Talousjohtaja Ari Mäkinen ja It-johtaja Matti Franck 12.11.2009:

Suomen itsenäisyyden juhlarahasto, Sitra on perustanut kuntaohjelman, jonka ohjelmakausi on 2009 – 2013:

”Kunnat ovat suomalaisen hyvinvointiyhteiskunnan selkäranka. Sitran Kuntaohjelman tavoitteena on kehittää kuntapalvelujen tuottamismalleja vastaamaan väestön ikääntymisen, alueellisen eriytymisen ja työvoimapulan asettamiin haasteisiin, jotta kuntalaiset saisivat jatkossa entistä parempaa palvelua, parhaalla mahdollisella tavalla järjestettynä. ”

Kuntaohjelman tavoitteena on:

–kuntalaisen valinnanvapauden ja vaikutusmahdollisuuksien lisääminen

–kuntien tuottavuuden merkittävä nostaminen, palvelutuotannon rakenteiden uudistaminen sekä kustannusten ja resurssien optimointi

–muutosjohtamisen tukeminen

–kansainvälisten hyvien käytäntöjen levittäminen ja välittäminen

Osana kuntaohjelmaa Sitra kehittää kuntien kanssa kuntapalvelukeskus-konseptia. Jos kuntien käyttämät sovellukset ja niihin liittyvät prosessit saataisiin järjestettyä optimaalisesti, resursseja voitaisiin ohjata hallinnosta hoivatyöhön ja muihin kunnan ydintoimintoihin. Kuntasektorilla voitaisiin saavuttaa jopa usean miljardin vuosittaiset säästöt virtaviivaistamalla prosesseja ja sirpaleisia ICT-järjestelmiä ennakkoluulottomasti. Tästä syystä Kunta-ohjelma suunnittelee yhteistyössä kuntien ja muiden kuntatoimijoiden kanssa yhteisiä tukipalveluita tarjoavia palveluketjuja.

Alkuvuoden aikana Sitra on yhteistyössä yli 20 kunnan ja kuntayhtymän sekä Kuntaliiton ja valtion kanssa edennyt niin pitkälle, että palvelukeskuksia suunnitelleella ryhmällä on tarjota liiketoimintasuunnitelmat kahta valtakunnallista palvelukeskusta varten.

Ehdotuksen mukaan kuntien ja kuntayhtymien tietotekniikka- sekä henkilöstö- ja taloushallintopalvelut organisoidaan kuntien omistamiin palvelukeskuksiin. Toinen yhtiöistä hoitaa keskitetysti kuntien tietotekniikkaa ja sähköisten palvelujen kehittämistä. Toinen kehittää talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseja sekä johdon raportointia. Palvelukeskusten toteutuksessa huomioidaan koordinaatio valtiovarainministeriön 20 suurimman kunnan palveluiden tuottavuusohjelman sekä sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelman (SADe – ohjelma) kanssa.

Talous- ja henkilöstöhallinnon (THH KPK Oy) palvelukeskus

Yhtiön tarkoituksena on olla kuntien omistama valtakunnallinen palvelukeskus, joka voi toimia useilla paikkakunnilla. Palvelukeskukseen keskitetään omistajakuntien talous- ja henkilöstöhallinnon perusprosessien osaaminen ja tuotanto. Turun osalta talousjohtaja Ari Mäkinen on ollut mukana Sitran pitämissä työpajoissa, joissa alkuvuoden aikana on määritelty palvelukeskuksen liiketoimintasuunnitelma. Liiketoimintasuunnitelma julkaistiin 1.10.2009 ja sen jälkeen kunnat ovat ilmoittaneet Sitralle ovatko ne kiinnostuneet jatkoneuvotteluista vai eivät. Turku allekirjoitti neuvottelusitoumukset (liitteenä) ensimmäisenä kaupunkina jo syyskuussa. Tällä hetkellä THH KPK Oy:lle ollaan tekemässä tarkempaa liiketoimintasuunnitelmaa ja toimintamallia, joiden perusteella Sitra aloittaa keskustelut kuntien kanssa palvelukeskuksen perustamisesta.

Kun olemme samaan aikaan ottamassa käyttöön uutta taloushallinnon tieto-järjestelmää, niin meillä on palvelukeskushanketta ajatellen paljon annettavaa. Tästä syystä Sitra onkin ollut erityisen kiinnostunut Turun kaupungista. Turku joutuu joka tapauksessa määrittelemään kaikki taloushallinnon perusprosessit uudestaan tietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä. Tarkoituksena on toteuttaa se osana Sitran kuntaohjelmaa siten, että kuvaukset ovat sovellettavissa monikuntaympäristössä toimivaan palvelukeskukseen. Tämä tarkoittaa myös sitä, että prosesseja ei määritellä puhtaasti Turun näkökulmasta. Suurista kaupungeista Turun lisäksi erityisen kiinnostuneita ovat olleet mm. Oulu ja Lahti.

Prosessikehityksen lisäksi saamme Sitralta tukea seudullisen THH palvelu-keskuksen selvittämiseen. Seudullinen palvelukeskus voi olla osa valtakunnallista palvelukeskusta tai oma itsenäinen osakeyhtiönsä. Turun naapuri-kuntien kanssa on alustavasti käyty keskusteluja mahdollisesta seudullisesta palvelukeskuksesta. Osa kunnista on ilmaissut alustavan kiinnostuksensa olla mukana palvelukeskuksen perustamisessa. Kiinnostuksen aste vaihtelee lähinnä kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmätilanteesta johtuen. Kunnat joilla on paineita uusia järjestelmiään, ovat luonnollisesti kiinnostuneempia kuin kunnat, joilla järjestelmäasiat on juuri ratkaistu.

Turun osalta THH palvelukeskus –hanke vaikuttaa siis ainakin kahdella tavalla:

1. saamme Sitralta konsulttitukea prosessien määrittelyyn osana tietojärjestelmämme käyttöönottoa eli Alfa hanketta, kun teemme prosessikuvaukset siten, että ne tukevat monikuntamallia

2. se edistää seudullisen THH palvelukeskuksen muodostumista

Hankkeen myötä voimme parin vuoden sisällä olla tilanteessa, jossa nykyisin Tapaken tuottamat palvelut tuotetaan seudullisessa tai valtakunnallisessa kuntien omistamassa palvelukeskuksessa, jonne on siirretty Alfahankkeen osana hankittu uusi talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä sekä Tapaken henkilöstö.

ICT palvelukeskus

Vastaavalla tavalla kuin THH palvelukeskus myös kuntien ICT-palvelukeskuksen (työnimeltään KPK ICT Oy) on tarkoitus olla kuntien kokonaan omistama, usealla eri paikkakunnalla toimiva ICT-palveluja tarjoava yhtiö. Osa palveluista on keskuksen omaa tuotantoa (mm. erilaiset asian-tuntijapalvelut kuten tietoturva tai projektinhallinta) mutta suurimman osan palveluista tuottavat yhteistyökumppanit, parhaat mahdolliset kansalliset ja kansainväliset ICT-talot. Turun kaupunki on ollut kuntaohjelman alusta asti aktiivisesti mukana määrittelemässä KPK:n toimintaa. Kaupunginjohtajan tekemän päätöksen mukaisesti työryhmien työhön on osallistunut it-johtaja Matti Franck. Muista suurista kaupungeista työssä ovat aktiivisimmin olleet mukana Tampere ja Oulu. Oulu on tuonut työhön mukaan myös ePohjoisSuomi-yhteistyökaupunkinsa eli Kuusamon ja Rovaniemen. Turun seudulta ainakin Naantalin kaupunki on mukana yhteistyössä.

Tällä hetkellä ICT KPK Oy:lle ollaan tekemässä tarkempaa liiketoiminta-suunnitelmaa ja toimintamallia. Lisäksi yhtiölle ollaan määrittelemässä tuotevalikoimaa joka esitellään neuvottelusitoumuksen antaneille kunnille seuraavien parin kuukauden aikana. Tavoitteena on saada mahdollisimman moni kunta ja kaupunki mukaan yhtiöön niin, että liiketoiminta voidaan aloittaa vuoden 2010 ensimmäisellä puoliskolla.

Yhtiön tuotetarjonta tulee koostumaan erilaisista asiantuntijapalveluista, yhteisistä sovelluspalveluista sekä yhteisestä perus-it-palvelusta. Tavoitteena on, että mahdollisimman paljon kuntien nyt itse tekemistä it-palveluista tuotetaan tulevaisuudessa yhteisinä ratkaisuina KPK ICT Oy:n toimesta. Tämä tarkoittaa myös sitä, että suuri osa kuntien nykyisestä it-henkilöstöstä tekee tulevaisuudessa työtä joko tässä yhteisessä yhtiössä tai sen kumppaniyrityksissä. Siinä tapauksessa, että olemme mukana yhtiössä, Turun kaupungin oman it-henkilöstön määrän voidaan tällä arvioida pienenevän nykyisestä sadasta henkilöstä muutamaan kymmeneen.

Kuntien näkökulman varmistaminen

Koska palvelukeskukset on tarkoitus tehdä kuntien ehdoilla ja kuntien omistamina, tarvitsee Sitra niiden perustamiseen osaamista kunnista. Sitran kuntaohjelma on palkannut Oulun ja Kuusamon Tietohallintojohtajat kokonaan palvelukseensa ajalle 1.11.2009 – 31.12.2010. Sitra tulee kutsumaan eri työpajoihin laajasti kuntien henkilöstöä. Myös Turun kaupungille olisi hyödyllistä, että sen henkilöstöä olisi mukana Sitran hankkeissa, näin voimme parhaiten vaikuttaa hankkeiden lopputulokseen. Koska kaikki työ ei suoraan hyödytä Turun kaupunkia, niin olemme sopineet Sitran kanssa toimintamallista, jossa se korvaa talousjohtajan ja IT johtajan käyttämän työajan sellaisten päivien osalta, jolloin kehitetään toimintamalleja koko valtakunnan näkö-kulmasta.