IT- johtaja Jussi Vira 11.5.2011:

Taustaa

IT:n hallinnollinen yhtenäistäminen kaupunkitasolla tehtiin vuoden 2009 alussa ja tähän liittyi myös aie koko perus-IT:n ulkoistamisesta (päätösdokumentit 7085-2007 sekä 4449-2009). Ulkoistuksen tavoitteina olivat kaupungin IT-toiminnan tehostaminen ja tuottavuuden parantaminen.

Asiaa käsiteltiin edelleen kaupunginhallituksessa maaliskuussa 2010 (päätösdokumentti 4449-2009). Tällöin päätettiin, että tarjouspyyntö ja liikkeenluovutuksen periaatteet tuodaan kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi ennen tarjouspyynnön julkaisemista. Lisäksi kaupunginjohtaja asetti 31.5.2010 IT-kilpailutus–projektin (ITU), jonka tarkoituksena oli toteuttaa tehdyt päätökset.

Päätösten toimeenpano kuitenkin viivästyi eritoten kaupungin johtajistossa tapahtuneista muutoksista johtuen. Vuoden 2010 syksyllä talousjohtaja Jukka Laihon ehdotuksesta päätettiin ulkoistuskeskustelussa ja ITU-projektissa ottaa aikalisä. Alkuperäisestä päätöksestä oli jo kulunut aikaa, joten päätöksen perusteet oli syytä tarkistaa nykytilanteen valossa. Kaupungin johtoryhmässä päätettiin 7.12.2010, että selvitys tehdään kokonaisvaltaisen IT-strategiatyön muodossa.

Strategiatyö on edennyt sovitun aikataulun mukaisesti. Työn tuloksena ovat syntyneet strategialinjaukset sekä IT-toiminnan kehittämissuunnitelman aihio, jota nyt lähdetään strategiatyön seuraavassa vaiheessa tarkentamaan.

Työn tuloksia on käsitelty keskushallinnon yhteistyöryhmässä 18.4.2011 sekä yhteistyötoimikunnassa 20.4.2011.

Tiivistelmä strategiatyöstä

Huomionarvoista IT-toiminnan nykytilassa on erityisesti monien tärkeiden IT:n käyttöä kaupunkitasolla koskevien pelisääntöjen puuttuminen. Vaikka IT on hallinnollisesti yhtenäinen, keskittämisen hyödyt eivät realisoidu ilman toimivaa matriisijohtamista ja toimintaprosesseista sopimista. Tämä edellyttää vahvaa johtamisotetta ja saumatonta yhteistyötä kaupungin toimintojen välillä.

Myöskään oman henkilöstön osaamisen kehittämiseen ja henkilöstön johtamiseen ei panosteta riittävästi.

Strategialinjaukset

Strategialinjaukset perustuvat tunnistettuihin nykytilan haasteisiin ja niiden tarkoituksena on luoda puitteet IT:n tehokkaammalle käytölle kaupungissa:

· Varmistetaan resurssien tehokkaampi käyttö yhteisen IT-ohjauksen kautta

· Tehostetaan IT-ratkaisujen parempaa uudelleenkäytettävyyttä ja vältetään päällekkäisiä investointeja yhteisellä kehittämissuunnittelulla, kokonaisarkkitehtuureilla ja valtakunnallisella yhteistyöllä

· Hyödynnetään kaupunkitason skaalaetuja noudattamalla yhtenäistä linjaa infrastruktuuriratkaisuissa ja IT-tuen järjestämisessä

· Parannetaan kustannustehokkuutta hoitamalla toimittajahallinta ja IT-hankinnat yhtenäisellä tavalla

· Parannetaan IT:n vaikuttavuutta kaupungin ydintoimintoihin panostamalla systemaattisesti henkilöstön osaamisen kehittämiseen strategian mukaisilla osaamisalueilla

Strategialinjaukset, jotka on kuvattu yksityiskohtaisella tasolla liitteenä olevassa esityksessä, koskevat koko kaupunkia. Niistä voidaan poiketa vain, mikäli tästä on erikseen sovittu kaupunkitason IT-johtoryhmässä.

Johtopäätökset strategiatyön pohjalta

Strategiatyön tuloksena syntyneet linjaukset ja tavoitteet eivät merkittävästi eroa aikaisemmista linjauksista, jotka tehtiin ulkoistamiskeskustelun yhteydessä. Sen sijaan linjausten jalkauttamistapa on tehdyn analyysin valossa syytä miettiä uudelleen. Tätä näkemystä puoltavat seuraavat tosiasiat:

· IT-toiminnan henkilömäärä on kahdessa vuodessa pudonnut viidenneksen 115 hengestä noin 90 henkeen

· IT-toiminnan henkilöstön keski-ikä on 50 vuotta ja eräillä sovellusalueilla keski-ikä lähentelee jopa 60 vuotta. Seuraavan 5-6 vuoden kuluessa arviolta 30–40% henkilöstöstä siirtyy eläkkeelle, mikä muodostaa merkittävän riskin toiminnan jatkuvuudelle

· Toiminnan painopisteen siirtäminen kaupungin ydinprosessien kehittämisen tukemiseen edellyttää uudenlaista osaamista, jota ei ole strategisesti järkevää ostaa ulkoisilta toimittajilta

· Keskeisiä prosesseja, kuten IT-palvelutuotannon prosessit, ei ole joko käytössä lainkaan tai niitä ei ole selkeästi kuvattu ja tästä johtuen IT-johdon näkyvyys IT-toiminnan tosiasiallisiin tehtäviin on rajoittunut

Näihin seikkoihin perustuen on olemassa riski, että laajamittainen ulkoistus saattaisi nykytilanteessa johtaa toiminnan jatkuvuuden vaarantumiseen. Lisäksi on selvitettävä tarkemmin, miten uudet osaamisalueet voidaan resursoida siten että toiminnan kehittämiselle saadaan aikaisempaa suurempi paino.

Strategian kannalta avainasemassa on ymmärtää, millaista osaamista IT-toiminnassa tulevaisuudessa tarvitaan. Tämä edellyttää sekä IT-palvelukokonaisuuden määrittämistä, että omien ydinosaamisalueiden tunnistamista. Lähtökohtaisesti oman henkilöstön voimavarat tulee keskittää toimintoihin, joilla lisätään IT:n vaikuttavuutta (”lisäarvoa”) hallintokuntien näkökulmasta, joissa tarvitaan erityistä joustavuutta, tai joihin liittyvää osaamista ei markkinoilta ole helposti hankittavissa. Sen sijaan pitkälle standardoituja ja toimintoja, kuten perusinfrapalvelut, joissa korostuu operatiivinen tehokkuus, kannattaa enenevässä määrin hankkia ulkoa ostopalveluina ja sitä kautta vapauttaa oman henkilöstön aikaa kaupungin näkökulmasta arvokkaampaan työhön.

Tarkemmat kuvaukset palveluista, jotka siirretään ulkoisten toimittajien hoidettavaksi, syntyvät strategian toteutusvaiheen aikana. Tässä yhteydessä on kuitenkin huomioitava, että tosiasiallisesti jo noin kolmannes perus-IT-palveluiden tuotannosta hoidetaan nykyään ulkoisen työvoiman turvin. Tähän tilanteeseen johtanut kehitys ei kuitenkaan ole ollut suunnitelmallista, vaan olosuhteiden pakosta johtuvaa. Henkilömäärän vähentyessä toiminnan jatkuvuuden turvaaminen on varmistettu vuokratyövoiman käytöllä. Vuokratyövoima tulisi kuitenkin nähdä vain väliaikaisratkaisuna, koska sen käyttö ei ole taloudellisesti järkevää pidemmällä tähtäimellä. Lisäksi se vaikeuttaa vastuurajauksia kaupungin ja ulkoisten toimittajien välillä, sekä saattaa jatkuessaan myös johtaa juridisiin ongelmiin.

Strategian jalkauttamisen ensivaiheessa pyritäänkin ensisijaisesti ”tuotteistamaan” jo nyt ulkoisesti tuotettavat työt ja hankkimaan ne ostopalveluina. Tätä kautta vastuu palvelukokonaisuudesta ja sen resursoinnista siirtyy selkeästi toimittajan vastuulle. Kaupungin omaa henkilökuntaa ei siirretä palvelun toimittajalle, vaan ostopalveluiden lisäämisen seurauksena vapautuvat omat resurssit allokoidaan strategian mukaisiin uusiin tehtäviin. Tähän liittyy myös tarvittavan koulutuksen järjestäminen.

Strategiatyössä voitaneenkin yleisesti ottaen pitkälti puhua toiminnan järkeistämisestä ja selkiyttämisestä. Tavoitteena on luoda pidemmällä tähtäimellä kestävä toimintamalli, joka vastaa niin toiminnan kehittämisen kuin jatkuvuudenkin haasteisiin ja lisäksi luo työntekijöille entistä monipuolisempia uramahdollisuuksia.

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

IT-strategian hyväksyminen kuuluu kaupunginhallituksen toimivaltaan ja strategian linjaukset muuttavat osin kaupunginhallituksen aiemmin tekemiä linjauksia IT-palvelujen tuottamisesta. Aiemman päätöksen täytäntöönpanoa on tämän vuoksi lykättävä. Päätöksessä asetetut tavoitteet ovat kuitenkin edelleen voimassa.

IT-strategian täytäntöönpano sisältää eräitä vakanssimuutoksia ja rekrytointeja. Muutosten valmistelu käynnistetään niille keskeisille osaamisalueille, joita ei pystytä täyttämään sisäisesti. Henkilötyövuosien määrää ei kasva vuoden 2010 tasosta.  Edelleen IT-toiminta valmistelee strategian linjausten pohjalta toiminnan ja organisaation kokonaisuudistusta erillisenä kehittämishankkeena. Samassa yhteydessä toimenkuvat ja tehtävien vaativuudet arvioidaan.  Tarvittavat henkilöstösiirrot ja vakanssien muutokset tuodaan hallintojaoston käsittelyyn johtosääntöjen mukaisesti. 

Strategian tultua hyväksytyksi perustetaan allekirjoittaneen päätöksellä kaupunkitason IT-johtoryhmä, joka valvoo linjausten toteutumista.

Liite 1IT- strategia

EhdotusKaupunginhallitus päättää, että

IT-palvelujen yhtenäistämistä koskevan 8.6.2009 tehdyn päätöksen, sisältäen kokonaiskilpailutuksen ja liikkeenluovutuksen, täytäntöönpanoa lykätään IT-strategian johtopäätösten mukaisesti.

Asia tuodaan tarvittaessa uudelleen kaupunginhallituksen päätettäväksi.

Lisäksi kaupunginhallitus päättää, että IT-strategia hyväksytään ja että strategisia linjauksia edellytetään noudatettavaksi koko kaupungin laajuisesti.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.