyritään myös luomaan uusia, innovatiivisia tilaratkaisuja, jotka palvelevat niin opiskelua kuin elinkeinoelämää. Kupittaan alueen kokonaisvaltainen kehittäminen on siis koko hankkeen keskeinen lähtökohta.
Kaupunginjohtaja on päätöspöytäkirjallaan 29.6.2012 § 69 päättänyt kampushankkeen organisoimisesta ja tässä yhteydessä myöntänyt luvan projektinjohtokonsultin palkkaamiselle neuvotteluprosessin läpiviemisen ajaksi. Tämä on tarpeen, sillä prosessi on aikaa vievä ja työläs sekä vaatii asiantuntemusta niin rakennuttamisen kuin hankintalainsäädännön saralla. Konsulttihankinta käynnistetään elokuun 2012 alussa. Turun kaupungin oman Hankinta- ja logistiikkakeskuksen edustaja avustaa kilpailutusprosessiin liittyvissä kysymyksissä.
Neuvottelumenettely käynnistyy hankintailmoituksen julkaisemisella HILMA:ssa, julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa. Kyseessä on EU –kynnysarvot ylittävä hankinta (kustannusarvio 100.000.000 – 150.000.000 EUR €), joten osallistumishakemusten palauttamisen hankintalain mukainen vähimmäisaika on 40 päivää. Turun kampushankkeen kohdalla aikaa osallistumishakemusten palauttamiselle annetaan alustavaan aikatauluarvioon perustuen 44 päivää. Tässä ajassa ehdokkaiden tulee selvittää mahdollisuutensa osallistua tämän kokoluokan hankkeeseen ja hankkia/laatia hankintailmoituksessa asetettuihin vähimmäisvaatimuksiin liittyvät selvitykset.
Hankintailmoitus toimitetaan Hilmaan Hankinta- ja logistiikkakeskuksen toimesta ja myös osallistumishakemukset pyydetään toimittamaan Hankinta- ja logistiikkakeskukseen. Tilakeskus arvioi hakemukset yhteistyössä palkattavan konsultin ja lakimiehen kanssa.
Osallistujat neuvotteluihin valitaan osallistumishakemusten perusteella. Ehdokkaiden on hakemuksissaan osoitettava olevansa luotettavia ja uskottavia osallistujia hankkeen koko ja erityisvaatimukset huomioon ottaen. Neuvotteluun osallistujien valinnasta tehdään valituskelpoinen päätös. Menettelyyn valituille tahoille toimitetaan neuvottelukutsu, joka voi toimia myös alustavana tarjouspyyntönä. Kutsuun liitetään hankkeen tarkempi kuvaus.
Turun Ammattikorkeakoulu on määritellyt tilantarpeensa Kupittaan alueella ja Tilakeskuksella on alustava näkemys tavoiteltavista yritys- ja liiketoiminnan tilojen määrästä. Hankintamenettelyyn osallistuvien ehdokkaiden kanssa on tarkoitus neuvottelujen kautta hakea ratkaisuja näiden tilojen toteuttamiselle ja sitä kautta Kupittaan alueen kehittämiselle. Neuvotteluprosessin aikana valmistuu myös yksityiskohtaisempi hankesuunnitelma, joka saatetaan Kaupunginvaltuuston hyväksyttäväksi. Tilakeskus vastaa hankesuunnitelman koostamisesta.
Tilakeskus on yhteistyössä Turun ammattikorkeakoulun edustajien kanssa määritellyt tietyt vähimmäiskriteerit hankinnalle. Nämä valmiiksi määritellyt kriteerit toteutettaville tiloille ovat:
-sijainti: Kaikkien tilojen tulee sijaita 700 metrin säteellä Kupittaalla jo sijaitsevista ammattikorkeakoulun ICT-talon tiloista (Joukahaisenkatu 3).
-aikataulu: Tilojen on oltava käytettävissä viimeistään 8/2016.
-synergia: Tilojen tulee tukea opiskelun ja elinkeinoelämän yhteistyötä.
Neuvottelumenettelyn aikana tullaan tarkentamaan seuraavat asiat (neuvottelupäivien teemat):
-Ammattikorkeakoulun tilat: Lopullinen tilamäärä ja tilojen väliset yhteydet sekä tiloille asetettavat minimi laatutasot ja tekniset vaatimukset
-Muut tilat: Oppilaitostilojen lisäksi toteutettavien tilojen määrä ja käyttötarkoitus sekä tiloille asetettavat minimi laatutasot ja tekniset vaatimukset (tavoitteena innovatiiviset ratkaisut)
-Kestävä kehitys: kohde tulee toteuttaa kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti siten, että tiloille voidaan hankkia jokin ympäristösertifikaatti
-Pysäköinti ja liikenne: Ratkaisu alueen pysäköintiongelmiin sekä liikennejärjestelyjen kehittäminen (vähimmäismäärä pysäköintipaikoille määritellään kaavoitusviranomaisten toimesta)
-Arkkitehtuuri: Rakennukselle asetettavat mahdolliset erityispiirteet
-Vuokrasopimuksen sisältö ja lunastusoptio
Neuvottelut pyritään käymään maaliskuun loppuun 2013 mennessä Turussa ja neuvotteluihin osallistuvat Turun kaupungin edustajina projektipäällikön tehtävään palkattava konsultti, Tilakeskuksen edustaja(t), lakimies, sekä käyttäjän edustaja(t). Tarvittaessa neuvotteluihin voidaan kutsua käsiteltävän aihepiirin asiantuntija(t) sekä arkkitehti ja muita tarpeelliseksi katsottuja henkilöitä. Neuvottelutilaisuuksista laaditaan muistiot kaupungin omaan käyttöön (ei julkiseen levitykseen). Ehdokkaita ei karsita neuvotteluprosessin keskellä, eikä ehdokkaille makseta palkkiota prosessiin osallistumisesta tai tarjoukseen liitettävien luonnossuunnitelmien tekemisestä/teettämisestä.
Neuvotteluprosessin päätteeksi menettelyyn osallistuville ehdokkaille toimitetaan varsinainen tarjouspyyntö neuvottelujen aikana tarkentuneiden vaatimusten ja yksityiskohtien pohjalta. Tähän vastaamalla ehdokkaat jättävät lopulliset tarjouksensa. Saadut tarjoukset vertaillaan ja arvostetaan konsultin, lakimiehen ja Tilakeskuksen toimesta ja saatetaan sitten Kaupunginhallituksen ja Kaupunginvaltuuston käsittelyyn. Päätöksen hankinnasta tekee Turun kaupunginvaltuusto.
Toteuttaja ja Turun kaupunki solmivat ammattikorkeakoulun käyttöön tulevista tiloista vuokrasopimuksen hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Mikäli valmisteilla olevan lakimuutos ammattikorkeakoulujen perusrahoituksen siirtämisestä valtiolle toteutuu ja ammattikorkeakouluista tehdään itsenäisiä oikeushenkilöitä, vuokrasopimus siirretään AMK -yhtiön nimiin, kun uusi yhtiö on perustettu.
Prosessin aikaisiksi yhteisiksi pelisäännöiksi tilaajan ja ehdokkaiden välillä ilmoitetaan neuvottelukutsun liitteenä ainakin seuraavat asiat:
1.Neuvottelujen kulkua ei säädellä laissa yksityiskohtaisesti, joten mitkä tahansa syrjimättömät ja tasapuoliset keinot ovat sallittuja.
2.Osapuolet toimivat kaikissa hankintamenettelyn vaiheissa avoimesti, rehellisesti, tasapuolisesti, luottamusta vaalien ja vilpittömällä mielellä.
3. Jos osapuoli huomaa hankintamenettelyssä toisen osapuolen edun kannalta haitallisen tai vahingollisen asian, tiedon tai muun vastaavan, on osapuolen välittömästi informoitava tästä toista osapuolta.
4. Ratkaisuehdotuksien sisältämiä liikesalaisuuksia ja muita salaiseksi luokiteltavia tietoja käsitellään luottamuksellisina hankintamenettelyn aikana. Ehdokkaan tulee yksilöidä tarjousasiakirjoissaan ja ratkaisuehdotuksissaan selkeästi, mitkä tiedot se katsoo luottamuksellisiksi tai liikesalaisuuksiksi.
5.Ehdokas suostuu siihen, että sen ehdottamista ratkaisuvaihtoehdoista annetaan tietoa muille tarjoajille siten, että ratkaisuvaihtoehdoissa olevia tietoja voidaan käyttää lopullisen tarjouspyynnön tekemisessä.
6. Turun kaupunki / määräämänsä edustaja johtaa käytäviä neuvotteluja ja neuvotteluista laaditaan muistion Turun kaupungin omaan sisäiseen käyttöön.
7.Tilaaja ei maksa palkkiota hankintamenettelyyn osallistuville tahoille.
8.Lopullisten tarjousten vertailukriteerit ovat seuraavat: hinta, sijainti ja laatu. Painoarvot ja laadullisten tekijöiden pisteytysmalli esitetään tarjouspyynnössä. Hankintapäätös tehdään perustuen kokonaistaloudelliseen edullisuuteen.
Tavoitteena on, että koko neuvottelumenettelyprosessi on viety läpi vuoden 2013 alkupuolella ja Kupittaan kampuksen hankesuunnitelma valmistuu samalla aikataululla.
Alustava suunnitelma neuvotteluprosessin aikataulutuksesta on seuraava (aikataulu vahvistetaan neuvotteluprosessiin projektipäällikön tehtävään palkattavan konsultin kanssa käytyjen keskustelujen jälkeen):
•Hankintailmoitus julkaistaan 1.9.2012.
•Määräaika osallistumisilmoitusten jättämiselle on 14.10.2012 (aikaa yhteensä 44 päivää)
•Osallistumisilmoitusten arviointi tehdään 22.10.2012 mennessä.
•Neuvottelukutsu lähetetään 31.10.2012 mennessä.
•Neuvottelut käydään Turussa 1.11. – 31.1.2013 välisenä aikana. Neuvotteluvaiheen tavoitteena on tunnistaa ja määritellä tapa, jolla tilaajan tarve voidaan täyttää.
•Neuvotteluiden jälkeen tarjoajille toimitetaan lopullinen tarjouspyyntö 15.2.2013 mennessä.
•Lopulliset tarjoukset pyydetään takaisin 31.3.2013 mennessä.
•Lopullisten tarjousten vertailu ja asian valmistelu Kaupunginhallituksen ja – valtuuston käsittelyyn tehdään 26.4.2013 mennessä.
•Hankintapäätös toukokuussa 2013
Liitteessä 1 on kuvattu aikataulusuunnitelma Excel-taulukkomuodossa.
LIITE 1
