Luonnos 17.5.2011/ajk

Ohje luottamustoimessa saatujen salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen käsittelystä

Ohjeiden tarpeellisuus

Luottamushenkilöt saavat luottamustointa hoitaessaan myös salassa pidettävää tietoa. Tietoa on mm. esityslistoissa, niiden liite- ja oheismateriaalissa, kokouksessa näytettävissä esityksissä ja kokouksissa pidetyissä puheenvuoroissa. Edelleen tietoa on saatavissa kaupungin tietoverkon välityksellä edellyttäen, että luottamushenkilöillä on tarvittavat oikeudet ja välineet ko. tiedon saamiseen.

Ohje salassa pidettävän aineiston käsittelystä

Luottamushenkilön tulee noudattaa tätä ohjetta salassa pidettävien tietojen käsittelystä seuraavasti:

1. Luottamushenkilö ei saa paljastaa salassa pidettävää tietoa eikä käyttää salassa pidettävää tietoa hyödykseen tai toisen hyödyksi tai vahingoksi.

2. Kielto koskee salassa pidettävän alkuperäisen asiakirjan tai tiedon näyttämistä tai luovuttamista, kopion luovuttamista, tiedon kertomista kokonaan tai osaksi ja tiedon antamista muulla mahdollisella tavalla.

3. Kun luottamushenkilö on saanut salassa pidettävän tiedon tai asiakirjan haltuunsa, hän on tietovälineestä (esim. paperituloste, paperikopio, sähköinen asiakirja, sähköpostiviesti, tekstiviesti, suullinen tieto) riippumatta velvollinen säilyttämään sitä huolellisesti niin, ettei asian salassapito vaarannu. Tieto on suojattava niin, ettei sivullisen ole mahdollista lukea sitä esimerkiksi paperitulosteesta tai tietokoneen välityksellä tai tietokonetta käyttäen (esim. kotitietokone, muistitikut).

4. Kun luottamushenkilön tarve pitää salassa pidettävää asiakirjaa hallussaan päättyy, luottamushenkilö on velvollinen huolehtimaan asiakirjan hävittämisestä siten, ettei asian salassapito vaarannu. Paperinen asiakirja on ensisijaisesti toimitettava kaupungin osoittamiin tietosuojamateriaalin keräysastioihin. Astioita varataan luottamushenkilöille ensisijassa kokoustiloihin. Toimielimen sihteeri tai vastaava viranhaltija voi myös kerätä asiakirjat keskitetysti. Vaihtoehtoisesti luottamushenkilö voi itse huolehtia asiakirjan hävittämisestä joko polttamalla tai silppuamalla sen niin perusteellisesti, ettei tieto ole enää luettavissa tai palautettavissa. Muiden kuin paperilla olevien tietojen ja tietovälineiden hävittämisestä on otettava yhteyttä toimielimen sihteeriin.

5. Tietosuojamateriaalin keräysastioihin saa jättää myös muuta kuin salassa pidettävää paperimateriaalia esimerkiksi julkisia asiakirjoja, joissa on henkilötietoja tai luottamushenkilöiden tai muiden tekemiä muistiinpanoja tai muita merkintöjä.

6. Luottamushenkilö on lisäksi velvollinen noudattamaan seuraavia säännöksiä ja ohjeita:

-Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999

-Kaupunginhallituksen ohje sähköpostin, sisäisen tietoverkon ja Internetin käytön yleisistä periaatteista, Kh 29.1.2007 § 67

-Esityslistoihin, pöytäkirjoihin ja muihin kokousasiakirjoihin sisältyvien henkilötietojen käsittely kaupungin internetsivuilla, Kh 17.3.2008 § 165

-Tietojen antaminen viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain nojalla, Kj 13.12.1999

7. Kokoustiloihin jääneet paperiset asiakirjat hävitetään tietosuojamateriaalina.