Turun kaupunki§KokouspvmAsia1
Kaupunginhallitus61523.11.200911 Kj

14440-2009 (043)

Turun kaupungin siirtyminen pelkästään verkkolaskujen vastaanottoon

Tiivistelmä: -

Kh § 615

Talouspalvelukeskuksen johtaja Fredrik Lindström ja hankinta- ja logistiikkajohtaja Pauliina Lautiainen, laskentapäällikkö Seija Liinoja 16.11.2009:

 

Liikenne- ja viestintäministeri asetti Arjen tietoyhteiskunnan toimintaohjelmaan työryhmän valmistelemaan sähköisten laskutuksen edistämistä ja käyttöönottoa. Työryhmän toimeksiannossa asetettiin tavoitteeksi julkisen sektorin ostolaskujen sähköistyminen vuoden 2009 loppuun mennessä. Tavoitteena on edistää yritysten välistä sähköistä laskutusta ja nostaa Suomi EU:n kärkimaihin sähköisten laskujen käytössä sekä julkisella että yksityisellä sektorilla. Valtio on päättänyt siirtyä sähköisessä muodossa olevien laskujen eli verkkolaskujen vastaan ottoon vuoden 2010 alusta alkaen.

 

Turun kaupungin talouspalvelukeskus käsittelee vuosittain noin 300 000 ostolaskua. Verkkolaskuja on vastaanotettu vuodesta 2003 lähtien. Sähköisten laskujen määrä on noussut vuosien aikana hitaasti. Tällä hetkellä verkkolaskujen määrä on 38 % kaikista vastaanotetuista laskuista.

 

Paperiset laskut joudutaan skannaamaan digitaaliseen muotoon ja siirtämään erikseen ostolaskujen kierrätysjärjestelmään, joka aiheuttaa turhia kustannuksia. Skannatut laskut käsitellään manuaalisesti ostolaskujen kierrätysjärjestelmässä, joka lisää mahdollisten virheiden määrää sekä hidastaa prosessia huomattavasti.

 

Nyt verkkolaskujen määrää pyritään kasvattamaan täyteen 100 %:iin, joka noudattaa liikenne- ja viestintäministeriön julkiselle sektorille asettamia tavoitteita. Toimintatapana sähköinen laskutus on kustannustehokas ja kestävän kehityksen mukainen niin laskun lähettäjälle kuin vastaanottajalle.

 

Verkkolaskutuksen edut ovat:

 

Lähettäjälle

asiakaspalvelu paranee

nopea laskunvälitys

virheellisten suoritusten korjaukset vähenevät

liikasuoritusten palautukset vähenevät

manuaaliset työvaiheet vähenevät

antaa nykyaikaisen kuvan

materiaalikustannukset vähenevät (laskuja ei tarvitse tulostaa eikä postittaa)

laskun seurattavuus paranee; verkkolasku siirtyy lähes reaaliaikaisesti vastaanottajalle

lasku on perillä vastaanottajalla perinteistä laskua nopeammin

sähköinen arkistointimahdollisuus

 

Vastaanottajalle

työmäärä vähenee; manuaalisen työn osuus pienenee

virheet vähenevät (tallennus- ja käsittelyvaiheessa)

lasku saadaan nopeammin, vastaanottajat voivat hyödyntää kassa-alennukset paremmin

nopeuttaa laskun kierrätystä

helpottaa arkistointia

ympäristöystävällinen

 

Turun kaupungin tulee liikenne- ja viestintäministeriön suosituksia noudattaen olla mukana edistämässä sähköistä laskutusta siirtymällä kokonaan verkkolaskujen vastaan ottoon. Poikkeuksellista toimintatapaa voidaan joutua noudattamaan esimerkiksi luottamuksellisia henkilötietoja sisältävien laskujen ja niiden liitteiden kohdalla. Samoin joihinkin EU-hankkeisiin saattaa sisältyä rahoittajan ehtoja, jotka estävät sähköisen laskun tositteena.

 

Hankinta- ja logistiikkakeskus on tiedustellut Varsinais-Suomen yrittäjät ry:n ja Turun yrittäjät ry:n kantaa verkkolaskutukseen. Yrittäjäjärjestöt puoltavat verkkolaskutukseen siirtymistä ja näkevät myös yrittäjille koituvan hyödyn tavoiteltavana. Yhteisen keskustelun tuloksena esitetään, että sähköisten laskun vastaanottoon voisi siirtyä 1.6.2010 alkaen. Tiedottaminen muutoksesta, mitä se laskun lähettäjälle käytännössä tarkoittaa, tulee tehdä yhteistyössä yrittäjäjärjestöjen kanssa.

 

Verkkolaskun kytkeminen osaksi tavaroiden ja palvelujen hankintaa nopeuttaa toimittajien siirtymistä verkkolaskuun. Hankinta- ja logistiikkakeskus on tarjouspyynnöissään pyytänyt selvitystä tarjoajan verkkolaskutusmahdollisuuksista ja ilmoittanut, että kaupungin laskut käsitellään pääsääntöisesti sähköisesti. Jatkossa valmius verkkolaskuun tulee olla edellytyksenä kaikissa hankinnoissa jo tarjouspyyntövaiheessa. Valitun sopimuskumppanin tulee laskuttaa kaupunkia sähköisesti heti sopimuskauden alettua tai sovitusti heti, kun järjestelmät sen sallivat. Verkkolaskupalveluja tarjoavat yritykset (operaattori, tilitoimistot, pankit) mahdollistavat sen, että myös pienet ja keskisuuret tavarantoimittajat ja palveluntuottajat voivat siirtyä verkkolaskutukseen.

 

Esitämme,

- että 1.12.2009 alkaen kaikissa Turun kaupungin tarjouspyynnöissä edellytetään toimittajilta valmiuksia verkkolaskutukseen ja
- että Turun kaupunki siirtyy kokonaan verkkolaskujen vastaanottoon 1.6.2010 alkaen
- että poikkeustapauksista päättää talousjohtaja tai hänen määräämänsä viranhaltija.

Kaupunginjohtaja Mikko Pukkinen:

EhdotusKaupunginhallitus päättää,

että 1.12.2009 alkaen kaikissa Turun kaupungin tarjouspyynnöissä edellytetään toimittajilta valmiuksia verkkolaskutukseen,

että Turun kaupunki siirtyy kokonaan verkkolaskujen vastaanottoon 1.6.2010 alkaen ja

että poikkeustapauksista päättää talousjohtaja tai hänen määräämänsä viranhaltija.

PäätösAsia pantiin pöydälle Sarlundin Laaksosen kannattamana tekemästä ehdotuksesta.