Liite 1

1. Pitkän tähtäimen suunnittelu ja ohjausasiakirjat

Tarkastuslautakunta:        Pitkän tähtäimen suunnittelu edellyttää keskeisten ohjausasiakirjojen keston
ulottumista yli valtuustokausien ja niiden päivittämistä tarvittaessa.

Kaupunginjohtaja:              Ohjausasiakirjojen ulottuminen yli valtuustokausien on varsin suotavaa
varsinkin strategisten asiakirjojen osalta. Tämä tullaan huomioimaan uusia ohjelma-asiakirjoja valmisteltaessa ja vanhoja tarkistettaessa.

Tarkastuslautakunta:        Jos toimintaa ja taloutta halutaan suunnitella ja johtaa muilla perusteilla;
esimerkiksi päätettyjen linjausten mukaisesti, pitäisi tehdä nykyistä pitkäjänteisempää suunnittelua, sitoutua tehtyihin suunnitelmiin ja johtaa määrätietoisesti suunnitelmien toimeenpanoa.

Kaupunginjohtaja:              Päätettyjen linjausten mukaisesti johtaminen tulee saamaan jalansijaa
suunnittelussa enemmän. Suunnittelujännettä on myös pidennetty niin, että taloussuunnitelman pituus on nyt neljä vuotta aikaisemman kolmen vuoden sijasta. Taloussuunnitelmavuosiin on tarkoitus kiinnittää aikaisempaa suurempaa huomiota mm. kehittämishankkeiden esittämiseen ja aikatauluttamiseen koko suunnittelukaudelle. Viime aikoina taloudessa tapahtuneet nopeat ja rajut muutokset aiheuttavat vaikeuksia pitkäjänteiseen suunnitteluun erityisesti rahoituksen osalta.

Tarkastuslautakunta:        Ohjausasiakirjakokonaisuutta pitää tiivistää, selkeyttää ja yksinkertaistaa.

Kaupunginjohtaja:              Tarkastuslautakunta on aivan oikeutetusti kiinnittänyt huomiota nykyisten
ohjausasiakirjojen laajuuteen ja määrään. Ohjausasiakirjoja tulee vähentää ja tiivistää sekä niihin tulisi saada tavoiteasettelun osalta painotuksia. Asian valmistelu on näiltä osin viestinnän ja strategian vastuualueella.

                                           Aikaisempaan nähden valtuustotasoon vahvistettavien strategioiden määrää on vähennetty ja myös sitovien tavoitteiden ja seurantamittarien määrää. Strategiset ohjelmat on aiemmasta poiketen pääosin pyritty laatimaan poikkihallinnollisesti hallintokuntarajat ylittävästi, niin että jokaiselle lautakunnalle tai hallintokunnalle valtuusto ei enää erikseen vahvista omaa strategiaa kuten aiemmin toimittiin. Edelleen on kuitenkin tarvetta tiivistää ohjausasiakirjoja ja selkeyttää painotuksia. Osin tätä kehitystä rajoittaa erityislainsäädännössä olevat vaatimukset hyväksyä erityyppisiin palvelukokonaisuuksiin liittyviä strategioita erillisinä strategisina linjauksina valtuustossa. Tältä osin valtion sääntelyä tulisi muuttaa ja antaa kunnilla vapaus päättää, mitä asiakokonaisuuksia viedään valtuuston hyväksyttäviksi.

2. Talousarvion valmistelun aikataulu ja sisällön priorisointi

Tarkastuslautakunta:        Valmistelu on vuorovaikutteisempi sekä keskushallinnon sisällä että
keskushallinnon ja hallintokuntien välillä. Talousarvioon liittyvien seuraavien vuosien taloussuunnitelmat tulee valmistella valtuuston päättämän priorisoinnin pohjalta eikä vain prosenttikertoimilla laskien.

Talouden vastuualue:        Talousarvion valmistelua on kehitetty vuorovaikutteisemmaksi mm.
sektorien johtoryhmien toiminnan avulla. Lisäksi keväällä 2011 on otettu käyttöön virastojen ja laitosten ”kuulemiskierros”. Näin talousarvioprosessi on aloitettu aikaisemmin kuin muina vuosina. Hallintokuntien ohjelukujen valmistelun pohjana on yleensä käytetty lukua, jonka kaupunginvaltuusto on hyväksynyt taloussuunnitelmassa. Lukua on jouduttu useasti tarkistamaan ympäristötekijöiden muutoksen takia, tai talouden muuttuneiden kehysten takia. Prosenttikertoimia on käytetty lähinnä taloussuunnitelmavuosien osalta, koska näiden vuosien osalta ei ole ollut saatavissa sellaista tietoa, jota olisi voinut hyödyntää tarkempaan suunnitteluun. Ohjeeksi hallintokunnille on annettu, että taloussuunnitelman laatimisen pohjana ovat kaupunginvaltuuston erikseen hyväksymät strategiset ohjelmat.

Kuluvana vuonna käytiin ensimmäisen kerran hallintokuntien ja virastojen johdon kanssa läpi myös suunnitelmakauden täsmennetyt luvut läpi, mihin tarkastuskierrokseen ohjelukuprosessissa annetut suunnitelmakauden luvut perustuvat.

Investointien budjetointitapaa on muutettu aiemmasta siten, että pääsääntöisesti vain hankkeet, joista on laadittu hankesuunnitelma , voidaan budjetoidaan investointilistalle.

3. Talousarvion ja sopimusohjauksen yhteensovittaminen

Tarkastuslautakunta:        Oikean konkretiatason löytämiseen kaikkiin kolmeen sopimustasoon tulee
kiinnittää huomiota. Kussakin sopimustasossa päätettävien asioiden tulee olla sellaisia, että ne ovat tasapainossa osapuolten vastuiden ja toimintavaltuuksien kanssa. Mikäli tässä ei onnistuta, vaarana on, että sopimusohjausketju ei toimi loogisesti ja mallin mukaisesti ja osapuolet käsittelevät heille kuulumattomia asioita.

Kaupunginjohtaja :             Tarkastuslautakuntakunnan kannanotto sopimustasossa päätettävien
asioiden tasapainosta vastuiden ja toimivallan osalta on varsin tärkeä. Hallintokuntien, jotka laativat sopimuksia eri hallintotasoilla tulee kiinnittää tähän erityistä huomiota.

                                           Operatiivisten sopimustasojen määrää on lisäksi jatkossa syytä arvioida, jotta voidaan varmistua strategian ja tavoitteiden jalkautumisesta koko organisaatioon ja kaikkiin työyksiköihin.

Tarkastuslautakunta:        Hyvät tavoitearvot ovat toiminnan kannalta keskeisiä, kattavia ja keskenään
ristiriidattomia. Niitä pystytään seuraamaan riittävän reaaliaikaisesti ja niihin voidaan itse vaikuttaa. Lisäksi tavoitteen tulee olla realistinen suhteessa määrärahaan.

Talouden vastuualue:        Tavoitteiden toteutumisen seuranta reaaliaikaisesti ei ole mahdollista
monenkaan mittarin osalta. Seurantaan tarvittavat tietojärjestelmäratkaisut puuttuvat vielä varsin monen toiminnan osalta. Tietojärjestelmien rakentaminen on kallista ja aikaa vievää. Tilanne kuitenkin paranee pikku hiljaa.

Tarkastuslautakunta:        Ylemmän tason sopimusten tulee olla konkreettisempia. Tällöin aito paino-
piste- ja priorisointikeskustelu käytäisiin sellaisten tahojen välillä, joilla on todellista päätäntävaltaa ja vastuunkantokykyä (myös poliittista). Näin tulisi linjattua se, mihin halutaan panostaa ja se mihin ei enää voida panostaa.

Talouden vastuualue:        Uusia palvelusopimuksia laadittaessa tai vanhoja tarkistettaessa tulee
sisällön konkreettisuuteen kiinnittää enemmän huomiota.

Tarkastuslautakunta:        Tarkastuslautakunta painottaa suunnittelun pitkäjänteisyyden ja talous-
suunnitelmavuosien tärkeyttä sekä jatkuvuutta yli valtuustokausien. Sekä strategista palvelusopimusta että talousarvion laadintaohjeistusta tulee kehittää siten, että myös sopimusohjausmallia käyttävillä hallintokunnilla on selkeät valtuuston määrittämät tavoitteet ja kehittämistoimenpiteet kaikkina neljänä taloussuunnitelmavuotena.

Talouden vastuualue:        Sopimusohjausta käyttävien hallintokuntien tulee esittää ne sopimusohjauk-
sen tavoitteet, jotka päätetään kaupunginvaltuustotasolla hallintokuntaa sitoviksi ja joiden toteutumisesta raportoidaan säännöllisesti valtuustolle. Lisäksi sopimusohjaukseen voi kuulua muita organisaation eri tasoilla seurattavia tavoitteita ja niiden mittareita. Sopimusohjauksessa tulisi paremmin huomioida taloussuunnittelussa käytössä oleva suunnitteluajanjakso.

4. Sopimusohjauksen toimivuus

Tarkastuslautakunta:        Sekä sopimusohjausmallin kehittäminen että tavoitteeksi asetettu aito tilaa-
ja-tuottajamalli tulee konkretisoida siten, että kaikki ymmärtävät sen samalla tavalla.

Sopimusohjausmallin kehityksen tavoitetila tulee konkretisoida.

Kaupunginjohtaja:              Sopimusten perusformaatin pitää olla sama, mutta hallinnonalakohtaiset erityispiirteet tulee konkretisoida. Kaupungilla on voimassa oleva päätös tilaaja-tuottajamallin soveltamisesta ympäristösektorilla, mutta ei sopimusohjauksen kehittämisestä aitoon tilaajatuottajamalliin. Mallien keskeinen ero Soveltamisessa ja määrittelyssä on se, että tilaaja-tuottaja mallissa toimielintasolla tilaaminen ja tuottaminen on eriytetty. Sopimusohjauksessa tilaajan ja tuottajan rooli on kiinteämpi arvioitaessa myös oman tuotannon kehittämistä. Muilta osin mallit pitävät sisällään pitkälle samat elementit ja sopimuskäytännöt. Oleellista on vahvistaa järjestämisvastuullisten tilaajien roolia talouden ja strategian ohjaamisessa

Tarkastuslautakunta:        Tietojärjestelmiä tulisi edelleen kehittää siten, että talous- ja toimintatiedon
yhdistäminen onnistuu. Pidemmällä aikavälillä on kestämätöntä, että toimintasäännössä on määräyksiä, joita käytännössä ei voida toteuttaa tai valvoa.

Talouden vastuualue:        Tarkastuslautakunnan esittämä tavoite on hyvä ja kannatettava. Jotta talo-
us- ja tietojärjestelmien yhteensovittaminen onnistuu, joudutaan toimintojen ja tietojen määrittelyyn kiinnittämään nykyistä enemmän huomiota. Määrittelyjen tulee olla tarkkoja ja yksiselitteisiä, jotta tässä asiassa voidaan edetä. Nykyiset pääprosessien määrittelyt esim. peruspalvelulautakunnan osalta eivät riitä tietojärjestelmien rakentamisen pohjaksi.

5. Päätösten vaikutukset palvelujen sisältöön, laatuun ja resursseihin

Tarkastuslautakunta:        Määrärahan ja asetettujen tavoitteiden sitovuuden merkitystä tulee kasvat-
taa, jolloin hallintokunnilla voisi olla enemmän liikkumavaraa palvelujen järjestämisessä. Tämä edellyttää toiminnallisten tavoitteiden ja resurssien kytkennän kehittämistä sekä tarkoituksenmukaisten päätöksentekotasojen löytämistä. On syytä pohtia, missä määrin on mahdollista lisätä palvelun tuottajatason toimintavapautta.

Kaupunginjohtaja :             Mikäli tilaajien rooli kehittyy tavoiteltuun suuntaan, mahdollistaa se tuotannolle nykyistä laajemman liikkumavaran.

6. Johtaminen

Tarkastuslautakunta:        Pitää käydä perusteellinen keskustelu siitä, minkälaista johtamisjärjes-
telmää ja -kulttuuria kaupunkiin tavoitellaan. Tarkastelun pitäisi lähteä liikkeelle toiminnan tarpeista ja organisoitumisesta.

Päätetään siitä, miltä osin sopimusohjauksen periaatteiden halutaan olevan yhtenäiset eri hallintokunnissa ja millä tavoin sopimusohjauksen ja talousarvion yhteensovittaminen ohjeistetaan ja toteutetaan.

Talouden vastuualue:        Sopimusohjausjärjestelmä ja talousarvion valmisteluprosessi on yhteen sovitettava, jotta tuloksena olisi toimintaa hyvin ohjaava talousarvio ja taloussuunnitelma.